«Идея любого сотрудника может быть реализована на практике», - Марат Усманов, начальник отдела сетевых групп департамента инженерно-технологического обеспечения ОАО «ЛУКОЙЛ»

В компании «ЛУКОЙЛ» внедрена Система поддержки инноваций и коммуникаций (управление знаниями). Система работает с помощью технологий Microsoft SharePoint Server и Microsoft Visio и охватывает более 2700 сотрудников управляющей Компании, специализированных сервисных дочерних обществ и 15 российских и зарубежных предприятий нефте-, газопереработки и нефтехимии. К настоящему моменту Система уже принесла Группе «ЛУКОЙЛ» экономический эффект в 200 миллионов долларов США . О том, как она работает и благодаря чему достигнуты такие впечатляющие результаты, рассказал Марат Усманов, начальник отдела сетевых групп департамента инженерно-технологического обеспечения ОАО «ЛУКОЙЛ».

– Расскажите, пожалуйста, как работает Система поддержки инноваций и коммуникаций?

– Система поддержки инноваций и коммуникаций (СПИК) является комплексом организационно-технических и методологических мероприятий по целому ряду бизнес-процессов компании. Ядро этой системы – Портал, единое информационное пространство, которое представляет собой персонифицированную рабочую среду для пользователей и экспертных сообществ. Для каждого экспертного сообщества (всего у нас сейчас 23 сетевые группы) созданы специализированные страницы сетевых групп, на которых аккумулируется информация о каждой группе, о проделанной работе по повышению эффективности того или иного производства, например, по коксованию и висбрекингу или гидроочистке.
В сетевые группы входит определенное число наиболее квалифицированных специалистов по данному направлению. Внутри групп как раз и происходят коллективные обсуждения той или иной задачи, требующей решения, публикуются новаторские идеи, вырабатываются единые экспертные мнения, которые потом формализуются в так называемые «Лучшие практики». Также на данной странице другие сотрудники могут задавать вопросы экспертам и получать на них ответ. Коллективные обсуждения для выработки наиболее квалифицированных решений – это ключевой инструмент управления инновациями.

Главная страница сетевой группы «Коксование и висбрекинг»

– Кто из сотрудников имеет доступ к Системе?

– Любой сотрудник завода или организаций Группы «ЛУКОЙЛ», имеющий корпоративную учетную запись, получает доступ к внутрикорпоративному порталу, а также к любой его подсистеме (в зависимости от должностных обязанностей), в частности, к нашей, и имеет возможность участвовать в коллективной выработке решений.

– То есть, если у человека есть идея, и он считает ее перспективной для бизнеса, он может обратиться с ней в соответствующую сетевую группу?

– Да, конечно. Эксперты группы обсуждают эту идею, оценивают возможность применения и последующего распространения. С помощью специальных скриптов просчитывается ее экономический эффект, и если идея перспективная, она согласовывается на Портале и рекомендуется к внедрению. Далее, после апробации идеи, ее результаты оформляются как «Лучшая практика», «Методическая рекомендация» или «Руководство». После этого формализованная идея становится уже руководством к действию и распространяется на все заводы.
В этом смысл нашей системы – любой может поделиться своей идеей, и любая идея может быть реализована. Кроме того, сотрудник, идея которого стала лучшей практикой, получает признание на уровне Компании – его отмечают на заводе, он ездит по другим заводам и помогает ее внедрять. По мере роста новаторской активности специалиста его мнение может стать приоритетным, и его могут выбрать руководителем сетевой группы.

– Какие бизнес-результаты от внедрения Системы управления инновациями Вы видите к настоящему моменту?

– Мы ставим перед Системой две основные задачи: во-первых, выявление передового опыта с дальнейшим его тиражированием на другие заводы и, во-вторых, поиск передовых кадров, которые и формируют наш экспертный костяк. Уже сейчас мы видим позитивный эффект от внедрения Системы. Например, в области командообразования и корпоративной культуры: мы дали возможность экспертам сетевых групп принимать участие в оценке технических предложений по поставкам оборудования и материалов на заводы, включаем их экспертизу в проекты по пилотным установкам. Что касается финансов, то за время работы Системы с 2010 по 2012 год общий экономический эффект от внедренных инновационных решений составил порядка 200 миллионов долларов США.

– Можете ли привести пример того, как СПИК позволяет добиваться новых карьерных высот ее участникам?

– Могу рассказать про одного из наших сотрудников – Илью Подвинцева. Он начал работу в компании в 1995 году в должности охранника на одном из НПЗ. По мере повышения уровня образования и квалификации происходило его постепенное движение по карьерной лестнице. С развертыванием СПИК его активное участие в рационализаторской деятельности (он является автором и соавтором более тридцати инновационных предложений) вышло на корпоративный уровень. В частности, в результате внедрения одной из «Лучших практик» Ильи (по выгрузке отработанного катализатора гидроочистки) одному из нефтеперерабатывающих предприятий «ЛУКОЙЛ» удалось сократить длительность капитального ремонта установок гидроочистки на два дня, что в итоге сэкономило компании миллионы долларов в год! Сегодня Илью Подвинцева назначили главным технологом на нефтеперерабатывающий завод в Нидерландах. И эта история – не исключение из правил, а лишь подтверждение эффективности созданной нами Системы.

