Microsoft Office 365 в образовании. Организация административно-хозяйственной деятельности в Office 365. Примеры

  • Article

Автор статьи - Виталий Веденев.

Интегрированные сервисы Office 365 существенно сокращают временные затраты на принятие решений и совместную работу сотрудников учебного заведения. Технологии Microsoft Office 356 оптимизируют процессы управления крупным образовательным комплексом.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Для чего могут быть использованы сайты SharePoint Office 365 групп и сайты семейства сайтов учебного заведения в административно-хозяйственной деятельности учебного заведения?
  • Как использовать OneDrive в административной деятельности?
  • Как организовать эффективную коллективную работу в режиме реального времени средствами Microsoft Teams и Yammer?

В методической инструкции «Администратору-организатору. Организация административно-хозяйственной деятельности в Office 365» [1] я, в основном, рассматривал использование элементов сайтов SharePoint семейства сайтов учебного заведения для автоматизации повседневной деятельности руководителей различных подразделений. Предполагается, что администратор-организатор уже внедрил семейство сайтов SharePoint Office 365 [2,3] в учебном заведении.

В этой статье я рассматриваю отдельные примеры, что можно применить в повседневной деятельности сотрудников учебного заведения с учетом нововведений в Office 365.

Сценарий 1. Сайты SharePoint и группы Office 365

С помощью сайтов SharePoint и их элементов можно обеспечить размещение различной информации по целевым группам:

  • Методической и административной информации.
  • Объявлений.
  • Опросов.
  • Списков (например, мониторинга заболеваемости обучаемых, повышения квалификации, льготников и т.п.).
  • Журналов (например, кружков).

На сайтах SharePoint имеется возможность:

  • Постановки задач [4].
  • Планирования [5].
  • Сбора заявок и различной информации (например, организация раздела вопросов и ответов). На основе заявок и вопросов можно формировать корпоративную базу знаний учебного заведения.
  • Хранения общих документов и организации документооборота [6].
  • Организации методических объединений, например, педагогов [3].
  • Создания отдельных подразделений учебного заведения (отдел кадров, АХЧ, ИТ, служба мониторинга, библиотека и т.д.) с индивидуальным набором элементов сайтов, необходимых для эффективной работы подразделений [2, 7-10].

Для этого могут быть использованы как сайты SharePoint Office 365 групп, так и сайты семейства сайтов учебного заведения.

С помощью групп Office 365 можно организовывать не только учебные группы [11], но и создавать группы по различным подразделениям учебного заведения. В этом случае легче будет доводить до членов группы целевую информацию и координировать их деятельность.

Разберем небольшой пример размещения объявления на сайте группы Office 365. Например, вы хотите разместить форматированный текст в объявлении и вас не устраивает стандартная часть «Новости» сайта SharePoint группы.

В этом случае вы можете воспользоваться возможностью добавления приложений на сайт группы с новым представлением страниц сайта (по аналогии с сайтами семейства сайтов SharePoint). Участники группы увидят информацию в разделе «Действие» главной страницы сайта группы:

Сценарий 2. Особенности использования OneDrive в административной деятельности

Хранение и коллективная работа с файлами-документами в OneDrive Office 365 предполагает свободу перемещений сотрудников учебного заведения, особенно с учетом возможности работы с мобильными приложениями на мобильных устройствах [12].

Можно автоматизировать сбор информации с помощью Microsoft Flow [13, 14]. Это помимо автоматических оповещений о предоставлении совместного доступа к файлу в OneDrive, нового события в календаре и т.д., которые поступают в виде писем.

В OneDrive можно организовать разнообразные опросы коллектива с помощью «Форма в Excel» - Microsoft Forms с последующим анализом результатов в Microsoft Excel:

Сценарий 3. Microsoft Teams и Yammer. Коллективная работа в режиме реального времени

Теперь в интегрированную среду добавились возможности организации системы повышения квалификации в рабочем пространстве чата Microsoft Teams и с помощью электронных учебников Sway. Подробно об этом написано в методической инструкции «Администратору-организатору. Организация повышения квалификации средствами Microsoft Sway и Teams Office 365».

Yammer служит как для организации внутрикорпоративного общения, так и для взаимодействия с внешней средой (внешняя закрытая социальная сеть).

Внутрикорпоративная социальная сеть Yammer обладает большими возможностями по обсуждению информации из файлов, размещенных в Office 365, чем сеть внешняя, т.к. внутренние ресурсы более доступны участникам сторон учебного процесса [15].

На текущий момент с помощью соединителей возможно связать группу Yammer (в примере, группа «Педагог-16») с каналом группы (команды) Microsoft Teams, чатом, обладающим дополнительными ресурсами для эффективной совместной работы с документами, ресурсами и т.п.:

Использованные источники:

  1. Администратору-организатору. Организация административно-хозяйственной деятельности в Office 365
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Семейство сайтов SharePoint. Введение
  3. Администратору-организатору. Создание системы повышения квалификации учебного заведения в Office 365
  4. Модератору. Список «Задачи» сайта SharePoint Office 365 и Project Pro
  5. Модератору. Список «Календарь» сайта SharePoint Office 365 и приложение Microsoft Outlook 2016
  6. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор
  7. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: «Сайты» SharePoint
  8. Microsoft Office 365 в образовании. «Сайты» SharePoint. Шаблоны
  9. Microsoft Office 365 в образовании. Стратегия сопровождения сайтов и семейства сайтов SharePoint
  10. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор
  11. Microsoft Office 365 в образовании. Организация обучения в группе Office 365. Примеры
  12. Microsoft Office 365 в образовании. Работа с файлами в OneDrive. Нововведения
  13. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем работу в Office 365 с помощью Microsoft Flow
  14. Microsoft Office 365 в образовании. Автоматизируем списки SharePoint с помощью Microsoft Flow
  15. Microsoft Office 365 в образовании. Yammer – корпоративная частная социальная сеть