Efektivní IT už máme. A co dál? Efektivní ajtík? 1. díl

  • Article

Tento seriál zcela nezapadá do typického obsahu TechNet blogu, nicméně nás společně s autorem napadlo, proč ho nevydat. Spousta z nás řeší hromady úkolů na denní bázi a série na téma Getting Things Done (GTD) nám může poskytnout jiný pohled na věc a třeba vám i v lecčems pomoci.

---

Mám ten nejlepší job na světě. Servery mi hlídá System Center Operational Manager a hlásí mi každou nesrovnalost. System Center Configuration Manager za mě instaluje, konfiguruje a hlídá počítače před zlými a škodlivými uživateli. Forefront odhání havěť z internetu a zakazuje uživatelům Facebook a ostatní kratochvíle. Občas ta hlavní monitorovací obrazovka celá zčervená, ale už vím, kde ji mám vypnout. Oni se ti uživatelé stejně nakonec ozvou sami. Můj šéf je spokojený, když mu funguje internet a mail….

…jo šéf po mě něco chtěl. Prý to posílal už v úterý. To je blbost, to by mi přišlo. Aha vlastně už vím. Chtěl zvětšit schránku na Exchange serveru. Taky bych si ji měl zvětšit. Na těch 2486 mailů (jen necelá polovina přečtených) už mi kvóta přestává stačit. Po zvětšení to zase chvili vydrží. Složce s úkoly se raději vyhýbám. Ono se to nakonec stejně nějak vyřeší samo, nebo mi to mailem pošlou znovu. Když bude nejhůř, mám ještě víkend.

Ráno někdo volal. Kdo to vlastně byl? Měl jsem si to napsat… "Haló? Ano jsem to já. Cože? že se vám vylila váza do tiskárny? Jo už si to raději píšu. Přijdu za 5 minut. Ano vezmu. Naschle." Beru post-it lístek a píšu si: účtárna, 2. patro, kytky v tiskárně. Sakra. Málem jsem zapoměl. Ta moje má dnes narozeniny. Mohl bych jí taky koupit kytku. Tak si píšu. Poznámku lepím na monitor a slavnostně tím začínám třetí lepící vrstvu. Trochu ve stresu, ale spokojen s tím, jak jsem všechno krásně zvládl, si sedám do křesla a přemýšlím, co bych dneska měl udělat. Nemá být dnes nějaké školení? Volám kolegovi. Tak prý bylo včera…

Poznali jste se? Ne, to je nesmysl. Situace je naprosto smyšlená. Pokud si však připustíte, že s organizací vašeho času a pracovního procesu by to mohlo být lepší, zkuste se inspirovat dalšími řádky. Možná máte pocit, že se vám v hlavě spíš kupí informace o tom, co máte udělat, nebo co jste komu slíbili. Možná v neděli špatně usínáte, protože zoufale přemýšlíte nad tím, co vás v pondělí čeká. A v pondělí večer v práci končíte s pocitem, že jste prakticky nic nestihli. Nemáte žádný prostor pro kreativní práci a tvůrčí myšlení. A zdá se vám, že to celé trvá už moc dlouho.

Jako správce sítí,  postupně také konzultant, vedoucí projektů a servisního oddělení mi nějak přibylo závazků a úkolů. Můj dosavadní systém plánování už nestačil. Zkusil jsem nějaká školení ohledně plánování času a nakoupil nějaké knížky o antistresu, motivaci a výkonnosti. Nemohl jsem se zbavit pocitu, že autoři žijí na jiné planetě, v jiné časové dimenzi  a nikdo je při práci nevyrušuje, nespamuje a nemění své požadavky za pochodu. Návody nabízí světlé zítřky, když se budu řídit jejich radami. Ale já potřebuju něco, co bude fungovat jednoduše, hned a hlavně bez složitých příprav!

Začal jsem hledat na internetu. Narazil jsem na metodu Getting Things Done (GTD). V té době byla většina pramenů dostupná pouze v angličtině, nicméně to byla přesně ta metoda, která mi pomohla získat zpět kontrolu a perspektivu.

V čem metoda Getting Things spočívá?

Podle Davida Allena (autora GTD) není lidský mozek uzpůsoben k tomu, aby si pamatoval a připomínal všechny schůzky, projekty, závazky a veškeré záležitosti, ke kterým jsme se kdy zavázali nebo na které jsme kdy narazili. Nevyřešené záležitosti stále blokují určitou část naší paměti, která má však omezenou kapacitu. David Allen doporučuje všechny záležitosti sesbírat a uložit do důvěryhodného systému, kde se objeví právě v tom okamžiku, kdy to má smysl. Zjednodušeně můžeme celý proces shrnout do pěti bodů:

  1. Sesbírat všechny záležitosti, které vstoupí do vašeho světa a vhodně je uložit.
  2. Záležitosti zpracovat, nastavit další fyzické kroky, které přispějí k jejich vyřešení nebo ukončení.
  3. Vytvořit připomínky těchto dalších kroků, které se objeví v okamžiku, kdy je budete potřebovat.
  4. Provádět nastavené kroky. Tedy pracovat nebo provádět činnosti, měnit myšlenky na fyzické výsledky.
  5. Udržovat celý systém důvěryhodný a aktuální – provádět denní a týdenní hodnocení.

Pokud vás to tomto krátkém úvodu velmi populární a moderní metoda pro řízení času zaujala, můžete se těšit na další tři díly, kde se dozvíte více. Nebudou chybět ani tipy, jak využít pro GTD program Microsoft Outlook.

- Jaroslav Luhan (WUG Zlín)

Další díly:
Efektivní IT už máme... (díl 2)
Efektivní IT už máme... (díl 3)
Efektivní IT už máme... (díl 4)