Udržujeme tempo se službami Office 365
Ať chceme, či nechceme, musíme i my v IT odděleních uznat, že svět se změnil. Cítíme to nejen ve vodě, půdě, poradách vedení, požadavcích uživatelů, ale především ve vzduchu. Právě tam na obláčcích cloudových služeb. Jak postupovat, když nemáme ve společenstvu uživatelů Galadriel, která by nám propůjčila hlasem Cortany vizi dnů a fungování IT služeb v cloudů příštích? Dnes si povíme příběh o novinkách ve službách Office 365 a jak s nimi jako firemní IT držet tempo a být minimálně o jeden krok či lépe dva napřed.
V době cloudových služeb jsou časy, kdy jsme čekali na novou verzi poštovního serveru tři roky, skutečně a definitivně pryč. Ano, i dnes sice vycházejí klasické verze systémů pro nasazení do lokálních prostředí a Microsoft řešení je v podstatě jediné umožňující hybridní režim spojující oba světy. Ovšem ty hlavní inovace se odehrávají právě tam ve světě online. Ze kterého až následně míří i do klasických produktů pro lokální nasazení. Inovace dnes proto v online službách můžeme potkat téměř na denní bázi. Tomuto zrychlujícímu světu ale leckdy lokálně zaměřené IT přestává stačit a může se ho velmi zbytečně zaleknout. Přesunout provoz IT služeb do prostředí Office 365 je moderní volbou a budoucností. IT oddělení umožní zaměřit se na to podstatné a tím je pomoci dosáhnout uživatelům a společnosti vytyčených cílů efektivněji a rychleji.
[caption id="attachment_31025" align="aligncenter" width="1024"]
Obrázek 1 – Když telegraf předehnal Pony Express[/caption]
Služby Office 365
Pokud jste ještě neměli tu čest seznámit se se službami Office 365, pak se skládají z několik komponent, které můžete zakoupit samostatně, ale také společně ve výhodných balíčcích. Pořízení lze realizovat jak v tradičních EA smlouvách, pak v nových programech typu CSP, kdy je vám může nabídnout přímo partner společnosti Microsoft. Služby se licencují na uživatele a značnou výhodou je především odpadající nutnost licencovat ve většině případů externí přístupy. Ale to je na jiný příběh. Všechny služby provozuje přímo společnost Microsoft ve svých datových centrech napříč světem. Certifikací z oblasti bezpečnosti, ochrany osobních údajů, zajištění zálohování dat i provozu pro státní sektor obdržely tyto služby více, než by pokryl celý tento článek. Provoz služeb je samozřejmě jištěn definovanými SLA a operativní správu a aktualizace zajištují podle jasně definovaných procesů specialisté přímo společnosti Microsoft.
Exchange Online
Nejdůležitější a nejčastěji využívanou komponentou je samozřejmě poštovní server. Ten nabízí kapacitu schránky 50 GB, přístup z aplikací Outlook, mobilních telefonů pomocí EAS i webového prohlížeče. Rezervace zdrojů od zasedacích místností i automobily, přehled o dostupnosti kolegů, plánování schůzek i delegace úkolů. Antivirová i antispamová kontrola pošty i URL odkazů v došlé poště na výskyt nebezpečných stránek, aplikace transportních pravidel pro řízení toku pošty i šifrování obsahu e-mailů a jejich ochrana proti nechtěnému přeposlání mimo organizaci.
OneDrive for Business
Jak název napovídá, jedná se o sice osobní, ale přesto firemní uložiště pracovních dat a dokumentů. Uživatelé získávají možnost ke svým dokumentům přistupovat odkudkoliv přes webový prohlížeč, sdílet je s kolegy i externími spolupracovníky, ovšem při zachování pravidel a bezpečnosti, které určí firemní IT či politika. Dokumenty je možné synchronizovat na počítač i mobilní telefon a mít je k dispozici i v místech bez Wi-Fi či GSM signálu.
SharePoint Online
Systém pro správu oběhu a uložení dokumentů není jen chytřejší dokumentové uložiště. Umožnuje nad platformou vyvíjet doplňkové aplikace a dát tak datům strukturovanou a příjemně vypadající podobu. Potřebujete systém pro výkazy práce, schvalování faktur či objednávek, wiki knihovnu, či jen portál s novinkami pro zaměstnance, to vše i více SharePoint dokáže.
