Microsoft Office 365 в образовании. Использование метаданных в библиотеках сайтов SharePoint


Автор статьи - Виталий Веденев.

SharePoint Office 365 в библиотеке выявляет метаданные (структурированные данные, представляющие собой характеристики описываемых сущностей для целей их идентификации, поиска, оценки, управления ими), встроенные в документы, и позволяет владельцам библиотек добавлять новые столбцы метаданных в библиотеки документов. Такой подход в организации библиотек документов делает организацию обучения более эффективной, т.к. облегчает предварительное восприятие документов без просмотра содержимого файлов.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Для чего нужны метаданные файла в библиотеке документов SharePoint?
  • Как провести настройку библиотеки документов для более эффективной работы с учебной информацией в файлах?
  • Как добавить и использовать метаданные файлов Word?
  • Как создать представления библиотеки документов с дополнительными метаданными?

Можно настроить каждую из библиотек для нужд учебного заведения применительно к конкретным сайтам, целям обучения и т.п.

Некоторые библиотеки создаются при создании сайта, но для более эффективной организации обучения с помощью информации из библиотек документов необходимо провести более тонкую настройку представления библиотеки.

Например, у обычного документа Microsoft Word должно быть имя файла, это важный образец метаданных, но имя файла в ряде случаев не может дать полную информацию о содержимом файла. Файл также содержит дату создания, дату последней модификации и может содержать дополнительные описательные данные. Рассмотрим варианты настройки библиотеки документов стандартного шаблона сайта «Сайт группы»

Сценарий 1. Как изменить представление библиотеки для большей информативности?  Добавляем в основное представление «Все документы» метаданные файла – «Название».

В качестве примера специально выбрана библиотека, содержащая файлы pdf (удобны при использовании в обучении на мобильных устройствах). Порядок добавления дополнительной информации о файле здесь такой:

  1. Во вкладке «Библиотека» выбираем «Изменить представление».
  2. В представлении «Все документы» помечаем отображение столбцов «Версия» и «Название», немного меняем позиции отображения столбцов.
  3. При открытии библиотеки мы увидим, что появились дополнительные столбцы «Версия» с номером версии и столбец «Название» без информации.
  4. Для pdf файлов в меню свойств необходимо изменить свойства: добавить название.
  5. С учетом того, что тип данных столбца «Название» - «Однострочный текст», то в вашем распоряжении будет 255 символов для написания названия файла. После сохранения версия файла увеличится на 1.
  6. В обновленном представлении библиотеки в дополнении к имени файла будет информация из названия файла, что повышает информативность библиотеки, т.к. в названии можно отображать краткие инструкции по использованию файла.

Сценарий 2. Как изменить представление библиотеки для большей информативности с использованием метаданных файлов word на стадии создания файла в приложении Word персонального устройства?

Если в библиотеке документов использовать файлы Word, то на этапе сохранения документа перед его размещением в библиотеке документов SharePoint необходимо в свойствах документа обязательно ввести название.

В таком случае в столбце «Название» библиотеки документов SharePoint автоматически отобразится название файла word. Однако, при сохранении этого документа в формате pdf метаданные не сохраняются, и добавлять их надо в соответствии со сценарием 1.

  

Сценарий 3. Работа с большим количеством файлов в библиотеке. Сортировка и фильтрация информации в библиотеке на основе метаданных. Добавление новых метаданных в специально созданный столбец.

Рано или поздно даже в структурированной библиотеке документов в отдельных папках накопится множество учебных файлов курса. Как облегчить поиск нужной информации?

Сначала разберем на сквозном примере: ранее созданном представлении библиотеки со столбцом «Название».

Если в названии указывать принадлежность файла к конкретному курсу, то в результате использования фильтра можно отобрать нужные файлы курса. В примере показано, что исходное представление преобразовано в соответствии со сценарием 1 – добавлен столбец «Название», к каждому файлу в названии добавлена группа специальностей, по которым можно осуществить фильтрацию данных (в примере «Всем специальностям»).

Можно добавить дополнительные метаданные, если столбец «Название» планируется использовать для других целей. Для этого в текущем представлении в меню «БИБЛИОТЕКА» нажимаем «Создать столбец», в окне «Создать столбец» задаем имя столбца и выбираем тип данных (в примере использован «Однострочный текст»).

Далее нажимаем «Быстрое редактирование» и добавляем информацию к каждому файлу библиотеки в новом столбце. Сортировка и фильтрация информации в столбце осуществляется аналогично ранее рассмотренному на примере столбца «Название».

Использованные источники:

  1. Метаданные в Office 365. Часть 1
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Организация модульного обучения в OneDrive
  3. Метаданные в Office 365. Часть 2
  4. Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация
Comments (0)

Skip to main content