Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 3. díl

V minulém díle o metodě řízení času a práce Getting Things Done (GTD) jsme si popsali základní prvky procesu. V tomto díle se zaměříme trochu konkrétněji na některé techniky a doporučení, které s efektivitou práce souvisí.

Jak vyřešit přeplněnou emailovou schránku?

Máte doma klasickou poštovní schránku? Jistě, s nástupem elektronické komunikace do ní padají spíše reklamní letáky a sem tam nějaká ta důležitá informace ve formě pohlednice nebo dopisu. Necháváte v ní ty letáky jen tak ležet a vybíráte jen to, co vás zajímá? Asi ne. Celý obsah schránky vyjmete, spam (letáky) vyhodíte, pohlednici přišpendlíte na nástěnku a účty (některé) zaplatíte. Schránka nakonec zůstane prázdná. Podobným způsobem bychom měli pracovat i s emailovou schránkou. Tomuto způsobu práce se říká Zero Inbox.

Každou zprávu je tedy nutno vzít a zpracovat. I když se to nezdá, během deseti minut můžete zpracovat poměrně velké množství příchozí pošty. Nakonec tedy složka s doručenou poštou zůstane prázdná a vy máte jistotu, že vám nic důležitého neuniklo. Vyprázdnit schránku neznamená, že na všechny zprávy ihned odpovíte. Smazáním, delegováním nebo přiřazením kontextu, dalšího kroku a termínu získáte přehled nad obsahem. Tím, že schránka zůstane prázdná, zabráníte nutnosti neustále se doručenou poštou přehrabovat a přemýšlet, které maily máte ještě vyřídit a které již jsou zpracované. Vyhnete se také situacím, kdy vám nevyřízené starší maily „hnijí“ vespodu a nejspíš se k nim díky přívalu čerstvého „hnoje“ nikdy nedostanete.

Možná již nyní zprávy označujete příznakem a termínem. Je to dobrý začátek. Přidejte i kontext a rozmyslete si další krok. Zprávy však ve složce doručená pošta jen tak ležet nenechávejte, přesuňte je, ať je schránka na doručenou poštu prázdná.

Jak s GTD začít?

Pokud jste dočetli až sem, předpokládám, že vás GTD nějakým způsobem zaujalo a čekáte na informace nebo konkrétnější návody. Spoustu zdrojů najdete na internetu a ke zvládnutí základů metody postačí. Z vlastní zkušenosti doporučuji přečíst si knížku Mít vše hotovo, nebo absolvovat školení. Jsou to nejefektivnější cesty, jak získat všechny informace najednou a v souvislostech.

Nestane se ze mě robot, který pak jen mechanicky plní úkoly?

Tím, že nenecháte mysl zaměstnanou připomínkami a přemýšlením nad závazky se z vás robot rozhodně nestane. Úkoly, činnosti a projekty si určujete sami. Nemusíte se nechat zavalit požadavky a prioritami vašeho okolí, ale aktivně rozhodujete o tom, co opravdu chcete a ne o tom, co jste komu slíbili nebo na co jste zapomněli. Robot je podle mě ten, kdo jen mechanicky řeší úkoly, které mu někdo jiný předkládá nebo jen hasí požáry. Nemá ani kontrolu, ani perspektivu.

Opravdu to funguje?

Nefunguje to samo od sebe. Je jisté, že GTD vyžaduje, abyste se změnili. Abyste změnili některé špatné návyky a nahradili je novými. Po prvotní euforii se i u mě dostavila fáze „údolí smrti“. Systém se začal rozsypávat, přestávalo mě bavit zaznamenávat, třídit, organizovat. Zdálo se, že GTD selhává. Ale to neselhávalo GTD. Nedokázal jsem změnit příliš mnoho věcí najednou. Nedokázal jsem se donutit k týdennímu hodnocení. Jenže ten pocit čisté hlavy a kontroly nad úkoly je natolik návykový, že vás nutí začít znovu.

Měňte své návyky postupně. Zavádějte jeden návyk po druhém, až vám přejdou do krve. Přiznám se, že mě trvalo téměř rok, než se mi podařilo zvládnout opravdu celý systém. A i tak není má cesta u konce, je stále co vylepšovat.

Zkuste si najít parťáky, kolegy, spojence, se kterými si budete navzájem vyměňovat zkušenosti, tipy a podporovat se ve vytváření návyků. Je to docela zábava a má velký vliv jak na produktivitu, tak i na komunikaci.

Snažte se být ve spojení s lidmi, kteří o metodách produktivity píší na webu a v diskuzích fórech. Získáte mnoho cenných tipů a informací.

Mějte co nejjednodušší nástroje.. Spousta začátečníků končí tím, že celé dny hledá a zkouší freewarové nástroje pro GTD, místo toho, aby začali inventurou svých záležitostí, projektů a cílů. Já jsem měl jasno hned od začátku. Mým nástrojem se stal Microsoft Outlook a smartphone s Windows Mobile. Ale o tom až v závěrečném čtvrtém dílu.

- Jaroslav Luhan (WUG Zlín)

Další díl seriálu:
Efektivní IT už máme.. (díl první)
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 2. díl
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 4. díl