Microsoft Office 365 в образовании. Использование списков сайтов SharePoint


Автор статьи - Виталий Веденев.

На сайте SharePoint в списках можно хранить разнообразные данные в любом удобном представлении без обязательного для библиотек документов хранения информации в файлах.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Для чего предназначены списки сайтов SharePoint?
  • Как использовать конкретные типы списков в учебном процессе?
  • Из каких соображений проводят выбор списка для сайта из нескольких вариантов.
  • Как вложить файл в элемент списка?

Библиотеки предназначены для хранения файлов. Списки, в свою очередь, для хранения строк данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, даты и времени и т.д., по аналогии с электронными таблицами. В отличие от электронных таблиц, данные списка хранятся в таблице базы данных приложения SQL Server.

Список пользователь заполняет данными по строкам и при этом не обязательно загружать файлы (загрузка файлов в строки списка предусмотрена) с информацией, и в этом заключается фундаментальное отличие списка от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

В содержимом сайта SharePoint Office 365 вам доступны базовые списки для расширения функциональных возможностей сайта:

  • Ссылки – для хранения описаний ссылок вместе с URL-адресами и примечаниями (ссылки на видео и т.п.).
  • Рекомендуемые ссылки, в данном списке отображаются ссылки действий в виде мозаичного представления для наглядности.
  • Извещения - список новостей или других кратких записей.
  • Контакты - список, например, преподавателей кафедры. Список контактов можно синхронизировать с Outlook.
  • Календарь событий, сроков, собраний.
  • Доска обсуждений – место для размещения обсуждений в стиле групп новостей. С помощью досок обсуждений управляют цепочками обсуждений.
  • Задачи - место для размещения личных и коллективных задач. Список задач можно добавить в Microsoft Project Pro для построения полноценного проекта.
  • Отслеживание вопросов - список вопросов или описания проблем, относящихся, к, например, конкретному виду деятельности. Здесь можно назначать элементы для выполнения, задавать важность и отслеживать их состояние.
  • Настраиваемый список - создание нужного представления данных с нуля.
  • Настраиваемый список в представлении таблицы - пустой список, который отображается как электронная таблица, обеспечивающая удобный ввод данных.
  • Внешний список - список для просмотра данных во внешнем типе контента.
  • Опрос - список вопросов, на которые требуется получить ответы от других людей. Опросы позволяют быстро создавать формы с вопросами и просматривать сводные результаты ответов в графическом виде, а также интеллектуальные тесты для контроля знаний обучаемых. На основе опроса можно создавать викторины, обучающие системы с логикой ветвления.
  • Импорт электронной таблицы - создание списка, дублирующего столбцы и контент существующей электронной таблицы.

Разберем некоторые варианты выбора и использования списков в учебном процессе.

Сценарий 1. Какой список выбрать «Ссылки» или «Рекомендуемые ссылки» для сайта SharePoint Office 365?

Ранее я рассматривал применение каждого из списков в учебном процессе:

Разбираемся с вопросом «В каком случае выбрать конкретный список из двух похожих по функциональным возможностям списков?».

Мозаичное представление ссылок в списке «Рекомендуемые ссылки» более наглядное и поэтому:

  • Для выразительности отображения рекомендуемых ссылок непосредственно из веб-части списка на странице сайта целесообразно использовать список «Рекомендуемые ссылки».
  • Однако, надо иметь дополнительную библиотеку рисунков с необходимыми файлами, которые и будут отображаться на странице сайта в виде фоновых рисунков с пояснениями.
  • В представлении «Все рекомендуемые ссылки» список «Рекомендуемые ссылки» приобретет вид (представление) аналогичный списку «Ссылки», но появятся дополнительные столбцы с расположением фонового изображения (нужна ссылка на изображение из библиотеки рисунков или система добавит невыразительный рисунок по умолчанию), описание изображения.

В случае, если у вас есть необходимость в публикации большого количества ссылок, например, на видеофильмы, и необходимо обязательно дать краткие методические рекомендации в описании, то целесообразней использовать список «Ссылки» (в примере «Ссылки на видеофильмы).

В таком случае публикация веб-части списка «Ссылки» на главной странице сайта необязательна, кроме тех случаев, когда учебный процесс построен целиком на просмотре учебного видео.

  

Сценарий 2.  Вложения в элементы списка. Отсутствие версий вложений при их изменении. Сравнение списков и библиотек.

В списках SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним. Обсудим преимущества и недостатки применения списков и библиотек на предмет хранения файлов – вложений.

  • Вложения (файлы) хранятся в специальной папке недоступной пользователю.
  • Ведение версий для списка включить можно, но версии вложений при их изменении не отслеживаются.
  • Удаленные вложения попадают в корзину и доступны для восстановления.
  • Добавить вложение (файл) - процесс достаточно сложный, состоящий из нескольких этапов (см. рисунок ниже). В примере разобрана возможность добавления фотографий в настраиваемый список. Вложение добавляется при изменении элемента списка.
  • Просмотреть его можно также из меню «ЭЛЕМЕНТЫ» списка. Если формат файла позволяет (как в примере), то его можно просмотреть в окне браузера.
  • Очевидно, что для данного примера использование библиотеки рисунков пользователь сайта комфортнее.
  • В ряде случаев такой формат хранения информации удобнее, т.к. позволяет создать целое хранилище данных по конкретному вопросу.

Использованные источники:

  1. Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор
  2. Списки в SharePoint Office 365. Часть 2. Список «Ссылки» и организация перевернутого обучения
  3. Списки в SharePoint Office 365. Часть 3. Список «Рекомендуемые ссылки»
Comments (0)

Skip to main content