Microsoft Office 365 в образовании. Работаем с «Календарем» в Outlook


Автор статьи – Виталий Веденев.

Microsoft Office является набором веб-служб и настольных приложений, которые могут работать в тесной связке друг с другом и обеспечивать эффективную совместную работу [1]. В статье разобраны основные сценарии совместного использования Outlook «Календарь» и OneDrive.

Что вы будете знать и уметь после прочтения?

  • Как использовать несколько календарей Outlook Office 365.
  • Как работать с файлами OneDrive в Outlook Office 365.
  • Как планировать предстоящие мероприятия. Помощник по планированию

В статье «Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Outlook, Lync, Календарь, OneDrive» я рассматривал, как начать работать с запланированными встречами на примере консультации в Lync [2].

В этой статье я более подробно остановлюсь на основных возможностях организации коллективной работы с помощью «Календарь» Office 365

Сценарий 1. Несколько календарей. Календарь группы [3]. Общий доступ

С помощью календаря пользователь может создавать и отслеживать общие мероприятия (собрания, консультации). Можно создать несколько календарей, связывать их с календарями других пользователей и предоставлять общий доступ к своему календарю другим участникам Office 365 учебного заведения. Участник одной из групп Outlook уже имеет календарь группы с общим доступом всех участников группы.

При работе с календарем пользователь может:

  1. Создать новую группу
  2. Создать новый календарь, изменить цвет (по умолчанию стоит «Авто»).
  3. Предоставить общий доступ к вновь созданному календарю другим участникам Office 365, не входящим в группу (для участников группы общий календарь создается автоматически), например, для совместной работы над вопросами, которые не обсуждаются группой.

Пользователь может включать – выключать отображение календарей в главном окне путем снятия метки напротив имени календаря:

  

Сценарий 2. Добавление рисунка в календарь.

Допустим, необходимо провести собрание в группе, посвященное вопросу работы с документами One Drive, и для наглядности разместить рисунок в область заметок мероприятия. Последовательность действий будет такая:

  • Нажимаем кнопку «Создать».
  • Вводим краткое описание события.
  • В поле «Участники» вводим имя группы. Автоматически добавятся участники группы и отправитель.
  • Выбираем дату и время начала.
  • В меню «Дополнительные действия» выбираем «Вставить» – «Встроенные рисунки». В окне выбираем местонахождение нужного рисунка, и он добавляется в поле заметок автоматически.
  • Нажимаем «Отправить»

Сценарий 3. Добавление приложения в календарь и почтовое сообщение

Как отправить ссылку на файл из OneDrive и автоматизировать заполнение текстом области заметок в «Календарь»?

В меню главного окна «Календарь» есть кнопка «ПРИЛОЖЕНИЯ». С помощью нее можно:

  1. Добавить в область заметок ссылку на файл общего доступа из OneDrive, в процессе выбора файла можно открыть доступ получателям сообщения.
  2. Если вам часто приходится вводить один и тот же текст в область заметок, то есть возможность автоматизировать процесс путем создания «Мои шаблоны» – добавить типовой текст заметки в шаблон.
  3. Можно автоматизировать формирование записей календаря с помощью «+другие приложения» путем добавления приложений из Office Online.

  

Сценарий 4. Помощник по планированию и группа Outlook

Собрание – это событие календаря, управляемое другими пользователями. При создании события во избежание возможных несоответствий с календарями других участников собрания необходимо воспользоваться «ПОМОЩНИК ПО ПЛАНИРОВАНИЮ».

  • Вы увидите состояние доступности участников события на выбранное время.
  • Для выбора других участников события в поле «Участники» необходимо добавить имена для поиска.
  • Чтобы удалить участника, необходимо нажать значок удаления после его имени.

  

Использованные источники:

  1. Microsoft Office 365 в образовании. Основные сервисы
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Outlook, Lync, Календарь, OneDrive
  3. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: группа в Outlook. Создание, работа в группе и администрирование
Comments (2)

  1. Александр, картинки на месте) Проверьте еще раз – возможно, не догрузились просто.

  2. Александр says:

    Картинки потеряны

Skip to main content