Возможности анализа электронной почты и использования времени для достижения максимальной эффективности
Постоянный поток электронных сообщений может быстро превратить выполнимый список дел в рабочий кошмар. Эти десятки (или сотни) сообщений отвлекают ваше внимание, повышают уровень стресса и замедляют работу. Если не проявлять осторожность — а иногда даже несмотря на предпринятые меры — обработка электронной почты грозит превратиться во вторую рабочую смену.
Вне всяких сомнений, подобный хаос несовместим с эффективной работой. К счастью, существуют средства личной аналитики, способные предоставить вам ценную информацию о повседневном рабочем графике и привычных способах работы с электронной почтой. На основе этой информации вы сможете разработать стратегию, реорганизовать свою работу и установить ограничения, которые сэкономят вам время.
Разберитесь с входящей почтой 
Специалист, работающий с информацией, в среднем 28 % своего рабочего времени тратит на обработку электронной почты. А сколько тратите вы? Сколько времени уходит на чтение и сколько на составление писем? Каковы скорость прочтения и время ответа? Вы уверены, что эффективно взаимодействуете с коллегами и товарищами по работе?
Список таких вопросов очень велик, и ответы на них поможет получить анализ электронной почты. Например, можно лучше оценить качество взаимодействия с определенным клиентом или заказчиком. Может оказаться, что множество часов, когда вы вдумчиво готовили регулярные обновления, были потрачены напрасно, так как получатель даже не открывает ваши сообщения. Вывод? Вероятно, лучше ограничиться сообщением только основных моментов и использовать для этого другой способ связи.
Или может выясниться, что электронные сообщения, отправленные после 15:00, имеют большое среднее время ответа. Зная это, вы сможете назначить точные периоды в течение дня для отправки электронных сообщений, чтобы повысить эффективность работы. Чем меньше времени вы потратите на повторные сообщения после того, как первое письмо было проигнорировано, тем лучше.
Управляйте своим рабочим графиком 
В современных условиях мало кто имеет возможность работать над одной задачей продолжительное время в течение дня. Электронная почта, совещания и телефонные звонки хотя и необходимы, часто являются досадным отвлекающим фактором. А когда ваше внимание рассеяно, работать по-настоящему эффективно очень сложно. Что же делать? Анализ использования времени поможет вам обнаружить скрытые потери эффективности.
Анализ времени позволяет быстро выяснить, как часто выдаются периоды рабочего времени, когда вас ничто не отвлекает, сколько вы работаете вне рамок обычного рабочего времени, сколько совещаний в неделю вы посещаете и т. п. Составив полную картину, вы сможете принимать более обоснованные решения о распределении своего рабочего времени.
Выяснилось, что ваш средний отрезок свободного времени составляет всего полчаса? Зарезервируйте в своем календаре по два часа непрерывной работы каждый день. Объясните коллегам, что в течение этого времени вы не можете отрываться от своего рабочего места. Если вы получите приглашение на совещание в это время, попробуйте перенести его. А если, на ваш взгляд, ваше присутствие там не так уж необходимо, не бойтесь вежливо отклонить такое приглашение.
Такой же план можно составить для ответов на электронную почту. Выберите по два небольших ежедневных интервала, например по 30 минут, чтобы отвечать на все накопившиеся сообщения. Отметьте это время в своем календаре, чтобы коллеги знали, что вы заняты.
Верните рабочий день себе 
Чтобы полностью оптимизировать свой рабочий день, воспользуйтесь преимуществами других средств личной аналитики. Например, сведения об использовании сети позволяют лучше понять взаимодействие с вашими контактами. С кем вы связываетесь чаще всего? А с кем вы рискуете потерять связь? Доступ к этой информации поможет вам поддерживать отношения и не упустить проекты с низким приоритетом.
Аналогичным образом анализ качества совещаний может дать ценные сведения, которые помогут понять, почему некоторые совещания не так эффективны, как хотелось бы. Избыточная многозадачность? Слишком много времени? Не хватает времени? Возможно, вы обнаружите, что еженедельные контрольные совещания вообще не нужны.
Сухой остаток 
Электронная почта — неизменный атрибут современного офиса, и это уже не изменится. Однако можно изменить способ управления электронной почтой и вашим рабочим временем. Личная аналитика помогает реорганизовать ваше рабочее время и повысить эффективность труда. Небольшие изменения могут давать великолепные результаты.
Связанные материалы
- Ознакомьтесь с инфографикой «Поймайте ритм производительности»: узнайте самые распространенные причины снижения производительности и как Delve Analytics помогает их устранить.
- Ознакомьтесь с простым руководством по возможностям корпоративного выпуска Office 365, включая решение Delve Analytics, которое анализирует данные об использовании электронной почты и рабочего времени, чтобы помочь вам эффективнее организовать работу.