Office 2007 – Tipy a triky II.


Oslovenie v hromadnej korešpondencii


Autor: Peter Belko (MVP)


Word má k dispozícii okrem základnej funkcionality hromadnej korešpondencie aj rozšírené možnosti. Patrí k nim aj personalizované oslovenie príjemcu. Nemusíte preto používať oslovenie typu „Vážená pani / pán“ a pod. ale použiť oslovenie Vážená pani, ak je príjemcom žena a Vážený pán, ak je to muž. Aby všetko správne fungovalo je potrebné do zdrojovej tabuľky doplniť ďalší stĺpec, ktorý bude obsahovať rozlišovací znak oslovenia, tj. pre ženské priezviská to môže byť „ž“ a pre mužské „m“. V tejto fáze veľa používateľov urobí oslovenie priamo do tohto stĺpca a jednoducho do hlavného dokumentu vložia toto pole pred pole priezvisko. Funkcionalita pomocou rozlišovacích písmen využíva podmienku IF (v Slovenskej verzii Wordu sa táto funkcia nazýva Ak...tak...inak). Ak máte vytvorený hlavný dokument hromadnej korešpondencie tak na záložke Korešpondencia v skupine príkazov Zapísať a vložiť polia pomocou tlačidla Pravidlá vyberte príkaz Ak...tak...inak. Zobrazí sa okno funkcie IF kde je potrebné v prvom rozbaľovacom zozname vybrať pole, ktoré obsahuje rozlišovací znak „ž“ alebo „m“. V druhom zozname Porovnanie vyberiete možnosť Rovná sa a do posledného poľa Porovnať z pridáte písmeno „ž“. Potom už len stačí do poľa Vložiť tento text napísať oslovenie pre ženu a do druhého poľa Inak vložiť tento text napísať oslovenie pre muža.


1_word_okno_ifVloženie poľa IF: pole IF v hromadnej korešpondencii môžete použiť okrem oslovenia aj na iné možnosti zmeny textu v dokumente na základe podmienky. Dôležité je aby bol v zdrojovej tabuľke požadovaný stĺpec s údajmi.



Je vhodné predtým ako začnete vytvárať podmienku umiestniť kurzor na požadované miesto v dokumente, aby ste to potom nemuseli dodatočne presúvať. Po kliknutí na OK sa vloží pole oslovenia, ktoré má po prepnutí zobrazenia polí Alt+F9 nasledovný tvar {IF {MERGEFIELD Oslovenie} = "ž" "Vážená pani" "Vážený pán"}. V prípade potreby môžete pole priamo upraviť. Za toto pole vložíte bežné zlučovacie polia (meno + priezvisko) podľa potreby. Malá nevýhoda je v tom, že musíte mať v zdrojovej tabuľke priamo vytvorené rozlišovacie znaky a pri určitých ženských priezviskách (hlavne zahraničných) sa to nedá automatizovať pomocou textových funkcii v MS Excel, tj. využiť napr. funkciu Right na zobrazenie posledného písmena priezviska a to využiť ako rozlišovací znak.


Formuláre vo Worde 2007


Vo Worde je možné vytvárať formuláre, ktoré budú vypĺňať iní používatelia. Výhodou takýchto formulárov je to, že používatelia nemôžu robiť zmeny v dizajne, ale môžu len vyplniť požadované časti. Aby ste formuláre mohli vytvárať je potrebné cez možnosti Wordu zobraziť záložku Vývojár, ktorá obsahuje skupinu príkazov Ovládacie prvky.


Medzi nové prvky obsahu patria Text vo formáte RTF a Text, tieto sa používajú na zadanie textovej informácie do formulára. Prvok Text je obmedzený len na obyčajný text bez formátovania. Medzi ďalšie patria Obrázok, Pole so zoznamom, Rozbaľovací zoznam, Výber dátumu a možnosti preddefinovaných blokov.


2_word_formularVzhľad formulára: vlastný formulár môže obsahovať rôzne informácie rovnako ako papierové tlačivo a vlastné údaje sa dopĺňajú cez obsahové ovládacie prvky. Dátumový prvok zobrazuje prehľadný mesačný kalendár.


