Co IT-týden dal: Zprávy v nepřítomnosti, T(em)omáš


Tomáš > Vrátil jsem se po 14 dnech do pracovního procesu ke svému soustruhu, takže si dovedete představit, jaký to byl šok, kolik e-mailů se nakupilo ve schránce, a jak aklimatizace zabrala první dva dny (:o))). Nedá mi, abych si nepřipomněl odpověď v nepřítomnosti jednoho (dle mého názoru) starého vlka z corpu, který napsal velmi vtipnou, leč účinnou OOF zprávu.


Začínala standardně....že je od 28.7. do 13.8. mimo kancelář, přidal mobilní kontakt v případě urgence a pod kontakt napsal toto:
"Note: Due to my extended absence, I'm going to delete everything in my inbox prior to August 4th upon my return. If you require me to read your message, please recall it and schedule it to be resent after August 4th."


Následoval výčet míst, kde se bude pohybovat + kontakty, které delegoval jako svůj zástup. Inu, metod, jak se porvat po dovolené s e-maily, je nespočet, nicméně výše uvedená mě skutečně pobavila.
S KFL-em jsem na stejné téma měli včera diskuzi, kdy jsme museli naznat, že průměrně 2/3 všech obdržených e-mailů během dovolené jsou zprávy typu "reply to all", kde naše jméno figuruje jen jako součást aliasů.


 


KFL > Včera jsme toho ostatně s Tomíkem (nemá rád, když se mu říká Tomáš; ostatně pozoruju na něm poslední dobou, zhe zatschíná beet troshku EMO-tivní kdyzh prhijde na jmeno :)) řešili více. Např. způsob, jak pracujeme s e-maily. Jak třídíme poštu, jak používáme Outlook. A zatímco můj náladový kolega má složky na lidi a soustavu složitých serverových i klientských pravidel na nejrůznější akce pro přicházející poštu (např. mark as read and delete), já to mám veskrze jednoduché. Všechno (až na mejly posílané do technických distribučních skupin, ty chodí do adresářů) mi chodí do inboxu a já to čtu. Pokud tam není nic relevantního/důležitého/úkolujícího, mažu to (čti přesouvám do Deleted items). Pokud tam je něco, co stojí za pozornost, buďto to udělám/přečtu/splním/přepošlu, anebo to přesunu do patřičné složky pro archivaci. Tím pádem mám v inboxu stále minimum zpráv. A mým ideálním stavem je prázdný inbox, tedy vše vyřízeno. Jinými slovy - dokud mám v inboxu poštu, mám pořád co dělat :). Tomaesh byl touto jednoduchostí systému poněkud zaskočen.


A tak mu prosím pomozte najít nový způsob práce s e-maily. Včera to řešil se mnou, s Radimem i s dalšími lidmi a dokud to nedořeší, bude stále smutný a negativně naladěný. Jak pracujete s e-maily vy?


 


Radim > ...


Pěkný a ničím nerušený (OOF) víkend,
Tomaash, KFL a silent Radim

Comments (2)

  1. Žulda says:

    Jako KFL, v Inboxu jen nevyřízené maily, případně ovlajkované, aby to nebylo tak fádní 😉

  2. Jan Pilar says:

    Můj systém je:

    – pravidla na všechno co chodí hromadně (reporty atd…)

    – Složku na vyřízené požadavky

    – V inboxu jen aktuální poštu (ovlajkovanou na důležitost)

    – Kromě pravidel, ostatní končí v inboxu a následně v deleted items.

Skip to main content