Novinky v Office 365
Společnost Microsoft plně dodržuje premisu, že jím poskytované cloudové služby Office 365 budou pravidelně rozvíjeny a udržovány aktuální. Organizace využívající tyto služby se mezi prvními dočkaly aktualizace na Exchange a SharePoint produktových verzí roku 2013 a podobný trend nás čeká i do budoucna.
Ovšem tento trend se netýká jen hlavních verzí produktů, ale kontinuálního vylepšování služeb po stránce funkčnosti, optimalizace jejich rychlosti, přidávání nových funkcí a voleb, ale i průběžné opravě případných chyb nebo zajištění lepší kooperace se systémy třetích stran.
Proces vývoje služeb Office 365
A jak vypadá samotný vývojový proces služeb Office 365? Po dokončení testování v rámci samotného vývoje je daná změna nasazena na interní testování v takzvané Dog Food skupině.
To je skupina lidí, kteří změnu testují při běžném užívání produktu. Většinou se jedná o interní specialisty na daný produkt, nebo technologické nadšence, kteří si rádi otestují vše nejdříve a jejich koníčkem je hlášení možných problémů.
V druhé vlně je změna nasazena na interní uživatele společnosti Microsoft. Společnost Microsoft je totiž uživatelem svých vlastních služeb. Zde se vyzkouší proces samotné změny v prostředí. Mezitím je testováno nasazení na jednotlivé organizace a datová centra a je připravován i záložní plán pro vrácení změn do původního stavu.
Následně jsou tyto funkce veřejně oznámeny v Roadmap produktu v rozsahu až 90 dní před uvolněním do produkčního prostředí. V této době je také možnost získat k těmto změnám v rámci NDA Preview, ke kterému má přístup většina MVP odborníků, nebo velkých organizací z řad skalních a referenčních zákazníků. Do tohoto programu můžete zapojit i svoji společnosti, ale je zde skutečně značný proces ověření a je vyžadována zpětná vazba vůči testování.
Po kompletním dokončení testování následuje uvolnění do produkčního prostředí. Tedy všeobecná dostupnost (GA). Ta je předcházena notifikací administrátorům v Office 365.
Jako první změnu ve své organizaci pocítí uživatelé, kteří si aktivovali funkci First Release. Na tyto organizace jsou změny nasazovány jako první. Po zhruba 14 dnech jsou změny nasazovány i na další organizace podle jednotlivých zemí a tedy datových center a stáří provozované organizace. Například organizace používající čistě nové Business předplatná, dostávají aktualizace o několik dní dříve, než organizace, které přechod na nová předplatná teprve čekají.
Vždy ovšem můžete očekávat, že ve svém administračním portálu obdržíte v centru zpráv notifikaci o změnách, které mají dopad na vaši organizaci, funkčnost jednotlivých služeb, nebo vyžadují z vaší strany nějakou akci.
A nyní si pojďme představit novinky, které se v Office 365 objevily v posledních dnech, nebo nás čekají na brzkém obzoru.
Novinky v procesu nasazení
Následující novinky již můžete potkat ve své Office 365 organizaci, pokud máte zapnutu funkci First Release, nebo je Vaše organizace novějšího data založení. Tyto novinky se postupně objeví ve všech organizacích v rámci aktualizačních vln.
Aplikace Office pro Android i iOS
Tato změna se přímo netýká Office 365, ale v obchodu s aplikacemi si nyní i na těchto platformách můžete stáhnout nové aktualizované aplikace sady Office. Ty jsou optimalizovány pro tato zařízení a především pro ovládání dotykem. Získáte tak zcela zdarma lepší spolupráci s dokumenty obsahující složitější formátování. Zároveň je možné nejen zachovat vzhled při prohlížení, ale i při editaci. K dispozici jsou základní aplikace Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Pomocí rozšiřujících aplikací OWA získáte tak ideální zkušenosti i na mobilních zařízeních pro mobilní pracovníky i vyšší management.
Nová navigace
Nové přepracované navigační menu umožňuje uživatelům lepší uživatelskou zkušenost na dotykových zařízeních i v rámci webového přístupu a sjednocuje napříč skutečně všechny služby Office 365 a prostředí dalších online služeb společnosti Microsoft.
Uživatel získává také možnost si poskládat horní menu čistě dle jeho preferencí a navolit si rychlé odkazy skutečně pouze na služby, které využije a potřebuje.
Zůstávají samozřejmě možnosti úpravy vzhledu horního menu dle potřeb dané organizace ve formě nahrání vlastního loga nebo použití vlastních barev. Tuto možnost mají k dispozici globální administrátoři služeb.
