Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек сайтов SharePoint. Начало


Автор статьи – Виталий Веденев.

На сайте SharePoint Office 365 в библиотеке можно создавать документы, электронные таблицы, презентации, формы и другие типы файлов, а также управлять этими файлами. Библиотеки сайта в образовательном процессе могут выполнять основные функции по доставке учебного контента.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • Для чего предназначена каждая из библиотек сайта SharePoint?
  • Как использовать конкретные типы библиотеки в учебном процессе?

Можно настроить каждую из библиотек для нужд учебного заведения и создать дополнительные библиотеки для специальных целей. У каждого типа библиотеки есть определенное назначение. Кроме того, различаются функции и возможности библиотек. Некоторые библиотеки доступны после создания сайта.

Начнем рассматривать основные типы библиотек (и их представлений в зависимости от настроек), знакомиться с параметрами их настройки и, соответственно, с основными возможностями библиотек по хранению контента.

Сценарий 1. Библиотека, которая создается по умолчанию при создании большинства сайтов – «Активы сайта».

При использовании большинства шаблонов для создания сайтов SharePoint, где по умолчанию присутствует приложение «Записная книжка» (файл OneNote), где предусмотрено добавлять изображения на страницы сайта, также по умолчанию создается библиотека «Активы сайта».

Доступ к библиотеке можно получить только по ссылке «Содержимое сайта» (т.е. доступ по умолчанию к ней имеют только владельцы сайта).

Из содержимого сайта можно просмотреть «ПАРАМЕТЫ» и «ИНФОРМАЦИЯ» приложения «Активы сайта».

При нажатии «ПАРАМЕТРЫ» вы сможете изменить в «Общие параметры», например, описание. Если вы нажмете «ИНФОРМАЦИЯ», то узнаете, что имя «Активы сайта» соответствует стандартной библиотеке «Библиотека документов». Библиотека документов относится к одному из двух типов библиотек (вторая – «Библиотека форм»), в которых используются шаблоны. Например, при использовании кнопки «Создать» в меню библиотеки вам доступны команды:

  • «создать документ» – файл Word на основе шаблона template.dotx программы Microsoft Office Word и
  • «создать папку».

Шаблон для создания файла Word можно изменить и создавать на его основе специальные формы документов («Параметры. Дополнительные параметры» – «изменить шаблон», в сценарии 2 рассмотрим подробнее).

Команду «создать папку» можно отключить. При этом будут доступны ранее созданные папки, а для создания новых папок команда будет уже недоступна («Параметры. Дополнительные параметры» – «Папки»).

  

Сценарий 2. Библиотека документов. Настройка шаблона библиотеки.

Библиотека документов используется для множества типов файлов, включая документы и электронные таблицы. В статье «Microsoft Office 365 в образовании. Организация модульного обучения в OneDrive» я частично рассмотрел порядок работы со стандартной библиотекой «Документы».

Рассмотрим теперь, какие основные действия с библиотекой «Документы» можно сделать с сайта SharePoint:

  • Представление библиотеки можно создать и изменить.
  • Все изменения в библиотеке могут отслеживаться удобным для вас способом.
  • Элементы библиотеки могут быть подключены к локальному устройству и экспортированы.
  • Можно провести более тонкую настройку библиотеки и автоматизировать работу с контентом посредством рабочих процессов.

На сайте можно создавать несколько библиотек «Документы» с оригинальными именами. Каждую из библиотек можно настроить только для создания определенного контента из меню библиотеки «ФАЙЛЫ».

Допустим, можно изменить шаблон библиотеки template.dotx (создается по умолчанию) и создавать, например, инструкции по уже готовому шаблону:

  

Можно настроить библиотеку для создания файлов на основе шаблона для файлов Excel (.xltx).

Для этого необходимо в параметрах библиотеки в «Дополнительные параметры» в разделе «Шаблон документа» ознакомиться со справочным материалом «Сведения о создании шаблона для библиотеки» – «Задание пользовательского шаблона». После ознакомления со справочной информацией последовательно:

  1. В программе Excel на локальном ПК создаем пользовательский шаблон Excel с типовыми настройками для файлов Excel конкретной библиотеки документов.
  2. В настраиваемой библиотеке документы сайта в меню «БИБЛИОТЕКА» находим «Открыть в проводнике» и перемещаемся к сохраненному файлу шаблона (в примере «Статистика.xltx»).
  3. Копируем файл с помощью контекстного меню и перемещаемся назад в библиотеку сайта к папке «Forms» (скрытая папка), вставляем файл в папке Forms.
  4. В параметрах библиотеки выбираем «Дополнительные параметры» – «Шаблон документа» и указываем в URL-адресе шаблона новое имя, сохраняем.
  5. Теперь в меню библиотеки «ФАЙЛЫ» при нажатии «Создать документ» у вас появится возможность создавать файлы excel на основе созданного вами шаблона.

  

Продолжение о порядке использования других типах библиотек сайтов SharePoint для учебных целей в следующей статье.

Использованные источники:

  1. Введение в библиотеки
  2. Создание или удаление библиотеки
  3. Настройка шаблона файла для библиотеки документов или форм
  4. Microsoft Office 365 в образовании. Организация модульного обучения в OneDrive»
Comments (1)

  1. Алексей says:

    А картинки?

Skip to main content