Как настроить Outlook для спокойного отпуска


Отпуск – это время отдыха. Однако предшествующие ему недели часто могут быть очень напряженными, поскольку вы спешите закончить свои важные дела прежде, чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из списка этих важных дел.

Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии Outlook, программа предложит вам выполнить следующие действия от вашего имени:

  • Заблокировать ваш календарь, чтобы люди знали о вашем отсутствии.
  • Очистить существующие встречи в вашем календаре, отказываясь и отменяя их.
  • Автоматически отправлять ответ на входящие приглашения, пока вы отсутствуете.

Блокировка календаря

Одна из наиболее распространенных вещей, которые вы делаете перед тем, как взять выходной – это блокирование времени в календаре, чтобы люди знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего автоответа.

Outlook-on-the-web-makes-going-on-vacations-less-stressful-1b

Когда ваши коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.

Outlook-on-the-web-makes-going-on-vacations-less-stressful-2c

Очищение существующих собраний путем их отмены или отказа

Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые затронуты промежутком автоответа и предоставляет возможность указать те встречи, которые вы бы хотели отменить, а также настроить вариант ответа.

Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если же есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и веб-версия Outlook оставит это собрание в календаре.

Outlook-on-the-web-makes-going-on-vacations-less-stressful-3-new

Автоматическая отправка ответов на входящие приглашения

Разумеется, работа не останавливает во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Эта возможность даст знать вашим коллегам о том, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени, Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.

Как начать использовать эти преимущества?

Эти возможности уже разворачиваются для пользователей Office 365 и веб-версии Outlook, а также для пользователей нового Outlook.com. Нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу из Почты или Календаря и выберите Автоответы.

Outlook-on-the-web-makes-going-on-vacations-less-stressful-4-left Outlook-on-the-web-makes-going-on-vacations-less-stressful-4-right

Поделитесь своими впечатлениями

Эта функция появилась исключительно благодаря пользователям и для облегчения их работы. Как еще веб-версия Outlook может вам помочь? Проголосуйте здесь!

Вопросы и ответы

В. Какие пользователи получат доступ к этим новым функциям?

О. Эта функция доступна пользователям с подпиской на Office 365, включающей Exchange Online и пользователям нового Outlook.com.

В. Будут ли эти функции работать в других приложениях Outlook (для Windows, Mac, iOS, Android, Windows Phone)?

О. Вам потребуется настроить свои автоответы в веб-версии Outlook, но как только вы это сделаете, все ваши собрания будут автоматически очищены и календарь будет заблокирован во всех приложениях Outlook, использующих одну и ту же учетную запись. Мы оценим возможность добавления этой функции непосредственно в другие приложения, на основе популярности ее использования.

В. Когда все эти функции станут доступны?

О. Мы уже начали развертывание этих функций для пользователей Office 365 и нового Outlook.com и ожидаем, что оно будет закончено в следующие несколько недель.

Оригинал статьи первоначально был опубликован на английском языке здесь.
Comments (0)

Skip to main content