Skype for Business Online
Opět firemní obdoba produktu pro domácí uživatele. Komunikační nástroj pro online komunikaci 1:1 textovou, hlasovou či video formou. Navíc ovšem umožňuje schůzky více účastníků, prezentaci obsahu či sdílení obrazovky s možností schůzky nahrávat. Integrace na videokonferenční systémy v zasedacích místnostech či propojení s firemní telefonií, pak umožňuje další zjednodušení práce odkudkoliv.
Office 365 ProPlus
Jedná se o klasickou instalaci sady Office na lokální počítače. V rámci licence ale získáte nárok na instalaci rovnou na pět počítačů jak s Windows, tak i platformy Apple macOS, či na mobilní zařízení. Uživatelé mohou licenci využít jak na firemním, tak domácím počítači, a i při práci z domova tak mít plný komfort.
Tím, ale výčet služeb nekončí. Pokud si společnost zakoupí jednotlivé služby v integrovaném balíčků, získává další výhodu v jejich propojení. Exchange dokáže místo zasílání příloh odeslat odkaz na dokument uložený ve OneDrive a všichni tak mohou pracovat na aktuální verzi dokumentu. Plánovanou schůzku na kliknutí proměníte v online Skype schůzku. Informace o dokumentech, na kterých pracujete vy či kolegové vám napříč všemi službami vyhledá Delve. Návod na jeho užití uložíte pro přehrání do služby Video. V aplikací Planner pak označíte úkol toto video připravit za splněný.
Další značnou výhodou jsou doplňkové a integrační služby, které jsou k těmto plánům k dispozici zcela zdarma. Ať už je to nástroj FindTime, který z plánování schůzek s lidmi, u kterých neznáte jejich dostupnost dle kalendáře, udělá otázku minut. Nebo automatizace opakujících se úkolů přes Microsoft Flow, či organizace směn pomocí StaffHub.
Principy služeb Office 365
Společnost Microsoft buduje své online služby okolo tří základních principů.
- Vždy aktuální a nejnovější aplikace
- Bezpečná a důvěryhodná platforma
- Vysoce dostupná, škálovatelná a konfigurovatelná služba
Pokud hovoříme o vždy aktuálních a nejnovějších aplikacích, prvním pilíři, uvažujeme především fakt, že platforma provozovaná společností Microsoft se skutečně vyvíjí a potřebné či požadované změny nečekají na jejich nasazení ze strany IT, ale jsou nasazovány průběžně přímo poskytovatelem služeb. Všechny bezpečnostní, funkční i výkonové aktualizace jsou do prostředí průběžně instalovány a jejich dopad v podstatě nepocítíme v podobě jakékoliv odstávky. Tyto změny se samozřejmě dělí na minoritní aktualizace v průběhu roku a aktualizace majoritní, které přinášejí místy rozdíl v používání služeb. Přidávají nové funkce, mění ty stávající či upravují způsob jejich fungování. Například, když nová verze Exchange přinese přepracovanou OWA.
Tyto změny jsou ovšem pečlivě plánovány a notifikace o nich dostávají správci služeb s dostatečným předstihem. Mají tak možnost se na ně připravit, vyškolit uživatele, či upravit nastavení zbývajících lokálních systémů, které se ke cloudovým službám připojují. Tím se dostáváme k druhému pilíři. Důvěryhodnost tkví nejen v množství bezpečnostních certifikací a testů, které služby splňují, ale i v přístupu k ochraně dat, ochraně uživatelů služeb i platformy jako celku. Stejně jako jejímu vnímání u uživatelů a správců, ke kterým je v rámci možností maximálně otevřená. Data jsou šifrována nejen při přenosu a uložení, jsou zálohována napříč geografickými lokalitami, v datovém centru se zálohovaným internetovým připojením, zálohovaným napájením, celosvětovou CDN pro rychlejší doručování obsahu, ale i auditováním operací správců i uživatelů, které jsou k dispozici bezpečnostním manažerům. A především se jedná o poskytovatele služeb, tedy společnost Microsoft. U které nemusím mít obavu podobně jako u lokálního poskytovatele, že ze dne na den ukončí svoji činnosti a já musím své služby převést jinam.
Třetím pilířem je pak ona vysoká dostupnost služeb, kterou podporují výše zmíněné techniky, ale i její škálovatelnost, kdy platím skutečně jen za počet služeb a uživatelů, kteří je využívají. Mohu si tak efektivně namíchat koktejl dle mých preferencí, potřeb a chutí. Pokud se firmě daří, provede akvizici, nemusí na integraci čekat na dodání a instalaci nových serverů, prostě navýší počet potřebných licencí. Služba i její výkon rostou na pozadí pro mě skrytě a bez nutných zásahů a optimalizací. A i přesto, že službu jako takovou provozuje třetí strana, zůstává mi nad ní velmi vysoká úroveň administrace a možností správy. Například u Exchange si můžete představit, že máte k dispozici v podstatě kompletní administrační centrum, jen nevidíte odkaz na správu jednotlivých databází.
