11 функций для получения максимальной отдачи от электронной почты

Электронная почта – это основополагающая составляющая современного делового мира. Она снимает с нас необходимость пользоваться телефоном и придает нашим коммуникациям скорость света. Она предоставляет широкие возможности детально рассматривать наши рабочие проекты, вопросы, ответы, мнения, запросы и отзывы, что является ключом к улучшению коммуникаций. Кроме того, с помощью современной электронной почты можно видеть развитие беседы без необходимости перебирать горы отдельных сообщений. И все же, многие не используют все возможности своих почтовых систем. Конечно, все знают, как отправлять сообщения, устанавливать пометки к действиям, блокировать время в своих календарях и настраивать уведомления, однако есть еще много великолепных функций и фишек, о которых вы можете не знать, и которые способны преобразовать способ вашего пользования электронной почтой. Давайте взглянем на них:

1. Отправка в будущем/задержка доставки: Если у вас есть новости, которыми вы не хотите делиться прямо сейчас, или проект в стадии готовности, но вы не хотите отправлять его слишком рано – функция задержки доставки позволит вам распространять сообщения по вашему собственному графику.
2. Группировка сообщений: Для продвинутых пользователей электронной почты, возможность группировать сообщения в беседы по конкретным темам может помочь отслеживать почту, оставаться в курсе дел и работать более эффективно.
3. Условное форматирование: Как и группировка сообщений, условное форматирование поможет вам организовать свою переписку и оставаться сконцентрированным на наиболее важных темах. Однако, в отличие от группировки всех сообщений в одну ветку, которую можно быстро охватить одним взглядом, условное форматирование просто отображает сообщения, соответствующие выбранным критериям со шрифтом и цветом по вашему выбору.
4. Правила: Еще одна организационная функция, Правила, позволяет создавать настройки для автоматизированной обработки сообщений определенным образом. Некоторые системы могут проверять отправителя, получателя, размер сообщения, дату и многое другое. Таким образом, вы никогда не пропустите письмо от своего начальника и от наиболее важного клиента; сообщения с тяжелыми вложениями могут быть отмечены специальным знаком, и так далее.
5. Почтовое сообщение в СМС: В тех случаях, когда вам нужно ответить незамедлительно, или нужно связаться с тем, у кого может не оказаться доступа к электронной почте, СМС может быть лучшим решением. Некоторые поставщики электронной почты предлагают эту функциональность, а некоторые нет. Если вы работаете с поставщиком, который предоставляет такую возможность, вы сможете быстро передавать срочные сообщения. Только будьте внимательны и предупредите об использовании этой функции своих получателей –  мало кто будет счастлив получать шквал несрочных сообщения во время встреч или в отпуске, так что используйте эту функцию только в критически важных случаях.
6. Уведомления для рабочего стола: Если вы захотите снизить количество отвлекающих факторов на один день или на неопределённое время, можно отключить уведомления для рабочего стола, которые появляются каждый раз, когда в ваш почтовый ящик падает новое сообщение. Это позволит сфокусироваться на текущих задачах. И, наоборот, если вы ждете важное сообщение, которое вам нельзя отложить ни на секунду, вы можете легко включить уведомления для рабочего стола на несколько часов или на более долгое время.
7. Шаблоны сообщений: Если вы работаете в должности PR специалиста, менеджера по коммуникациям, представителем сервиса по работе с клиентами или на любой другой позиции, связанной с ответами на запросы информации – шаблоны писем помогут вам быстрее работать над вашими ответами. После создания собственного шаблона, все, что вам нужно сделать, это открыть шаблон, персонализировать его и отправить. Это не только сэкономит ваше время, но и повысит продуктивность. Кроме того, отсутствие необходимости повторять рутинные операции может улучшить ваше удовлетворение работой.
8. Сохранение писем в качестве файлов: Если вы захотите сохранить определённые сообщения в той же папке, что и остальную работу по проекту, контракты или другие документы, вы можете просто перетащить ваше сообщение из окна сообщений в папку с файлами. Или же нажать Сохранить как и выбрать сохранение файла в специальной локации. Позже это позволит вам вернуться к сообщению без необходимости копаться в почте.
9. Многофункциональные сочетания клавиш: Если ваша почтовая система поддерживает сочетания клавиш, она также может поддерживать многофункциональные сочетания клавиш, которые предоставляют возможность комбинировать несколько сочетаний клавиш в одно быстрое действие. Например, если вы хотите отметить группу сообщение как прочитанные и одновременно переместить их в отдельную папку, или даже пометить письма прочитанными, присвоить им флажки и переслать своей команде, вы можете сделать это при помощь мультифункциональных сочетаний клавиш. Некоторые почтовые системы, поддерживающие многофункциональные сочетания клавиш, позволяют создавать ваши собственные сочетания.
10. Автоматическая очистка: Некоторые почтовые системы включают функцию автоматической очистки, которая помогает сохранять пространство и поддерживает ваш почтовый ящик в аккуратности. Некоторые почтовые системы могут анализировать содержимое бесед и обнаруживать повторяющееся содержание. При этом предыдущее сообщение автоматически удаляется — так что вы можете видеть оба сообщения и все комментарии внутри единой почтовой беседы, но при этом ваш почтовый ящик не перегружен одинаковыми сообщениями. Конечно, если кто-то продолжит засорять свой почтовый ящик ненужными сообщениями, вы можете просто заблокировать этого отправителя, используя фильтры «спам» и «нежелательные». Но если вы не хотите навсегда предотвращать контакты от кого-либо по почте, просто выберите отправку определенной беседы прямо в Корзину, нажав кнопку Игнорировать.
11. Делегирование доступа: Наконец, если вы собираетесь в длительный творческий отпуск, в декрет или уезжаете в отпуск и не хотите проверять почту даже раз в день или в неделю, но при этом не хотите по возвращение увидеть гору сообщений – вы можете предоставить кому-то з коллег доступ на управление своим почтовым ящиком. Просто посмотрите настройки своей учетной записи. Если в них есть кнопка Делегировать доступ или что-то похожее, вы можете предоставить доступ к вашей почте своему коллеге, который сможет отвечать на сообщения во время вашего отсутствия.

Электронная почта продолжает оставаться важным инструментом в деловом мире и ваше мастерство владения этим инструментом только увеличит вашу ценность как сотрудника. Надеемся, вы возьмете на вооружение одну или несколько из представленных нами функций, и они непременно помогут вам повысить вашу продуктивность.