Clutter v Outlook Web App
Funkce Clutter umožňuje snížit přetížení zaměstnanců na základě chytrého filtrování příchozí pošty na základě její důležitosti. Nemusíte se bát, že tato funkce některé nepodstatné e-maily maže. Pouze je zobrazuje v samostatné složce, kterou máte vždy k dispozici. Následně je vaše Doručená pošta prosta od zbytečných e-mailů, které můžete zpracovat později. Můžete se tak soustředit skutečně na to podstatné.
Možná se ptáte, jak Office 365 rozpozná pro vás nedůležité e-maily. Činí tak na základě anonymní analýzy chování v rámci nástroji Delve, který zpracovává, na čí poštu odpovídáte, zda se přílohy či obsah týká činností, které jste dříve prováděli.
Video portál
Zcela novou službou uvedenou do prostředí Office 365 je služba Video. Ta umožňuje vytvořit virtuální video portál s nabídkou firemních kanálů a pořadů. Ty jsou uloženy přímo online a jsou k dispozici na široké škále zařízení. Můžete tak realizovat archiv vašich přednášek, prezentací, nebo výukových videí.
Office Delve
Již zmiňovaný Office Delve přináší nové metody hledání v obsahu SharePoint Online. Dokumenty jsou filtrovány na základě chytrých pravidel a příznaků, například, zda byl s vámi sdílen, zda ho editoval někdo z vašich kolegů, nebo jste poskytovali komentáře. Rychleji se tak dostanete k obsahu, aniž byste věděli jeho přesné umístění, nebo název.
Message Encryption
Pro čtení šifrovaných zpráv nebude nyní nutné vytvářet vždy účet Microsoft nebo ho použít pro přihlášení. Možné bude využít i jednorázový kód zaslaný pomocí SMS na telefon zadaný odesílatelem pro daného příjemce sdělení.
Integrace Yammer
Pokud využíváte podnikovou síť Yammer, potěší vás zpráva, že nově je nyní možné pro přihlášení rovnou použít organizační údaje vašeho Office 365 organizačního účtu. Již není nutné vytvářet a aktivovat samostatné účty.
Office 365 Business
Jednou z nejzásadnějších novinek posledních měsíců je uvedení nových plánů pro malé a střední firmy Office 365 Business. Ty se mnohem více přibližují plánům Enterprise, nejen zrušením některých omezení, ale možná je nyní i snadná kombinace těchto dvou skupin plánů.
Stávající organizace mají možnost přejít na nové plány v rámci obnovení platnosti předplatného. O jednotlivých plánech chystáme bližší článek.
Outlook for Mac
Pro předplatitele služeb Office 365 je nyní také k dispozici zcela nová a přepracovaná verze aplikace Outlook určená pro počítače značky Apple. Zbytek sady Office bude následovat v nadcházejícím roce.
Plánované novinky
V současné době je plánováno přes 37 funkcí a vylepšení, které můžeme v následujících měsících ve svých Office 365 organizacích očekávat.
Reporty Azure AD
Přepracované reporty umožňují získat informace o přihlašování uživatelů a akcích, které provádějí administrátoři služeb, například vytvoření nového administračního účtu nebo resetování hesla.
Project Online a Project Pro
Aplikace třetích stran, které si můžete zakoupit v Office obchodu s aplikacemi, budou moci nyní aktualizovat status projektového plánu a ukládat v něm i změny. Jejich možnosti a funkčnost se tedy opět rozšíří.
V rámci plánování projektu bude nyní možné využít barevné přehledy dostupnosti a vytížení jednotlivých zdrojů v rámci celého katalogu zdrojů s možnosti rozkladu do pohledu jednotlivých projektů nebo celkového pohledu napříč společností.
Mobile Device Management
Nejvíce zajímavou novinkou je integrace MDM kapacit pro správu a ochranu mobilních zařízeních připojených ke službám Office 365. V rámci jedné ceny tak získáte i část vlastností plného produktu Microsoft Intune.
Centrální Compliance
Pro dodržování firemních předpisů a zajištění správného nastavení napříč jednotlivými službami bude uvedeno centrální místo pro nastavení politik pro správu, uchování a archivaci obsahu v jednotlivých službách. Zachována bude možnost v jednotlivých službách zachovat individuální nastavení, ovšem například splňující minimální požadavky specifikované v centrální konzoli.