[caption id="attachment_31035" align="aligncenter" width="552"]
Obrázek 2 – Tři základní principy služeb Office 365[/caption]
Cyklus vývoje služeb Office 365
Pokud se chceme bavit o inovacích a vývoji těchto služeb, dovolte mi tipovací otázku, kolik inovací, nových produktů, změn, vylepšení či aktualizací společnosti Microsoft vydala za 365 dní provozu těchto služeb v uplynulém roce?
Nebudu vás dlouho napínat. Ti, kteří jste tipovali rovných 365 jste nebyli daleko od pravdy. Celkově jich bylo přesně 359. Z toho rovnou 15 nových služeb, aplikací, které při zachování ceny byly přidány do jednotlivých balíčků.
Ať už to bylo vydání Office 2016 pro počítače s Apple macOS, aplikace Planner pro plánování menších projektů, povolení integrace Skype for Business Online se sítěmi PSTN i v České republice, kdy se můžeme do konferenčních schůzek připojit i z běžného mobilního telefonu, Microsoft Flows pro automatizaci, OneDrive for Business Next Generation Sync Client, který nahrazuje starší verze a umožňuje postupně všechny potřebné funkce a především vyšší stabilitu při synchronizaci, nové centrum pro správu služeb, sjednocené centrum pro zajištění bezpečnosti, funkčnost moderních příloh, integrované MDM a další a další. Mohli bychom tu být do vydání dalšího TechNet Flash zpravodaje a jejich výčet by ještě nebyl úplný.
Jak ovšem probíhá samotný vývoj nových služeb a změn a jejich nasazování do produkčního prostředí? Interní týmy jsou zaměřeny na kontinuální vývoj a kvalitu produktu. Dbají přitom i na zpětnou vazbu z testování, ale i od produkčních uživatelů a organizací.
Samotný vývojový tým konkrétní služby nasazované změny testuje na interním vývojovém prostředí. Po řádném otestování se funkcionalita přesouvá do prostředí, kde je dopad změn testován vývojovými týmy i dalších služeb. Je testována jejich integrace, prováděny bezpečnostní testy a akceptace. Po dokončení se změn přesouvá do prostředí, na kterém funguje samotná společnost Microsoft. Její zaměstnanci tak mohou reportovat zpětnou vazbu a případné chyby v širším a praktickém použití. Vybrané a specifické společnosti, které mají uzavřené NDA, mohou na konkrétních funkcionalitách spolupracovat. Takto se například právě produkt Planner dočkal první reálné implementace a otestování reálnými koncovými uživateli před jeho uvolněním světu.
Následuje veřejné oznámení dostupnosti této funkce a její postupné rolování mezi produkční organizaci. To probíhá v cyklech mezi jednotlivými datovými centry, online organizacemi na základě lokalit či jednotlivých plánů. Pokud ve svém tenantu zapnete pro konkrétní uživatele či celou organizaci funkci První vydání, v originále First Release, zařadíte tak tyto na začátek fronty při nasazování těchto novinek. Firemní IT či konkrétní uživatelé tak mají možnost otestovat jednotlivé změny a případně předem připravit materiály či informace pro další uživatele.
[caption id="attachment_31045" align="aligncenter" width="557"]
Obrázek 3 – Cyklus vývoje a nasazení nových funkcí do Office 365[/caption]
Microsoft reaguje na zpětnou vazbu
Během celého tohoto cyklu jsou sbírány anonymní telemetrické údaje o jednotlivých službách, jejich konfiguraci či užití. Většina služeb obsahuje funkce pro reportování problémů či návrhů na vylepšení. Téměř samozřejmostí je pak existence UserVoice stránek, kde mohou uživatelé reportovat problémy a návrhy na vylepšení stejně jako hlasovat pro návrhy již zadané. Vývojové týmy tak mají šanci věnovat se tomu, co skutečně uživatelé potřebují.
Dobrým příkladem může být například častá výtka na chybějící podporu PDF souborů na úrovni zobrazení v rámci SharePoint knihoven. Nyní celá platforma nativně PDF formát podporuje, umí zobrazit a leckdy i přímo editovat.
Dalším typem zpětné vazby je samotná telemetrie, kdy například vývojáři zjistili, že do pole nastavení platnosti hesla umožňujícího zadání pouze určitého rozmezí, správci se často snaží zadat mnohem delší časové údaje. To mělo za následek prodloužení periody, kterou je možné zadat, neboť tyto volby organizace vyžadují.
