Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор

Article
05/24/2015

Автор статьи - Виталий Веденев.

Списки и библиотеки сайтов – два ключевых компонента среды SharePoint Office 365 образовательных учреждений. Именно они позволяют пользователям управлять учебными документами, управлять строками информации в списке, совместно работать с информацией.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

Преимущества использования библиотек документов на сайтах SharePoint.
Преимущества использования списков на сайтах SharePoint.

Как я уже отметил, Office 365 – это набор интегрированных сервисов, позволяющий организовать коллективную учебную работу. Компоненты сайтов SharePoint библиотеки и списки не являются исключением. Основная их особенность в сравнении с простыми, например, файловыми хранилищами в том, что они имеют множество возможностей для настройки и обеспечения коллективной работы с информацией.

Рассмотрим основные возможности и особенности использования библиотек и списков на сайтах SharePoint Office 365 в учебных заведениях.

Сценарий 1. Библиотеки. Преимущества использования.

В библиотеку документов легко добавить файл перетаскиванием или традиционным выбором на локальном устройстве.
В библиотеку документов можно добавить метаданные, которые позволяют точнее описывать типы документов и другую информацию, более подробно характеризующую свойства документа. Метаданные облегчают восприятие обучаемого исходной информацией о содержимом файла с учебной информацией.
Внесение изменений в основной документ можно производить без опасений потерять ценную информацию, т.к. в библиотеке документов можно включить ведение версий, и тогда для их просмотра и восстановления в ней будут храниться полные копии предыдущих версий документа. Такое свойство библиотеки позволяет, например, постоянно дополнять и редактировать лекции.
Чтобы отслеживать изменения документа, можно задать оповещения в библиотеке, тогда пользователи будут получать почтовые сообщения Outlook об изменении, добавлении или удалении документа (зависит от персональных настроек оповещения).
Документы можно изымать из библиотеки. В этом случае будет доступна контактная информация о лице, изъявшем документ из библиотеки, другим пользователям документ для изменений будет недоступен. Такое изъятие целесообразно выполнять перед персональным редактированием.
В библиотеке документов можно хранить настроенные шаблоны для создания новых документов, которые могут храниться только в этой библиотеке и соответствовать стандартам, например, инструкций конкретного учебного заведения.
Можно создать набор представлений, группирующих документы по определенным критериям, упорядочить их по любому столбцу. Так, стандартная библиотека документов на главной странице сайта имеет более компактное представление, чем непосредственно полное представление библиотеки документов.
В библиотеках можно выполнять поиск по текстам документов или по метаданным.
Можно создать шаблон библиотеки (в том числе и с контентом) в соответствии со стандартами учебного заведения. Шаблон библиотеки можно использовать на других сайтах семейства сайтов SharePoint.
Содержимое библиотеки можно загрузить на локальное устройство с помощью клиента Outlook для последующей автономной работы.
Содержимое библиотеки доступно на мобильных устройствах с разными операционными системами и из разных приложений.
В библиотеке документов есть возможность настройки оценки документа, наподобие дескриптора «Нравится» в социальных сетях («Самые популярные элементы»).
В библиотеке документов можно создавать рабочие процессы, чтобы автоматизировать какие-то специфические направления деятельности в учебном заведении.
Имеется двухэтапная корзина, позволяющая восстановить документы пользователей после ошибочного удаления.
Параметры библиотеки позволяют провести тонкую настройку библиотеки для выполнения конкретных учебных задач.
Администратору библиотеки документов доступны средства управления теми, кто может добавлять, изменять, удалять, скачивать или просто читать документы. Права доступа можно задать как для библиотеки в целом, так и для отдельных файлов и папок библиотеки.

Такое изобилие возможностей предполагает, что в процессе обучения участников всех сторон учебного процесса необходимо выбрать оптимально сбалансированные возможности библиотеки и соблюдать принцип постепенности в их изучении. Каждая из возможностей библиотеки так или иначе облегчает работу пользователя с информацией, но предполагает большую предварительную работу по настройке.

Сценарий 2. Списки. Области использования.

Основное назначение списков сайтов SharePoint – это хранение строк данных, которые определяются столбцами и настроены на хранение определенных типов данных. Данными могут быть: текст, числа, дата и время, денежные значения, элементы, вложения. В качестве вложений могут использоваться файлы.

1. Существуют стандартные списки со специальными возможностями по самым разным направлениям деятельности. Также возможно создание новых списков по запросам пользователей в зависимости от учебных задач.

2. Для списков можно применить ранее рассмотренные возможности библиотек, например,

Оповещение для отслеживания всех изменений в элементах списка.
Создание различных представлений для получения набора наглядного отображения информации списка.
Экспорт информации списка в электронную таблицу Excel для анализа данных или автономного использования на локальном устройстве.
Можно изменить список в SharePoint Designer для добавления каких-либо сложных элементов списка.
Можно создать специальную форму для облегчения ввода данных в список.
Можно создать рабочие процессы для автоматизации конкретных действий.

3. Можно создать специальные списки для автоматизации расчетов.

4. Специальные списки облегчают ведение проектной деятельности – организации учебного проектирования.

5. Имеются списки для налаживания процесса коммуникаций на сайте.

6. Имеется рад ограничений для списков по сравнению с библиотеками документов, например, отсутствие ведения версий для вложений и определенные трудности при восстановлении информации.

7. Списки, как и библиотеки, можно сохранять в качестве шаблона.

8. Администратор также может управлять доступом пользователей к информации конкретного списка на предмет возможности добавления или чтения информации списка.

Спектр возможностей списков достаточно широк и требует отдельного изучения каждой из них, как в ходе проектирования шаблонов сайтов учебного заведения, так и в ходе последующего развития семейства сайтов.

Использованные источники:

Microsoft Office 365 в образовании. Использование библиотек и списков сайтов SharePoint. Обзор

Additional resources