Microsoft Office 365 в образовании. Office 365 Pro Plus и обучение на сайтах SharePoint. Часть 2. PowerPoint и Excel


Автор статьи – Виталий Веденев.

Продолжаю рассматривать тему использования приложений Office и библиотек сайтов SharePoint с целью создания контента и облегчения труда всех участников учебного процесса.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Как создать шаблон в библиотеке «Документы» и создать на базе нее специализированную под определенный цели библиотеку?
  • Как на базе презентаций PowerPoint создать типовые формы отчетов?
  • Какие есть варианты создания отчетов по учебному проекту или итоговой работе?

Продолжаю разбирать на конкретных примерах, как облегчить работу с библиотеками учебных материалов сайтов SharePoint Office 365 с помощью приложений PowerPoint и Excel.

Сценарий 1. Установка шаблона файлов по умолчанию при создании библиотеки документов на примере PowerPoint

Рассмотрим вариант создания библиотек учебных документов с заранее определенным шаблоном типа файла – контента библиотеки.

Последовательность:

  1. Заходим на целевой сайт, где необходимо создать специализированные библиотеки.
  2. Вызываем меню «Параметры».
  3. В меню выбираем «Добавить приложение».
  4. Выбираем приложение «Библиотека документов».
  5. В окне «Библиотека документов – добавление» нажимаем ссылку «Дополнительные параметры».
  6. Последовательно задаем имя библиотеки, описание, вариант создания версий файла и выбираем шаблон документа.
  7. Дальнейшие действия описаны в сценарии 2.

Доступные в библиотеке документов шаблоны:

  • Документ Microsoft Word 97–2003
  • Таблица Microsoft Excel 97–2003
  • Презентация Microsoft PowerPoint 97–2003
  • Документ Microsoft Word
  • Таблица Microsoft Excel
  • Презентация Microsoft PowerPoint
  • Записная книжка Microsoft OneNote 2010
  • Веб-страница Microsoft SharePoint Designer

Простая страница

  

Для корректировки шаблона используем приложение PowerPoint, ранее установленное из Office 365 Pro Plus. Подробности по установке читайте в первом сценарии статьи «Microsoft Office 365 в образовании. Office 365 Pro Plus и обучение на сайтах SharePoint. Часть 1. Outlook 2016 и Word».

Сценарий 2. PowerPoint. Отчет-презентация

Рассмотрим, а как же с помощью возможности создания специализированных под определенный контент с заранее скорректированным шаблоном на примере PowerPoint организовать итоговый контроль знаний с помощью отчетов-презентаций.

Создадим шаблон, в котором:

  1. Слайды уже имеют типовой фирменный дизайн.
  2. Создана структура слайдов – отчета.
  3. При работе с PowerPoint Online будет автоматически происходить сохранение файлов в целевой библиотеке, в форме, удобной для проверки преподавателем.

  

Сценарий 3. Создание библиотеки отчетов и файла отчета Excel. Создание веб-страницы «Итоги поиска информации» с ключевыми индикаторами производительности

Контент на основе файлов Excel достаточно разнообразен. Буду рассматривать его в нескольких примерах и не в одной статье.

Начну с рассмотрения вариантов создания отчетов Excel в процессе учебного проектирования в специальной библиотеке «Библиотека отчетов» и на специальном сайте для накопления материалов по результатам проектирования.

Отчет — это формат представления проектных данных, предназначенный для разнообразных целей в зависимости от вида:

  • стандартный отчет предназначен для создания твердой копии;
  • обзорные отчеты;
  • сводки по проекту;
  • отчеты о текущей деятельности;
  • отчеты о целевой деятельности: затратах, загрузке и т.д.

 

Рассмотрим пример представления отчетов о текущей деятельности применительно к проекту «Список задач SharePoint» [4]. Для этого существует специальная библиотека сайта.

Эта библиотека упрощает создание, управление и предоставление для веб-страниц, документов и ключевых индикаторов производительности, содержащих показатели и цели. Библиотека отчетов позволяет централизованно создавать и хранить отчеты, например, книги Excel и страницы панели мониторинга [5].

Последовательность создания библиотеки:

  1. В панели быстрого доступа главной страницы сайта (слева) нажимаем ссылку «Содержимое сайта».
  2. Выбираем «Добавить приложение» – «Библиотека отчетов»

Последовательность создания файла:

  1. Выбираем из списка «Отчет»
  2. Заполняем поля формы: задаем имя файла, описание, выбираем владельца файла, задаем категорию и состояние отчета. Сохраняем.
  3. Книга Excel, опубликованная в библиотеке отчетов, может быть открыта одним щелчком мыши в браузере, что позволяет просматривать (или редактировать) ее без добавления на страницу веб-частей, что не всегда удобно и наглядно.

Отчеты, созданные в Excel, можно было бы хранить в библиотеке «Документы», но в библиотеке отчетов есть возможность организовывать специальную веб-страницу для наглядного отображения ключевых индикаторов производительности на сайте проекта.

Рассмотрим создание веб-страницы «Итоги поиска информации» с ключевыми индикаторами производительности:

  1. В библиотеке отчетов нажимаем кнопку «+создать» и в списке выбираем «Страница веб-частей со списком».
  2. Задаем имя страницы, выбираем место расположения ссылки на страницу, макет страницы (в примере выбран макет «Вертикальная компоновка с двумя столбцами») и «Создать список индикаторов состояния автоматически».
  3. После создания страницы находим веб-часть «Excel Web Access» и с помощью нее выбираем книгу, значения из которой будут использоваться для веб-части «Список состояний» (индикаторы производительности), последовательно указываем целевую книгу Excel из библиотеки отчетов, ячейки со значениями для индикаторов «Цель», «Значение», «Состояние».
  4. По мере хода работ над проектом и изменением значений в книге Excel пользователем, например, в Excel Online, автоматически изменятся и индикаторы состояния. Любому участнику совместного проектирования в группе будет доступна наглядная информация о ходе выполнения работ в рамках задачи (по примеру – поиск информации).

  

А какие бы вы создали шаблоны для проведения учебного процесса с помощью PowerPoint?

Использованные источники:

  1. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек сайтов SharePoint. Начало
  3. Microsoft Office 365 в образовании. Office 365 Pro Plus и обучение на сайтах SharePoint. Часть 1. Outlook 2016 и Word
  4. Об организации проектирования в образовательных учреждениях. Office 365 и Microsoft Project
  5. Создание или удаление библиотеки
Comments (0)

Skip to main content