Pred vložením prvku zapnite Režim návrhu kliknutím na príslušné tlačidlo. Potom na miesto kurzoru kliknutím vložíte požadovaný prvok obsahu, napr. na priezvisko použijete Text RTF. Potom stačí kliknutím na tlačidlo Vlastnosti v skupine ovládacie prvky zobraziť okno prvku a nastaviť mu doplnkové parametre – názov a značka. Zadefinovať môžete aj formát pomocou štýlov. Ak chcete formulárové prvky chrániť pred zmenami môžete nastaviť aj ich zamknutie. Zaujímavou možnosťou je nastavenie prepísania popisu textového prvku hodnotou, ktoré urobíte v poslednom políčku Odstrániť obsahový ovládací prvok pri úprave obsahu. V okne vlastností prvku Výber dátumu môžete nastaviť aj formát samotného dátumu (krátky, dlhý, iba čas, dátum a čas, a pod.). Ak máte viacjazyčný Word, môžete si vybrať aj jazyk a formát v akom sa bude dátum zobrazovať. Rozbaľovací zoznam a Pole so zoznamom vyzerajú rovnako a rozdiel je v tom, že hodnoty v jednom môže používateľ upraviť a v druhom nie (Rozbaľovací zoznam). V okne vlastností sa v dolnej časti pridávajú položky zoznamu, ktorých poradie môžete tlačidlami vpravo zmeniť, alebo aj odstrániť.


3_word_vlastnosti_prvku Vlastnosti obsahového ovládacieho prvku: každý ovládací prvok má okno vlastností, kde sa nastavujú rôzne parametre. Pri zoznamoch sa zadávajú v dolnej časti jednotlivé položky, ktoré budú dostupné na výber.



Prvok obrázok vloží tlačidlo, ktorým zobrazíte dialógové okno Vložiť obrázok, kde potom vyberáte súbor obrázku, ktorý sa na mieste prvku zobrazí. Po vložení obrázku môžete meniť jeho veľkosť bežným presúvaním za okraj.


Postupným vkladaním prvkov do dokumentu vytvoríte formulár, ktorý bude obsahovať aj všeobecné popisy, ktoré používatelia nedokážu zmeniť pretože takto vytvorený formulár je potrebné ešte uzamknúť. To urobíte tlačidlom Zabezpečiť dokument, kde vyberiete Obmedziť formátovanie a úpravy. Vpravo sa zobrazí podokno úloh kde v druhej časti treba zakliknúť Povoliť len tento typ úpravy dokumentu a v rozbaľovacom zozname vybrať Vypĺňanie formulárov. Potom je potrebné kliknúť na tlačidlo Áno, spustiť presadzovanie zabezpečenia a v okne ktoré sa zobrazí kliknite na OK. Predtým môžete zadať heslo, ktoré zabezpečí formulár pred zmenami od používateľov bez znalosti hesla. Vhodné je takýto dokument uložiť ako šablónu dokumentu, aby používatelia mali k dispozícii vždy nevyplnený formulár.


Vypĺňanie dotazníkov pomocou InfoPath a spracovanie v MS Excel


Ak potrebujete od používateľov vyplnené dotazníky spracovať, tak je vhodné využiť aplikáciu InfoPath namiesto bežného formulára priamo vo Worde. Výhoda je v tom, že následné spracovanie vyplnených údajov je jednoduchšie a pohodlnejšie. V prvom kroku je dôležité vytvoriť vhodný formulár v aplikácii InfoPath a tento následne aj publikovať buď do sieťového umiestnenia, na lokalitu SharePoint, alebo distribuovať pomocou e-mailu. Používatelia si takto publikovaný formulár otvoria v aplikácii InfoPath a vyplnia požadované údaje. Následne ho uložia ako xml súbor a tento Vám pošlú späť, príp. ho umiestnia do nejakého centrálneho umiestnenia. Následné spracovanie odpovedí v MS Excel je pomerne jednoduché. V prvom kroku je dôležité mapovať schému buď ručne alebo pri otvorení prvého xml súboru v MS Excel. Druhý spôsob je jednoduchší a stačí len kliknúť v zobrazenom dialógovom okne, že chcete súbor xml otvoriť ako tabuľku a následne potvrdiť informáciu, že Excel vytvorí schému na základe otváraného xml súboru. Týmto krokom zabezpečíte zobrazenie údajov z formulára v tabuľke takže následné spracovanie odpovedí bude prehľadnejšie.


