Office 365-Highlights für KMUs: Meine TOP-3 des Jahres 2016

Word, Excel und PowerPoint bilden seit jeher den Kern von Microsoft Office und sind aus dem Alltag vieler Wissensarbeiter kaum mehr wegzudenken. Doch Office 365 ist noch viel mehr als das: Eine digital vernetzte Produktivitätssuite, der wir in diesem Jahr viele nützliche Lösungen – gerade auch für Klein- und Mittelständische Unternehmen – hinzugefügt haben. Heute möchte ich meine ganz persönlichen Highlights aus dem Jahr 2016 vorstellen und natürlich auch einen Blick auf das neue Jahr werfen.

1. Office 365 Bookings

Microsoft Bookings ist eine geniale Lösung für kleine Dienstleistungsunternehmen: Friseure, Handwerksbetriebe oder Restaurants sprechen Tag für Tag mit ihren Kunden zahlreiche Termine ab. Das kostet Zeit und Aufwand, denn dabei müssen unterschiedlichste Wünsche und Optionen berücksichtigt werden.

Microsoft Bookings ist eine auch für den mobilen Gebrauch optimierte Webseite, über die Kunden ihre Termine selbst anfragen und buchen können. Der Dienst erinnert die Kunden per Mail an die vereinbarten Termine und reduziert damit die Gefahr von Terminabsagen. Falls sich ein Termin auf der Seite des Kunden verschiebt, kann dieser das direkt im Kalender des Dienstleisters ändern.

Microsoft Bookings ist momentan für Kunden verfügbar, die über ein Office 365 Business Premium-Abo verfügen und am so genannten First Release Program teilnehmen. Für alle übrigen Abonnenten von Office 365 Business Premium, die nicht im First Release Programm sind, wird das Tool in den kommenden Monaten veröffentlicht und steht ohne Mehrkosten zur Verfügung.

2. Outlook-Customer-Manager

Der Outlook-Customer-Manager ist neben Microsoft Bookings ein weiteres Beispiel für das, was wir bei Microsoft als „Demokratisierung der IT“ bezeichnen: Wir öffnen über die Cloud auch für kleine Unternehmen Zugänge zu professionellen Anwendungen, die sich früher nur Großunternehmen leisten konnten. Der Kunden-Manager ermöglicht direkt aus Outlook heraus einen 360-Grad-Blick auf alle Kundenaktivitäten. Dabei verfolgt er die Kommunikation mit Kunden nicht nur in Mails und Meetings, sondern auch in Notizen, Dokumenten und Deadlines und stellt die Aktivitäten in einer Timeline neben dem Posteingang dar.
Die Timeline generiert der Kunden-Manager automatisch aus den Office 365-Dokumenten der Nutzer und minimiert damit den Aufwand für das manuelle Pflegen von Kundenkontakten und -aktivitäten. Das schafft neue Zeit für die wirklich wichtige Arbeit. Für mich gehört der Kunden-Manager damit ganz klar zu meinen Favoriten für 2016, weil er CRM-Funktionen auch für kleine Unternehmen verfügbar macht.

Der Outlook-Customer-Manager ist in Outlook integriert und steht ohne Mehrkosten in ausgewählten Office 365-Plänen zur Verfügung, mitunter auch in der Office 365 Business Premium, in der Microsoft Bookings ebenfalls enthalten ist. Eine mobile App gibt es auch, derzeit allerdings nur für iOS.

3. Microsoft Teams

In vielen Unternehmen sind Teams heute keine festen Arbeitsgruppen mehr, die sich regelmäßig an einem Ort versammeln. Teams sind immer häufiger projektbezogene, also wechselnde Besetzungen von Mitarbeitern, die zudem räumlich und oft auch zeitlich verteilt arbeiten. Wir bei Microsoft nennen solche Gruppen „virtuelle Teams“. Damit solche Teams effizient arbeiten können, brauchen sie passende Tools: Mit Microsoft Teams haben wir ein komplett neues, cloudbasiertes Toolset für Office entwickelt, mit dem wir das Teilen von Wissen, die Suche nach Experten und die Kommunikation innerhalb von Projekten und Arbeitsgruppen unterstützen. Microsoft Teams schafft eine offene, digitale Umgebung, in der Arbeit sichtbar wird, integrierbar ist und mit dem gesamten Team ausgetauscht werden kann – sodass alle Teammitglieder immer auf dem neusten Stand sind.

Da Microsoft Teams Teil von Office 365 ist, entsteht hier eine Plattform für effiziente Teamarbeit: Skype, OneDrive, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI und Delve sind unter anderem in Microsoft Teams integriert. Damit stehen alle Werkzeuge und Informationen bereit, die für moderne Teamarbeit nötig sind. Auf der Basis von Microsoft Graph arbeiten zudem intelligente Dienste, die relevante Informationen und Experten in den Teams zusammenführen.

Microsoft Teams steht auf meiner Favoritenliste, weil es die vielen nützlichen Anwendungen zusammenführt – wir sagen: „integriert“ – und damit an einem zentralen Ort für maximale Effizienz sorgt.

Die Customer Preview von Microsoft Teams ist ab sofort für Kunden von Office 365 Enterprise oder Business (Business Essentials und Business Premium sowie Enterprise E1, E3 und E5) verfügbar. Die generelle Verfügbarkeit wird für das erste Quartal 2017 erwartet.

Und was kommt 2017?

Apropos 2017: Auch, wenn ich noch nichts darüber sagen kann, was in der Office-Fabrik bei Microsoft in Seattle im nächsten Jahr alles vom Band laufen wird – es wird weiter viele spektakuläre Neuigkeiten geben. In erster Linie natürlich die komplette Verfügbarkeit von Office 365 Bookings, Outlook-Customer-Manager und Microsoft Teams.

Und: Die Bots, von deren Skype-Varianten wir an dieser Stelle schon berichtet haben, werden uns im kommenden Jahr weiter überraschen. Für uns sind Bots die neuen Apps, und künstliche Intelligenz wird nicht nur aus meiner Sicht einer der Megatrends 2017 sein. Diese Zukunft hat gerade schon begonnen – mit Zo, unserem neusten Chatbot, der ab sofort mit uns chattet.

Außerdem arbeiten wir aktuell auf ein weiteres Highlight hin, denn ab dem 1. Quartal 2017 wird Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland verfügbar sein. Damit bieten wir mit Office 365 die gewohnte Flexibilität und Skalierbarkeit unserer Produktivitätslösung über einen deutschen Datentreuhänder an, der über den Zugriff und die Kontrolle über die Kundendaten nach deutschem Recht verfügt.

Ein Beitrag von Marina Treude
Strategy Lead Office 365 SMB bei Microsoft Deutschland