DirSync
Pokud využíváte přihlašování do Office 365 pomocí federovaných identit, nový DirSync obsahující funkci synchronizace otisků hesel do Azure AD bude umožňovat přepnutí do stavu, kdy jsou identity místo vůči lokálnímu řešení ověřovány přímo vůči Office 365. V případě výpadku lokálního prostředí tak budete moci efektivně snížit časový rámec nedostupnosti služeb na nutné minimum pro změnu konfigurace.
Exchange Online Protection
V administračním rozhraní bude umožňovat filtrovat reklamní e-maily na základně hodnot BCL, což umožní některé zachovat a některé odstranit hned v rámci příchozí pošty. Přidána rovněž bude možnost definovat hodnoty pro rozpoznávaní phishingových zpráv a jejich lepší filtrace v národních jazycích.
Během pravidelných aktualizací budou povoleny nové šifrovací algoritmy a upraveno jejich pořadí pro zvýšení bezpečnosti zabezpečené šifrované komunikace mezi poštovními servery.
OneDrive for Business
Nové politiky pro mazání dokumentů umožní na jednotlivých úrovních obsahu zavést automatické odstranění uložených dat v případě potřeby, nebo splnění určitých podmínek. V administračním rozhraní bude navíc možné získat reporty uživatelské aktivity v rámci aktivit a odpovědí na otázky, kdo a kdy smazal daný dokument nebo ho stáhnul mimo prostředí SharePoint Online.
Podpora souborů s názvy až 256 znaků a obsahující speciální znaky % a #. Vylepšena bude také kontrola na ostatní speciální znaky, kdy je nabídnuto při ukládání dokumentu přejmenování dokumentu i v rámci lokálních klientů.
A nejdůležitější novinkou je ohlášení synchronizačního klienta pro počítače značky Apple. I na Mac OS X tedy budete moci využít nativní synchronizace jako ostatní platformy.
Příjemnou změnou je navýšení kapacity osobního prostoru z 1 TB na neomezeně. Přibyla i podpora pro ukládání chráněného obsahu v rámci Microsoft Azure RMS.
A další…
Navýšení výkonu eDiscovery centra, které nyní prohledává až 10 000 schránek najednou místo původních 1 500, vylepšeno bude také vyhledávání obsahu na SharePoint Online.
Vylepšení v oblasti dotykového ovládání v rámci SharePoint Online. Uživatelé využívající dotyková zařízení budou opět o něco méně vyžadovat použití myši.
Excel Online nyní bude umožňovat aktualizaci a editaci sešitů obsahující Power Views a PivotTables.
Aplikace pro Android a iOS budou umožňovat čtení a vytváření šifrovaných zpráv.
Všechny aplikace Office Online budou vylepšeny pro využití nových funkcí novějších verzí prohlížečů a projdou další optimalizací pro zvýšení rychlosti odezvy.
A na závěr jedna novinka, která potěší všechny organizace, které chtějí lépe delegovat oprávnění a role v rámci administrace služeb Office 365. Stávající role budou přepracovány a nově například bude možné přidat administraci pouze pro Exchange Online a nikoliv pro celou Office 365 organizaci.
Zrušené novinky
Ano, i když to možná zní překvapivě, některé uvedené novinky byly nakonec zrušeny. Aktuálně se jedná pouze u jednu novinku a může vás potěšit, že její uvedení bylo zrušeno pouze na základě zpětné vazby od uživatelů a především správců Office 365 organizací.
Jednalo se o zjednodušení administračního rozhraní Office 365, kdy bylo přepracováno rozdělení na nejčastěji používaná nastavení, kdy ostatní volby byly potlačeny do vnořených menu. Toto rozdělení bylo negativně vnímáno pokročilými uživateli a bylo proto rozhodnuto o navrácení do původního stavu vzhledu administračního rozhraní.
I nadále je ovšem pracováno na vylepšeních administrace, nejen po stránce použitelnosti, kdy na úvodní stránku přibyly rychlé odkazy na administraci jednotlivých služeb jako Exchange Online, ale i postupné přidávání dalších možností a nastavení souvisejících s nově uváděnými službami.
Petr Vlk (KPCS CZ, WUG)
KPCS CZ je přední českou firmou specializující se na nasazení, správu a podporu informačních technologií, primárně zaměřenou na produkty společnosti Microsoft. Jako systémový integrátor poskytuje kvalitní podniková řešení na této platformě, která jsou v pravidelných intervalech hodnocena prvními příčkami v soutěžích Microsoft Awards. KPCS CZ disponuje předními odborníky na problematiku veřejného cloudu, tedy služeb Office 365 a Azure, ale i technologií privátního cloudu Windows Server, Hyper-V a produktů rodiny System Center.