Týdny s Office - Nový Office? A proč, prosím vás?!

V následujících dvou týdnech se na českém blogu budeme věnovat tématu Office, a to jak z pohledu nově uvedeného balíku Office 2013, tak z pohledu služby Office 365, která se minulý týden dočkala výrazného omlazení. První článek vám přináší informace o nejzásadnějších novinkách v Office 2013.

Je hodně lidí, kteří se netají názorem, že poslední zajímavou změnou a skutečným přínosem IT pro běžného uživatele byl přechod od elektrických psacích strojů a kalkulaček k textovým editorům a tabulkovým procesorům na PC. Mají za to, že od té doby se vlastně nic užitečného neudálo a takzvané nové verze vlastně doopravdy nic nového nepřinášejí. Jednak proto, že všechno podstatné už se před lety stalo, a pak – že úplné novinky jsou k ničemu, protože, když jsme se bez nich obešli až doposud, jistě bez nich budeme umět žít i nadále. A nebudeme se muset nic nového učit.

Tito uživatelé jsou pyšní na to, že si stále vystačí s verzí z přelomu tisíciletí a vůči „zbrklým inovátorům“ mají spoustu výhrad, protože formáty a aplikace nejsou vzájemně kompatibilní. Možná, že bychom se je tentokrát mohli pokusit potěšit a uklidnit konstatováním, že převrat se ani s touto novou verzí Microsoft Office nekoná. Ale když ne převrat, tak co zbylo z novinek?

Dělejte to, co dřív – ale o hodně rychleji a lépe

Léta se mluví o tom, že aplikace rodiny Office jsou zbytečně bohaté (a tedy i zbytečně drahé), protože málokdo umí využít více než 10 % funkcionality. Poslední tři verze se však úspěšně zaměřují právě na zvýšení tohoto čísla. Základní ergonomický koncept je stejný jako u verzí 2007 a 2010. Žádné překvapení. Microsoft však zjevně věnoval nesmírnou péči všem možným „vychytávkám“, jimiž přibližuje užitečné funkce uživatelům, kteří neměli čas, chuť či schopnost do nich proniknout dříve. A protože čas se ukazuje jako limita kdečeho a tlak na jeho maximální využití neustále roste, určitě jsou jeho úspory dosažitelné s novým Office velmi zajímavé. Na nich především stojí rychlá návratnost investice do upgrade.

Za pozornost stojí i perfektně, uživateli doslova až po nos, naservírovaný rychlý přehled o nejlákavějších změnách a možnostech. Pod názvem Prohlídka se nabídne vždy při vytváření nového souboru v aplikacích, jako je Word, Excel, PowerPoint, a v podobě krátkých instruktážních videí na You Tube najdete stručné, jasné a chytré tipy i pro Outlook, OneNote a další nástroje z rodiny Office. Stačí jich pár na to, abyste si novou verzi oblíbili, po sekundách (ale stokrát za den) šetřili vzácný čas a po kyblících nervy při práci s analýzami čísel, revizemi, s nestrukturovanými poznámkami, výmluvnými výstupy a zvládání obsahu své schránky přetékající elektronickou poštou.

Zkuste to, co vás ještě ani nenapadlo

Někdy jsme pyšní na to, co umíme udělat „postaru“ a bez pomoci. Někdy se nám zdá, že udělat něco snadno znamená, že to bude bezcenné… A někdy nás ani nenapadne vyzkoušet něco, co jsme ještě nevyzkoušeli. Co třeba vložit do písemné roční zprávy pro management kousek videa z firemního teambuildingu? Přijde vám to jako nesmysl? Přece si ji šéf na čtení vytiskne – a jak by si na tiskárně přehrával nějaké video… Jenže, od té doby, co se na poradách blýská novým tabletem, už s sebou netahá tolik papírů, co dříve. A rozhlédněte se kolem sebe v metru: kolik lidí čte noviny a knížku, a kolik z nich si prstem listuje na obrazovce čtečky nebo chytrého telefonu? Jak se ten poměr papírových a elektronických čtenářů mění…

Až jednou dostanete od svého prvňáčka kytku k svátku, a ta nebude namalovaná pastelkami, ale na obrazovce…nebo vyskládaná z kostiček minecraftu, něco vás napadne. Všechno je v pohybu. A pohyb je život. Tomu se přece nemá smysl bránit. Toho je potřeba si užít.

Využijte sílu týmu, komunikujte

Žijeme v komplikované době. Plné komplikovaných úkolů. Plné požadavků na výkon, na znalosti, na rychlost. Odpověď je ve spolupráci. Předpokladem spolupráce je komunikace. Předpokladem komunikace je sdílení a předpokladem sdílení je srozumitelnost. Všechny prostředky, které pomohou zvýšit srozumitelnost, názornost a zjednoduší komunikaci bez ohledu na časoprostor, se počítají. Počítá s tím i celý koncept nového Office – nejen ve variantě Office 365 – a proto přednostně nabízí ukládání dokumentu do sdílených úložišť, kde je budou dál rozvíjet kolegové, kde se k nim dostanete, i když přejdete od stolu v kanceláři do kavárny či do vlaku a potřebujete pokračovat v práci, kam si snadno po telefonu dopíšete poznámku s nápadem, který k vám připlul, zrovna když jste na chalupě prořezávali jabloně. Grafy, barvičky, vykřičníky, pohyblivé obrázky, zvuky a komentáře předávané online i offline, ale udělané tak, aby to nezabralo ani o chviličku víc, než si můžete dovolit – a abyste samým znázorňováním a dorozumíváním nespotřebovali více času, než hledáním řešení, tvorbou a těšením se z výsledku.

Na otázku z úvodu jsme si, myslím, už odpověděli. Pokud ve vás předložená odpověď vyvolala další otázky, mám pro vás dobrou zprávu. V dalších devíti dílech našeho seriálu najdete odpovědí kupu.

Darina Vodrážková, DAQUAS