Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 2. díl

Metoda Getting Things Done (GTD) není nic složitého, i když se tak může jevit při prvním prozkoumání, nebo když vám o ní bude nadšeně vyprávět někdo již „GTD postižený“. Všechny její prvky nejspíš znáte a některé denně používáte, ale v jejich provádění jsme každý méně či více důslední. Pokud se naučíte všechny tyto body vědomě zapojovat do vašeho života, velmi rychle poznáte změnu k lepšímu. K lepšímu v tom, že na vás může nadřízený naložit víc práce? To už záleží na vás.

Je jisté, že každý má své světlé a temné chvilky. Někdy mu to myslí a někdy se prostě nechce. Priority, požadavky, okolnosti se v dnešní době dynamicky mění více, než kdy jindy. Osobně jsem díky GTD jsem získal přehled nad mými závazky a krátkodobými i dlouhodobými cíli. Můžu se efektivně rozhodnout, na čem budu pracovat nebo který projekt posunu vpřed. Vím také, čemu se nevěnuji, nechci věnovat a proč. A to se týká pracovního i soukromého života.

První bod metody GTD – sesbírejte všechny záležitosti.

Přestaňte na chvíli číst a zkuste se zamyslet, co je příčinou toho, že se vám práce nebo některé úkoly opravdu daří a kdy se jí naopak radši vyhýbáte nebo ji odkládáte.

Také jste si všimli, že jste nejvíce efektivní den před dovolenou, nebo když vás drtí nějaký termín? Člověk si pod tlakem času nebo okolností většinou vytvoří seznam úkolů. Všechno, na co si vzpomene, napíše na list papíru, aby na nic nezapomněl. Seznam vyhodnotí rychlým pohledem a pak jen dělá a odškrtává. Pokud mu mysl připomene nějakou další záležitost, připíše ji na konec seznamu.

Proč si takové seznamy nevytvářet neustále, i když nejste pod časovým tlakem? Pokud nosíte všechny připomínky a úkoly v mysli, snadno na něco zapomenete. Blokujete také část vědomí tím, že hlava neodbytné a nedořešené věci pořád připomíná. Vy se pak nedokážete plně soustředit na práci a efektivně přemýšlet.

Hlava má sloužit k přemýšlení o věcech a ne k jejich zapamatování. Zkuste se nad obsahem dotěrné myšlenky opravdu zamyslet a poznamenat si ji na nějaký seznam. Tím ji „zaparkujete“ mimo hlavu a hladina stresu se sníží. Těmto seznamům se v GTD říká schránky nebo inboxy.

Sbíráním záležitostí se myslí stoprocentní sesbírání všech věcí, cílů, projektů a myšlenek, které nějakým způsobem zaměstnávají vaši mysl a jejich zaznamenáním. Když zmiňuji všechny záležitosti, myslím tím i například hromádku časopisů pod stolem, nevyřešený problém s partnerkou, rozbité světlo u vchodu do domu, vyřešení osobních záležitostí, které odkládáte. Prostě všechno. Zdůrazňuji 100%!

Druhý bod – zpracování sesbíraných záležitostí

Tím, že jsme záležitosti, které vstupují do našeho života, dostali z hlavy, zapsali někam na papír nebo uložili elektronicky, jsme sice ulevili těkající mysli, ale úkolů jsme se nezbavili. Jen jsme je nějak zachytili a někam přesunuli. Je nutné je zpracovat. Zpracováním se myslí vyprázdnění našich schránek neboli inboxů a stanovení dalších kroků, které s nimi podnikneme.

Pro vyprazdňování schránek existuje několik doporučení a technik. Například pro vyřešení všech zpráv z doručené pošty emailového klienta je vynikající metoda Zero Inbox. O ní se zmíním ve třetím díle tohoto miniseriálu.

Třetí bod – stanovit další kroky, připomínky a kontexty

Každý normální člověk řeší nejraději úkoly, mají jasně definovaný obsah. Mají pozitivní motivaci, proč úkol udělat a jasný cíl, tedy vizi, jak má splněný úkol vypadat. I sebesložitější projekt lze rozdělit na elementární úkony, které lze snadno provést. Nejčastějším důvodem k odkládání úkolů a jejich hromadění je právě skutečnost, že některou z uvedených složek úkol postrádá. Úkol se nám jeví příliš složitý nebo abstraktní.

Zpracování sesbíraných záležitostí tedy spočívá v tom, že vezmete jednu po druhé a stanovíte pro ni další fyzicky proveditelný krok. A to je základní mantra GTD: „Jaký je další krok“?

Dalším krokem může být rozhodnutí informaci zahodit. Rovnou do koše, odmítnout projekt nebo nabídku, případně se vědomě rozhodnout, že tento úkol není pro mě. Zkuste si uvědomit, zda úkol, který jste dostali, má smysl pro vás osobně nebo pro toho, kdo vám ho zadal. Zkuste si uvědomit, zda je email, nebo leták, který se vám dostal do ruky opravdu důležitý. Neodkládejte ho na stůl. Během několika sekund se rozhodněte ho vyhodit, nebo zda s ním něco podniknete.

