Microsoft Office 365 в образовании. Стратегия сопровождения сайтов и семейства сайтов SharePoint
Автор статьи - Виталий Веденев.
Сайты SharePoint Office 365 – мощное средство с огромными возможностями. Это платформа, которую можно настроить практически для организации любого уровня сложности электронного обучения. Однако, при недостаточном уровне управления и сопровождения учебного процесса на сайтах SharePoint, сайты могут стать источником неэффективности.
Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?
- Какую стратегию выбрать, чтобы сочетать возможности проявления творчества и свободы пользователей при работе с сайтами SharePoint и предотвратить появление «неуправляемых приложений»?
- Как разумно ограничить возможности коллективной работы с контентом сайта?
- Как наладить хорошую управляемость семейством сайтов?
При работе с сайтами SharePoint Office 365 все участники учебного процесса имеют возможность больше сосредоточиться на проблемах не технического плана, а методического и организационного, т.к. Office 365 – это набор веб-сервисов, предоставляемый компанией Microsoft уже практически в готовом виде с набором типовых настроек. Типовые настройки позволяют даже не совсем подготовленному пользователю начать работу над решением проблем, возникающих в ходе учебного процесса («Microsoft Office 365 в образовании. Основные сервисы»).
Сценарий 1. Стратегия планирования, сопровождения и развития семейства сайтов учебного заведения.
Каждый этап (планирование, создание, сопровождение, развитие) работы с сайтами SharePoint Office 365 предполагает коллективную работу и эффективную обратную связь всех участников группы внедрения решения в учебный процесс учебного заведения.
В единой интегрированной среде Office 365 достаточно средств для поддержки всех этапов работ и организации эффективной среды для обмена мнениями, опытом и обучения всех участников учебного процесса в среде Office 365 (Yammer, Outlook, Skype для бизнеса, блоги, элементы сайтов и целые сайты сообществ).
- После сбора всей предварительной информации по планированию семейства сайтов учебного заведения, определению ответственных за каждую роль в системе необходимо организовать обучение всех сторон учебного процесса средствами Office 365. На этом этапе необходимо определиться с типовой документацией по проекту в зависимости от роли в системе.
- После ознакомления с типовыми шаблонами сайтов, доступными приложениями, анализом необходимого для обучения контента можно приступать к созданию типовых шаблонов сайтов, настройке библиотек, определению типового контента и т.п.
- Надо также определиться с дизайном сайтов в общем семействе сайтов. Определиться с вопросами целесообразности затрат времени на использование специального программного обеспечения для создания уникального дизайна и уникальных компонентов сайтов на примере SharePoint Designer.
- В ходе работы с семейством сайтов надо решить вопросы документооборота между различными структурными подразделениями в семействе сайтов учебного заведения.
- Все этапы работ должна сопровождать эффективная обратная связь, созданная, например, средствами частной корпоративной социальной сети Yammer. В ходе сбора и анализа отзывов на этапе тестирования типовых шаблонов сайтов можно внести коррективы в различные элементы сайта для дальнейшего использования в образовательном процессе.
Сценарий 2. Администрирование дочернего сайта семейства сайтов учебного заведения. Разрешения на совместную работу с сайтом.
Модератору дочернего сайта чаще всего на начальном этапе приходится редактировать, например, название сайта и открывать доступ конкретным группам пользователей с разными возможностями своих действий на сайте. В случае необходимости может быть создана группа с какими-то специфическими возможностями работы на отдельном сайте. Элементы сайта также могут иметь специфические возможности доступа посетителей сайта. Это позволяет ввести разумные ограничения на работу с содержимым сайта семейства.
Большое внимание уделено вопросу настройки поиска информации. Типичных настроек вполне достаточно для организации поиска по сайтам по ряду параметров в том числе и в Yammer.
Некоторые возможности администрирования отдельно взятого сайта семейства сайтов учебного заведения определяются политиками, которые могут быть определены в процессе планирования организации учебного процесса на сайтах и могут быть добавлены только администратором Office 365 учебного заведения.
Сценарий 3. Администрирование семейства сайтов. Налаживание хорошей управляемости сайтами семейства.
Сайт верхнего уровня семейства сайтов SharePoint учебного заведения в Office 365 (ВашДомен.sharepoint.com) обладает возможностями администрирования всех сайтов семейства.
Только отсюда администратор семейства сайтов SharePoint может провести необходимые настройки, актуальные как для каждого сайта семейства, так и для всех сайтов на предмет, например, проверки их работоспособности или настройки параметров журнала аудита для сбора информации по ключевым событиям на сайтах. С сайта верхнего уровня (ВашДомен.sharepoint.com) настраивается хорошая управляемость всем семейством сайтов SharePoint.
Кроме этого:
- Здесь можно создать политику сайта, например, кто может удалять сайты.
- Действия по обновлению семейства сайтов и проверки их работоспособности тоже осуществляется путем администрирования семейства сайтов
- Можно запретить использование SharePoint Designer в пункте «Настройка SharePoint Designer».
- Просмотреть удаленные файлы на всех сайтах семейства можно по ссылке «Корзина» и принять окончательное решение об удалении файлов и приложений.
- Можно просмотреть статистику посещений каждого из сайтов семейства.
- Кроме множества возможностей изменения параметров в разделе «Администрирование семейства сайтов» на сайте есть расширенные возможности в разделе «Коллекции веб-дизайнера», например, по оформлению сайтов.
Использованные источники: