Pořizujte software chytře – návod, 1. díl

Problémy licencí k softwaru se v zásadě točí kolem dvou otázek: Co pořídit a Jak to pořídit. Obojí je stejně důležité a rozhodně platí, že ani jedno nelze zanedbat. V novém seriálu se dočtete, co všechno je potřeba vzít v úvahu při volbě optimálního licenčního modelu, jak široká je nabídka, jak se v ní orientovat, a také na koho se obrátit pro konzultaci a návrh ideální cesty.

Licenční podmínky nejrůznějších produktů a scénářů nasazení probíráme v TechNet Flash pravidelně, proto jsme tentokrát pro vás připravili několikadílný seriál, v němž se budeme věnovat zejména té druhé straně mince – výběru správné možnosti jak softwarové licence produktů Microsoft pořídit. V tomto a následujících článcích se dočtete, co všechno je potřeba vzít v úvahu při volbě optimálního licenčního modelu, jak široká je nabídka, jak se v ní orientovat, a také na koho se obrátit pro konzultaci a návrh ideální cesty.

Pokud si myslíte, že nejdůležitější pomůcka při pořizování licencí je ceník, z něhož si pečlivě vyberete podle sloupečku s cenou, nejste výjimkou. Nicméně my bychom radili zvolit za první a mnohem důležitější kritérium něco jiného. Řešení finanční stránky by totiž měla předcházet pečlivá definice obchodních potřeba volba řešení, které bude v prvé řadě nejlépe odpovídat praktickým požadavkům. Na finanční možnosti včas dojde.

Definice potřeb neovlivňuje jen otázku „co pořídit“, ale také „jak“. Pořizovací model totiž má vliv i na práva k užití pořizovaných produktů. Kupříkladu software pořízený formou předinstalace společně se zařízením (typicky známý jako OEM) vám většinou nedá stejná práva jako software v krabicovém balení, a ten se zase liší od softwaru nabízeného prostřednictvím smluvních modelů, byť může ve všech případech jít o jeden a tentýž produkt. Ujistěte se tedy, že před výběrem modelu dobře víte, co od něj vaši uživatelé a vy očekáváte, a to jak nyní, tak v blízké budoucnosti. Většina licenčních modelů totiž není natolik flexibilní, aby vám umožnily reflektovat každou změnu vašich plánů a vizí v IT světě.

Dalším kritériem jsou také technické aspektypořizovaných produktů v jednotlivých modelech. Pro některé je typická unikátní instalace a aktivace, jiné modely nabízejí možnosti hromadného nasazení. Setkáváme se také s modely, kde je využití produktu vázané na vytvoření uživatelských účtů Microsoft. To vše má vliv na celkové náklady spojené s pořízeným řešením. Čas zaměstnanců odpovědných za uvedení softwaru do reálného provozu je totiž také nezanedbatelná položka, zejména pokud se jedná o nasazení ve větším prostředí.

Nesmíme také zapomenout na fakt, že licence vyžadují správu, tedy evidenci pořízení, evidenci přiřazení a nastavení procesů, které řídí životní cyklus softwaru a životní cyklus jeho uživatelů. To vše (s)potřebuje práci zaměstnanců nebo externích konzultantů. Opět nám může spoustu starostí ušetřit vhodně zvolený licenční model, který přinese možnosti automatické elektronické evidence pořízených licencí, použití vyššího počtu licencí bez okamžitého doobjednání, celopodnikového pokrytí, a podobně.

Jak jsme už na začátku naznačili, nezapomeneme ani na finanční stránku. Rozumíme tomu, jak moc je pro vás důležitá. Nicméně je potřeba říct, že platí přímá úměra mezi rozsahem užívacích práv a celkovým nákladem za licenční řešení. Různé ceny produktu v ceníku prostě nepředstavují nic jiného než různá spektra práv v různých pořizovacích modelech a různé efekty v cashflow. Kupříkladu za produkt s možností přenosu licence zaplatíme určitě víc, než když bude licence vázaná na hardware. Cena za licenci s možností hromadné aktivace bude jistě také vyšší, než pokud zvolíme řešení s unikátní aktivací. Ušetří nám totiž jinde – čas na nasazení a správu. Pokud si tedy budete schopni opravdu pečlivě stanovit své požadavky na software, pak není otázkou cena, ale pouze způsob rozložení nákladů. Vliv na rozhodování může mít i způsob účtování. Ve většině podniků preferují, aby se pořízené licence účtovaly jako operativní náklady, tedy jako služba. To ostatně software opravdu je – součást služby pro uživatele.

V oblasti cashflowvšak máme větší výběr. Můžeme se rozhodnout pro jednorázovou vyšší platbu, nebo pro rozložení nákladů do několika splátek, případně je možné za použití softwaru pravidelně hradit poplatek představující pronájem. Záleží pouze na tom, co je pro naše finanční ředitele optimální cesta. V dlouhodobém výhledu totiž každá zvolená varianta bude stát zhruba stejné peníze, budeme-li srovnávat stejná řešení z pohledu získaných práv, případně TCO (celkových nákladů na vlastnictví).

V následujících článcích seriálu si podrobněji rozebereme, jaké modely Microsoft nabízí, a jaké jsou jejich hlavní rozdíly – tedy vodítka, podle kterých budeme vybírat model nejlépe odpovídající našim potřebám. Nyní si pojďme ještě jednou zopakovat, co všechno je potřeba rozmyslet předtím, než vůbec přistoupíme k pátrání po nejlepší variantě pořízení. Protože se jich nabízí více než patnáct, dobře položené otázky a odpovědi na ně pomohou výběr rychle zúžit na přijatelnou mez, v níž se můžeme začít zabývat detaily.

1. Jaká užívací práva od produktu očekáváme – tedy jak budeme chtít software instalovat, pro kolik uživatelů jej budeme používat, jak často jej budeme chtít přenášet na jiný hardware nebo jiného uživatele, zda má umožnit použití ve virtuálu (případně i s volnou migrací), jestli potřebujeme měnit jazykovou verzi, či využít právo downgradu, a tak dále.
2. Jak licence spravujeme – zda je v našem prostředí možné evidovat a uschovávat náležitosti krabicového softwaru (klíče, média, balení,…), nebo dáme přednost elektronické evidenci pořízených licencí, případně u produktů používaných napříč společností celopodnikovému pokrytí.
3. Jaké je optimální rozložení platby za používaný software – tedy zda nám více vyhovuje jednorázová platba, nebo roční či měsíční splátky, účtování jako operativní nebo kapitálový náklad (OPEX/CAPEX).
4. A na závěr by zvolené řešení mělo tvořit komplexní celek s dosavadním řešením a umožnit co největší flexibilitu pro budoucí vývoj.

V případě, že zrovna teď přemýšlíte nad licenčním řešením pro své prostředí, můžete začít sbíráním odpovědí na položené otázky. My pro vás zatím připravíme další díly seriálu, kde se postupně zaměříme na Software Assurance a licenční modely navržené pro malé, střední a velké infrastruktury.

Zuzana Sobotková, MCTS – DAQUAS, s.r.o. (Customer Relationship Manager)