Distribution Group ’a atılan mailer için otomatik yanıt nasıl alınır?

  • Article

Distribution Group özelliklerinde böyle bir ayar yer almadigi için farkli yöntemlerle bu isi basarabiliyoruz. Bu sekilde otomatik reply mesaji alabilmenin iki yolu bulunuyor:

 

  1. Kullanicilarin mailleri DG’a degil, bir user mailbox’a göndermeleri. Bunun için user mailbox’da 2 kural olusturmak gerekir:

    1. Birinci kural gelen tüm mailleri DG’a forward veya redirect edecek >>> Inbox rule olarak olusturabiliriz, yani Outlook’un açik kalmasina gerek kalmaz

       

    2. Ikinci kural gelen tüm mailleri bir template ile yanitlayacak >>> Inbox rule olarak olusturulamiyor. Ancak OOF içerisinde bir kural olusturularak sablon ile yanitla seçenegi mevcut ve Outlook açik olmasa da her gönderilen maile bu sekilde yanit veriliyor.

 

Burada birinci workaound’un avantaji otomatik yanitla kurali OOF içerisinden yapildigindan sirket içinden gelenlere uygulayip, digerlerine uygulamayabilirsiniz.

 

Test ortaminda ilk çözüm metodunu uygulamayi deneyelim:

 

User Mailbox : HelpDesk

Distribution Group: DGTest

 

User Mailbox’daki ilk kuralimi EMS veya Outlook üzerinden olusturabilirim. Ben EMS’den asagidaki sekilde olusturarak, HelpDesk’e gelen tüm maillerin DGTest distribution group’una redirect edilmesini istedim:

Ufak bir dipnot verecek olursak, Redirect isleminin Forward’dan farki, mailin header’indaki “from”, “to” gibi alanlarin degismeden ilgili kisinin inbox’ina teslim edilmesi. Yukarida olusturdugum kural ile mesaj redirect edilecegi için DG’da asagidaki alanin isaretli olmamasi gerekir:

 

Ikinci kuralim için Outlook’da File>>Automatic Replies altinda OOF’I etkin hale getirerek “Rules” içerisinden AutoReply kuralimi olusturuyorum:

Muhtemelen çok sayida mail alan bir mailbox olacagindan, mailbox size’ini ona göre belirlemeniz gerekecek. Hatta archiving uygularsaniz gereksiz büyümenin önüne geçmis olursunuz.

 

Böylece HelpDesk’e atilan tüm mailler DGTest distribution group’una üye kullanicilara redirect edilecek ve maili atanlara bir sablon ile reply yapilmis olacak. Redirect ettigimiz için gelen mesajlar DG üyelerine “from” ve “to” alanlari orginal haliyle korunarak iletilecek:

*************************************************************************************

 

  1. Ikinci workaround’umuz kullaniicilarin mailleri bir mail enabled public folder’a göndermeleri. Ve yukaridaki ilk workaroundaki iki kuralin benzer sekilde olusturulmasi:

    1. Birinci kural gelen tüm mailleri DG’a forward / redirect edecek veya maili attachment olarak da gönderebilir.

    2. Ikinci kural gelen tüm mailleri bir template ile yanitlayacak

 

Test ortaminda ikinci çözüm metodunu uygulamayi deneyelim:

 

E-mail enabled PF : PFHelpDesk

Distribution Group: DGTest

 

PFHelpDesk adinda bir PF olusturduktan sonra bunu mail enabled hale getiriyorum ve kurali olusturacak kisiye PF üzerinde “send as” ve “owner” yetkisi veriyorum:

DG üyelerinin gelen mailleri ilgili PF altinda da görüntüleyebilmeleri için gruba “Reviewer” hakki veriyorum:

PF üzerinde SendAs ve Owner yetkisi verdigim kisi ile Outlook’u açip ilgili PF’un özelliklerine giriyorum ve kurallari olusturmak için “Folder Assistant”i tikliyorum:

Iki kurali da (forward ve reply with template) gelen ekranda olusturuyorum.

Burada önemli bir nokta, eger disaridan gönderilen mesajlara otomatik yanit dönülmesini istemiyorsaniz Exchange üzerinde Organization Conf.>>Hub Transport>>Remote Domains altinda “Allow automatic replies”in isaretini kaldirmalisiniz. Yalniz unutmayin, bu ayar organizasyonunuzdaki tüm autoreply mesajlara izin vermeyecektir.

Bu yazida dagitim listesine gönderilen maillere otomatik yanit alabilmenin yollarindan bahsettik. Iki çözüm metodundan ortaminiza en uygun olani tercih ederek uygulamaya geçebilirsiniz.

Sevgi Sifyan