Stanovit další krok se může zdát na první pohled jednoduché. Ale aby mysl dala pokoj a myšlenkou se už nezabývala, musí být formulace naprosto jasná a popisovat bezprostředně následující fyzickou aktivitu. Místo kroku „uzavřít servisní smlouvu s XY“ si stanovte další krok „sepsat návrh smlouvy s XY a odeslat ji mailem na YZ“. Misto „zařídit oslavu narozenin“ si stanovte krok „zavolat do restaurace U koně a rezervovat stůl pro 12 osob. Rozeslat pozvánky mailem těmto lidem:...........“. Místo abstraktního „Zrekonstruovat serverovnu“ si nadefinujte nebližší fyzický krok a to třeba „spočítat aktivní servery a popsat na nich běžící služby“.

Pokud záležitost vyžaduje více kroků, stanovte si je všechny najednou a vytvořte Projekt. Projektem se nemyslí nic složitějšího, než že si vytvoříte nějakou značku o dalším kroku. Odesláním smlouvy nebo zamluvením stolu a rozeslání totiž záležitost nekončí. Stejně tak projekt „Rekonstrukce serverovny“ bude mít kroků spoustu a nejspíš i nějaké další dílčí projekty. Někde musíte mít zaznamenáno, kdy a jaký bude proveden následující krok.

Některé záležitosti nebo informace byste si rádi zachovali jako podpůrný materiál k již probíhajícímu úkolu nebo projektu. Jiné byste chtěli někdy v budoucnu použít, ale až k tomu nastane správný čas. Ovšem rádi byste je v ten „správný čas“ někde rychle našli. Pro tyto účely doporučuje metoda GTD vytvořit archív nebo kartotéku. Nikdy dříve jsem nic takového neměl, ale po jejím zavedení zmizely problémy s hledáním dokumentů a papírů. Jako kartotéka stačí hromada popsaných a dle abecedy seřazených papírových nebo plastových složek v šuplíku.

Pokud máte u záležitosti stanoven další krok, vyberte si ze čtyř možností, které popíšu nyní.

1. Udělejte to. Pokud zabere splnění úkolu méně než 2 minuty a je to zrovna možné, udělejte úkol hned. Vezme vám to většinou méně energie, než si úkol někam zapisovat nebo ho evidovat. Hlavně si nemyslete, že si úkol budete pamatovat. Nebudete, zapomenete jej při nejbližším vyrušení ;-)
2. Odložte na daný termín a přiřaďte kontext, ve kterém můžete úkol provést. Kontextem se rozumí prostředí, nebo pomůcky, které ke splnění úkolu potřebujete. Nejpoužívanější kontexty jsou například Počítač, Telefonování, Doma, V kanceláři, Nákup, Pochůzky apod. Kontexty jsou velmi mocný nástroj. Při volné chvilce můžete například vyřídit všechny telefonáty najednou a posunout tak své projekty, nebo pokud se ocitnete ve městě, vyřídíte všechny pochůzky nebo drobné nákupy. Kontextem můžou být také projekty, nebo konkrétní lidé. S definováním termínu je to poněkud složitější. Většina lidí používá ke hlídání termínů diář. Na jeden den si naplánujeme, co vše chceme stihnout a na konci dne jsme frustrovaní, že jsme nestihli téměř nic. Položky pak přesunujeme ze dne na den. To není zrovna efektivní. Do diáře si zapisujte pouze ty položky, které musejí naprosto jistě v daný den a čas proběhnout (setkání, porada, kino, večeře, cesta...). Ostatní si dávejte na seznam úkolů, rozděleny podle projektů a kontextů. Přesný popis, jak s kontexty efektivně pracovat, přesahuje rámec tohoto článku. Ale není to tak složité, jak se může zdát. Kontexty si můžete představit jako tagy nebo kategorie. Pokud máte například jen deset minut, nebo málo energie, snadno vyberete několik nenáročných úkolů, které můžete provést.
3. Delegujte. Spoustu úkolů může udělat někdo jiný (nemusí to být nutně podřízený), ale chcete mít kontrolu nad jeho splněním. Setkávám se s tím, že delegování končí stisknutím tlačítka Forward a odesláním mailu. Ovšem nad delegovanými úkoly byste měli mít kontrolu. Co když delegát úkol vůbec nepochopil, nebo na něm začne pracovat až po termínu, případně vůbec nezačne? Delegované úkoly sleduje metoda GTD v kontextu Čekám na...
4. Některé úkoly nechcete úplně zahodit, ale v současné době na ně nemáte kapacity, případně se o jejich realizaci chcete rozhodnout někdy v budoucnu. Ty si ukládáte do kontextu Někdy/Možná . Zde skončí například přihláška do nějakého klubu, tip na dovolenou nebo výlet, výměna nějakého méně kritického hardware, vytvoření nového designu www stránek, když ten stávající je ještě dobrý. Prostě pokud úkoly z tohoto kontextu nezrealizujete, většinou se nic zásadního nestane.

