Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 4. díl
Microsoft Outlook jako nástroj pro GTD
V předchozích třech dílech jsem popsal princip metody GTD, její přínosy a úskalí.
Každý, kdo začíná s GTD, si nutně projde fází, kdy hledá vhodné nástroje. U někoho je cesta rychlá a jasná (blok, tužka, papír), u někoho zdlouhavá a více či méně efektivní (zkoušení různých prográmků a pomocníků). Myslím, že nejrozumnější je implementovat GTD procesy do osobního systému, na který je uživatel zvyklý, kterému důvěřuje, případně ho rozšířit o nové prvky. Nesmí totiž dojít k „přeorganizování“, systém musí být tak jednoduchý a tak snadno udržovatelný, jak jen to jde.
Microsoft Outlook byl vždy mým hlavním organizačním nástrojem už od dob, kdy si pořídil první digitální asistent (PDA Pilot) a synchronizoval seznamy úkolů, aniž bych něco o GTD tušil. Digitálních asistentů jsem už vystřídal spoustu, ale věrnost Outlooku zachovávám i nadále. Výhody kombinace Outlook, smartphone s Windows Mobile a Outlook Web Access nebo Live službami asi nemusím čtenářům Technet Blogu vysvětlovat.S každou novou verzí Outlooku se mění jak design, tak některé funkce, ale základní filozofie ovládání je v podstatě stejná. S nástupem verze Office 2007 byla změna designu výrazná, s odstupem ji však hodnotím pozitivně. Outlook 2010 přináší ještě další vylepšení, především Quick Steps.
Během mého období zavádění GTD jsem upravoval grafické rozhraní Outlooku 2007 tak, aby mi sloužil pro podporu všech procesů. Když jsem vysvětloval použitý koncept asi čtvrtému kolegovi, raději jsem začal psát seriál. O ten projevil zájem největší český server, který se osobním rozvojem, produktivitou a GTD zabývá (https://www.mitvsehotovo.cz/). Po jeho ukončení jsem ho vydal jako jeden dokument pdf. V dokumentu můžete najít spoustu tipů pro práci s Outlookem i pokud vás GTD nijak neoslovilo.
Seriál najdete na adrese https://www.mitvsehotovo.cz/tag/outlook/.
Seriál v pdf souboru si můžete stáhnout jako přílohu tohoto článku níže.
Jak jste se s organizací svého času poprali vy? Jaké metody a nástroje používáte? Není to vhodné téma na některou z přednášek Windows User Group? Těším se na vaše názory.
- Jaroslav Luhan (WUG Zlín)
Další díl seriálu:
Efektivní IT už máme.. (díl první)
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 2. díl
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 3. díl
Upozornění:
GTD® a Getting Things Done® jsou registrovanými ochrannými známkami, které patří společnosti David Allen & Co.