Z neposledních příkladů je analýza telefonátů na technickou podporu, kdy více než 80 % volajících řešilo obnovení smazané pošty. Pro administrátory i zkušenější uživatele je logické vyhledat volbu v menu pro obnovení smazané pošty, která zůstává po určitou dobu v retenci na serveru i po smazání. Běžní uživatelé ovšem měli s touto volbou problém. Vývojáři proto přesunuli tlačítko do více viditelné části menu. To mělo za následek snížení telefonátů tohoto typu o 15 %. Vývojáři proto tlačítko přesunuli přímo na hlavní stránku menu. A výsledek se dostavil v celkovém poklesu telefonátů na necelých 10 % původních.
Nemusíme se ovšem bát, že by někdo četl informace, které zadáváme přímo. Všechny služby i samotná telemetrie jsou vázány ochranou dat, ke které se Microsoft zavazuje v rámci Office 365 Trust Center. Ten obsahuje všechny informace a materiály, jak jsou tato data chráněna.
Jak tedy udržet krok se změnami?
Pokud chcete mít přehled o změnách, funkcích a produktech, které se aktuálně nasazují do produkčního prostředí, které jsou ještě ve vývoji a které již ve svých organizacích můžete potkat, je první zastávkou produktová roadmapa. Najdete ji na adrese https://fasttrack.microsoft.com/roadmap. Umožňuje filtrovat podle jednotlivých fází vývoje, či vyhledávat podle produktů či názvů jednotlivých funkcí. Většina z popisů obsahuje odkaz na blog více dopodrobna onu změnu popisující.
[caption id="attachment_31055" align="aligncenter" width="1024"]
Obrázek 4 – Veřejná roadmapa změn v Office 365[/caption]
Další doporučenou zastávkou při hledání informací o novinkách jsou stránky Microsoft Tech Community na adrese https://network.office.com/. Zde se nalézají diskusní fóra k jednotlivým službám, jsou publikovány prezentace a odkazy na užitečné materiály, objevuje se seznam měsíčních změn v celé platformě, a především je zde přítomna silná komunita odborníků, například z řad Microsoft MVP, ale i zaměstnanců společnosti Microsoft, kteří jsou ochotni pomoci a odpovědět na vaše otázky.
Jestli jste nasadili ve své organizaci Office 365 ProPlus, pak velmi oceníte i přehled typů aktualizací, které vycházejí pro jednotlivé sestavení. Na stránkách naleznete data jednotlivých vydání, čísla sestavení i aktualizační kanál, ve kterém je daná verze k dispozici. Pokud byste pátrali po konkrétní funkci či obsahu bezpečnostních aktualizací pro daný měsíc, pomocí jednoduchých filtrů vyberete aktualizační kanál, měsíc a rok vydání a stránka zobrazí všechny změny, které proběhly. Pak je již jen na vás, zda jste pro své stanice zvolili tu správnou větev a zda máte správně nastaveno její testování.
[caption id="attachment_31065" align="aligncenter" width="787"]
Obrázek 5 – Detail novinek v sestavení Office 365 ProPlus[/caption]
Téměř poslední zastávkou pro udržení se v obraze je blog služeb Office 365. Zde se objevují oznámení o nových funkcích a shrnutí změn v daném měsíci. Příspěvky obsahují snímky novinek či návodná videa a podrobnější vysvětlení změny přímo od produktového týmu.
[caption id="attachment_31075" align="aligncenter" width="979"]
Obrázek 6 – Blog Office 365[/caption]
V případě, že jste správcem vašich podnikových služeb Office 365, poslední, ale nejdůležitější místo je takzvané Centrum zpráv, v originále Message Center, které obsahuje popis změn a novinek, které se dotýkají přímo vaší online organizace. Oznámení lze označit jako přečtená, obsahují upozornění, pokud je vyžadována akce z vaší strany a vždy odkaz na stránku s podrobnějším popisem konkrétní změny. Ty opravdu důležité jsou všem správcům také zaslány ve formě e-mailové notifikace.
[caption id="attachment_31085" align="aligncenter" width="1024"]
Obrázek 7 - Message Center[/caption]
Další možností je svěřit se do rukou jednoho z certifikovaných partnerů společnosti Microsoft. Ten vám může poskytnout nejen pomoc se samotnou implementací, správou a podporou služeb, ale také vás kontinuálně vést správným směrem v tomto moderním světě IT služeb.