Доска почета: Передовики Системы управления знаниями

– На основе каких продуктов реализована Система?

– Наша Система является частью корпоративного портала компании «ЛУКОЙЛ», который функционирует на базе Microsoft SharePoint Server. У нашего подразделения свой отдельный узел SharePoint, свой формуляр с прописанными правами администрирования, техническими характеристиками, политиками доступа к конфиденциальной информации и т.д. А недавно мы перенесли наш узел на Microsoft SharePoint Server 2010 и стали дополнительно использовать новые возможности приложений Office, в частности, Visio и InfoPath.

– Почему Вы выбрали для своих задач Visio?

– Мы стремимся развивать наш портал, делать его более удобным, понятным и приятным для пользователя. Для этого, в том числе, требуется визуализация данных. Visio – это то решение, которое позволяет графически представить данные из Excel, SQL или списков SharePoint и динамически отображать в режиме онлайн возникающие изменения. Visio значительно облегчает восприятие и анализ информации пользователем, экономит его время, и благодаря этому повышает посещаемость сайта и востребованность размещаемой на нем информации. Кроме того, создавать схемы и графики в Visio легко и удобно.

Главная страница Системы поддержки инноваций и коммуникаций

– Какие нововведения Вы внедрили в Систему?

– Благодаря понятному интерфейсу и легкости в управлении SharePoint и Visio мы сделали Систему удобной как для пользователей, так и для администраторов. Мы дали отдельным ответственным сотрудникам администраторские функции для того, чтобы они могли добавлять и удалять пользователей, заполнять информацию на страницах заводов, следить за статистикой, рейтингами и т.д. Кроме того, каждый сотрудник компании может самостоятельно редактировать свой профиль без участия администратора. Для этого мы сделали удобную систему управления содержимым, доступную для понимания любому человеку, а не только программисту. Интранет на базе SharePoint работает так же, как социальная сеть: сотрудник может в любой момент поправить что-то, поменять, добавить.

– А как именно Вы применяете Visio?

– Мы интегрировали Visio в SharePoint и к настоящему моменту с его помощью выполнили интерфейс разделов, типовой шаблон оргструктуры заводов и обозначили на карте Европы наши предприятия.
Оргструктура теперь содержит только актуальную информацию – данные обновляются легко и сделать это может ответственный за страницу завода сотрудник, не имеющий отношения к ИТ. Важный момент – у сотрудников больше нет боязни сложных схем по добавлению информации. Им не нужно ни с кем связываться, просить о помощи, отправлять информацию и ждать ее добавления. Сотрудник меняет все сам и после спрашивает удивленно – и это всё? Да, всё!
Что касается предприятий, то мы отобразили на карте Европы их географическое расположение и сделали автоматическое выделение цветом, к какому направлению (нефтепереработка, нефтехимия, газопереработка или инжинирингово-научный комплекс) относится тот или иной завод. Мы также планируем модернизировать эту карту с помощью Visio, интегрировав данные из таблиц Excel по производственным показателям – то есть сделав визуализацию в виде «спидометров», которые будут отображать в реальном времени изменения показателей работы предприятий.
Такая визуально представленная структура намного понятнее сотрудникам, чем большие описательные тексты, – ее можно за 5 минут посмотреть и узнать, куда обратиться, где что расположено. Людям такой подход по душе. Им нравится наглядность и удобство интерфейса, нравится видеть свои фотографии на главной странице, быстро получать нужную и актуальную информацию и т.д. Таким образом, мы реально объединяем людей и предоставляем неограниченные возможности для реализации своих идей.

Пример страницы завода

– Для чего в Системе используется InfoPath?

– Мы начали использовать это приложение, когда к нам с предложением об автоматизации документооборота обратился отдел, который занимается экспертизой технической документации, направляемой от предприятий и инжинирингово-научного комплекса. InfoPath позволил нам структурировать сложнейший документооборот, помогает контролировать прохождение этапов согласования документации и видеть, что происходит с ней в каждый конкретный момент. Благодаря тому, что все документы теперь хранятся в InfoPath и интегрированы с порталом, отпала необходимость в бумажных носителях и сотрудники перестали пересылать друг другу огромные массивы информации. За время эксплуатации система показала высокую отказоустойчивость и надежность работы.

Библиотека документов

– Каковы Ваши планы по дальнейшей модернизации Системы?

– Мы планируем с помощью Visio визуализировать данные мониторинга производственной деятельности, блоки которого ведутся отдельными сотрудниками. Мы хотели бы, чтобы данные были не статичной картинкой, как это выглядит сейчас, а графически представленными реальными данными – это позволит сотрудникам, в том числе и топ-менеджерам, получать в режиме online актуальную информацию в виде понятной и красивой схемы. Также мы хотим визуализировать ряд отчетных документов – сейчас они формируются в Excel. И, наконец, в наших планах также визуализация собственно результатов деятельности Системы поддержки коммуникаций и инноваций в удобном для восприятия виде.