Možná se tento způsob zpracování zdá složitý a můžete mít pocit, že zabere příliš mnoho času. Ano, nějaký čas zpracování položek zabere, především ze začátku. než si vytvoříte nové návyky. Ale mít přehled a čistou hlavu za to stojí. Rozhodnutí jste schopni udělat v rámci sekund nebo desítek sekund. Pokud záležitost odložíte, vrátí se s jistotou zpět s větší intenzitou. Rozhodnutí, které jste mohli udělat hned během chvilky, zabere po odkladu delší dobu a podle zákona schválnosti se budete muset rozhodnout v době, kdy se vám to bude hodit nejméně.

Čtvrtý bod – pracujte na úkolech

Nejdůležitějším bodem je pracovat na úkolech, které jsme si definovali. Snažte se příliš „nepřeorganizovat“. Vyberte si pro evidenci seznamů ze začátku ty nejjednodušší nástroje. Stačí tužka a volné listy papíru. Úkoly si vybírejte podle kontextu, času, priority úkolu a sil, které máte k dispozici. Když na nějakém úkolu začnete pracovat, snažte se jej dokončit. Samozřejmě se nevyhnete vyrušení od kolegů nebo okolí. V takovém případě si poznamenejte obsah vyrušení do některého z inboxů a vraťte se k původnímu úkolu. Pokud musíte úkol přerušit, nedá se nic dělat. Poznačte si, v jakém stavu jste úkol zanechali a jakým krokem budete pokračovat. Pokud úspěšně úkol dokončíte, označte jej jako splněný. Ze seznamu úkolů si vyberte další krok, nejlépe podle kontextu, ve kterém zrovna pracujete.

Pátý bod – provádějte hodnocení

Aby celý systém fungoval, je nutno jej udržovat aktuální. Jinak mu naše mysl přestane důvěřovat a začne si chtít zase záležitosti pamatovat sama. Bude znovu fungovat jako připomínač a to naše hlava neumí zrovna efektivně.

Denní hodnocení spočívá v tom, že se podíváte do kalendáře a seznamu úkolů na dnešek a nejbližší dny. Rychlým pohledem zhodnotíte, zda se projekty a priority nezměnily. Některé úkoly jsou více a jiné méně urgentní a některé je možno zahodit. Měli byste také vyprázdnit schránky, ve kterých se nashromáždily nějaké nové záležitosti. Pokud je zpracujete (určíte další krok a kontext), znovu se vám připomenou a celý obrázek uplynulého dne se vyjasní. Budete také jasněji vidět to, co vás čeká následující den.

Týdenní hodnocení je o něco složitější a je dobré si na něj vyhradit něco mezi jednou až třemi hodinami týdně. Představte si jej jako poradu sám se sebou. Během ní berete položku po položce a aktualizujete její význam. Spoustu položek jen odškrtnete jako hotové, protože přes týden byly vyřešeny a jen jste si to nepoznačili.

Jak vidět stromy i les? Nejlépe z letadla.

A nyní se dostáváme k tomu nejdůležitějšímu. Metoda GTD není jen o řízení našeho pracovního procesu pouze na základní úrovni, tedy na úrovni fyzických kroků a úkolů (stromů). Na tyto základní fyzické činnosti se dívá pouze jako na prostředky, které jsou nutné k dosažení vyšších cílů a toho, co vůbec chceme během života získat nebo zažít (les). V knize Getting Things Done píše autor David Allan o takzvaných letových hladinách. Základní, rozjezdová dráha jsou ty každodenní fyzické úkoly. Pokud jen hasíme požáry a necháme se jimi zahltit, nikdy nemáme dostatek času se od rozjezdové dráhy odlepit a podívat se na náš život z vyšších perspektiv. Těmi vyššími hladinami jsou například rozpracované velké projekty, oblasti zodpovědnosti v práci a v soukromém životě, osobní i pracovní cíle na rok a na několik let dopředu. Nejvyšší hladinou je pak váš smysl života. Během hodnocení si vyjasňujete, zda jsou všechny vaše záležitosti v souladu s vašimi dlouhodobějšími cíli a zda se vám podařilo udělat nějaké dílčí kroky. Možná to zní moc filozoficky, ale je to jednoduché. Chcete se podívat do Japonska? Založit vlastní firmu? Naučit se cizí jazyk? Pokud si nikdy nenadefinujete ten nejbližší fyzický krok, nejspíš ho ani nikdy nevykonáte. Splnění těchto cílů je nereálné nebo věcí naprosté náhody.

Hodnocení nebo také revize a reflexe systému (v angličtině review) je tedy nástrojem, díky kterému zjistíme, že jdeme svoji cestou nebo že se od ní odchylujeme. Nepopírám, že donutit se k pravidelné revizi systému je nejtěžší bod GTD. Ale pokud to několikrát za sebou zkusíte, zjistíte, že ten pocit mít své úkoly a perspektivu pod kontrolou stojí za to. Vždycky, když udělám review, mám pocit, že se ta děsivá hromada úkolu nějak zmenšila a je snadnější ji zvládnout.

- Jaroslav Luhan (WUG Zlín)

Další díl seriálu:
Efektivní IT už máme.. (díl první)
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 3. díl
Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 4. díl