Aby ste ale zabezpečili pridávanie nových záznamov a nie ich prepisovanie, tak je potrebné urobiť niektoré ďalšie úkony. Takže postup by mohol byť nasledovný. Ako prvý úkon vytvorte v MS Excel tabuľku, ktorá obsahuje stĺpce podľa toho aké polia máte vytvorené v InfoPath. Následne treba formátovať tieto stĺpce ako tabuľku aby ste zabezpečili pridávanie nových riadkov pri importe xml súborov. Teraz máte pripravenú cieľovú tabuľku a bude potrebné vytvoriť mapovanie xml. To urobíte tak, že na záložke Vývojár kliknete v skupine príkazov XML na Zdroj čo zobrazí vpravo podokno Zdroj údajov XML. V dolnej časti kliknete na mapy XML a v zobrazenom okne kliknete na Pridať. Jednoducho vyhľadáte vyplnený formulár od používateľov a pridáte ho. Toto zobrazí, že zdroj údajov neodkazuje na schému a Excel ju vytvorí podľa xml súboru. Následné kliknutie na OK zobrazí v podokne úloh vpravo názvy polí z xml formulára ktoré mapujete do pripravenej tabuľky tak, že označíte bunky tabuľky a v podokne úloh z kontextovej ponuky pravého tlačidla myši vyberiete Mapovať prvok. Týmto ste zabezpečili, že údaje z xml súborov budú vložené na správne miesto.


4_excel_xml_tabZdroj údajov XML: ak mapujete údaje XML, tak môžete z podokna úloh jednotlivé polia presúvať aj myšou na požadované miesto v tabuľke. Použité polia sa zobrazujú v zozname tučným písmom.



Teraz stačí pomocou tlačidla Importovať na záložke Vývojár v okne ktoré sa zobrazí vyhľadať požadovaný xml súbor od používateľov a ten importovať do tabuľky.


Ak by ste tento krok zopakovali s iným xml súborom, tak by sa údaje nahradili namiesto ich doplnenia. Preto je potrebné ešte na záložke Vývojár kliknúť na príkaz Vlastnosti mapy a v okne, ktoré sa zobrazí nastaviť, že chcete Pripojiť nové údaje k existujúcim tabuľkám XML.


5_excel_xml_vlastnostiMapa XML – vlastnosti: toto okno je dôležité ak potrebujete pridávať do tabuľky údaje z viacerých xml súborov. Treba kliknúť na poslednú možnosť. Potom na záložke Vývojár kliknete na Import a v zobrazenom okne vyhľadáte požadovaný súbor, ktorý vloží údaje do posledného riadku tabuľky namiesto ich prepísania.



Importovanie ďalších súborov už bude pridávať nový riadok s údajmi do tejto tabuľky. Týmto zabezpečíte postupné vytvorenie tabuľky so všetkými údajmi z importovaných xml súborov od používateľov. Takto vytvorenú tabuľku môžete pohodlne spracovať podľa potreby či už doplnením vzorcov, filtrov, alebo iných možnosti analýzy. Jedna malá nevýhoda je v možnosti obnovenia údajov. Po kliknutí na tlačidlo Obnoviť sa neaktualizujú vložené údaje, ale vloží sa nový riadok s poslednými importovanými údajmi. Takže ak kliknete na príkaz Obnoviť 5 krát, tak sa Vám pridá päť krát ten istý záznam.


Oprava poškodeného pst súboru


Outlook, ktorý využívate mimo organizáciu Exchange ukladá poštu do súboru osobných priečinkov (*.PST). Tiež sa pst využíva na archívne účely aby ste nemali zbytočne zaplnenú schránku na Exchange. Tento súbor má obmedzenia vo veľkosti (záleží od formátu: Unicode - približne 20GB alebo Ansi - približne 2GB) a v určitých prípadoch môže prísť aj k jeho poškodeniu. Pri poškodení môžete využiť nástroj Microsoft Personal Folders Scan/Repair Utility (SCANPST.EXE) na jeho kontrolu a opravu, ktorý je dodávaný spolu s Outlookom, ale nie je dostupný v menu programu. Treba ho vyhľadať v umiestnení C:\Program Files\Microsoft Office\Office12. Po spustení sa zobrazí okno kde zadávate názov pst súboru, ktorý chcete skenovať spolu s cestou. Kontrolu spustíte tlačidlom Štart. Po skončení kontroly sa zobrazí okno s výsledkami a možnosťou vytvorenia zálohy súboru pred jeho opravou, ktorú spustíte tlačidlom Opraviť.


6_outlook_opravaNástroj na kontrolu/opravu pst súboru: túto jednoduchú utilitu využijete pri problémoch s *.PST súbormi. Po kontrole sa zobrazí okno s výsledkami (detaily po kliknutí na tlačidlo Podrobnosti). Odporúčam ponechať zakliknutú možnosť vytvorenia záložného súboru pred jeho opravou.



Po oprave je v tom istom umiestnení dostupný aj textový súbor (*.LOG) s výsledkami opravy. Ak využívate schránku v organizácii Exchange servera, tak je dostupný aj nástroj na kontrolu integrity *.OST súborov Microsoft Office Outlook OST Integrity Check (SCANOST.EXE).


  

Comments (0)

Skip to main content