Microsoft Office 365 в образовании. Работаем с OneDrive и Outlook. Почтовые вложения и доступ

  • Article

Автор статьи - Виталий Веденев.

Microsoft Office является набором веб-служб и настольных приложений, которые могут работать в тесной связке друг с другом и обеспечивать эффективную совместную работу [1]. В статье разобраны основные сценарии совместного использования Outlook и OneDrive.

Что вы будете знать и уметь после прочтения?

  • Как лучше отправить вложенный в почтовое сообщение файл.
  • Как работать с файлами OneDrive в группе Outlook Office 365.
  • Как увидеть содержимое папки OneDrive внешнему пользователю?

В статьях «Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Outlook, Lync, Календарь, OneDrive» и «Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Сайты, Word Online и OneDrive. Методическая работа» я остановился на основных возможностях Outlook и OneDrive, которые могут быть задействованы для новых пользователей, начинающих работать в Office 365.

Рассмотрим некоторые возможности совместного использования служб OneDrive, Outlook в ходе учебного процесса на конкретных примерах.

Сценарий 1. Отправляем почтовое вложение в письме Outlook Office 365. Какие могут быть варианты?

В процессе создания почтового сообщения вам необходимо отправить вложенный файл. Outlook Office 365 предоставляет вам две основные возможности: поделиться или отправить файл как вложение.

В случае «Поделиться через OneDrive» у вас имеются дополнительные возможности:

  1. Получатели письма могут увидеть самые последние изменения в файле, т.к. вы можете вносить изменения в файл даже после отправки.
  2. Файл находится в вашем «облачном» хранилище OneDrive, получатели письма по ссылке при наличии доступа на изменение могут совместно работать над содержимым файла.
  3. Совместная работа над содержимым файла может быть организована в режиме реального времени, результаты работы также будут находиться в вашем «облачном» хранилище OneDrive.
  4. В вашем почтовом ящике нет писем с большими прикрепленными файлами, являющимися промежуточными копиями и вносящими определенные сложности на предмет проверки на новизну содержимого.

Вложения могут быть из:

  1. Персонального «облачного» хранилища OneDrive Office 365.
  2. Персонального компьютера.
  3. OneDrive группы Outlook [4].

В свою очередь, из персонального «облачного» хранилища OneDrive Office 365 вы можете предоставить доступ получателю письма:

  • к последним файлам, над которыми вы недавно работали или продолжаете работать,
  • в папке «Мои файлы» к любому файлу (или файлам) вашего хранилища,
  • файлам, к которым вам предоставили общий доступ пользователи.

 

Сценарий 2. В каких случаях возможна совместная работа внешним получателям письма с файлом, размещенным в OneDrive?

Этот сценарий является дополнением к сценарию 1. В случаях, когда вы будете редактировать файлы, размещенные в OneDrive совместно с внешними пользователями, перед тем, как вкладывать файл в почтовое сообщение необходимо открыть доступ получателю письма.

Иначе письмо получателю со ссылкой (именем файла) будет отправлено, но при отсутствии доступа в почтовый ящик отправителя будет направлено письмо – предупреждение от «Microsoft Outlook» с возможными вариантами решения проблемы:

  1. Обращение к владельцу файла с просьбой разрешить получателям доступ к файлу.
  2. Отправка файла в виде вложения, а не ссылки со всеми вытекающими проблемами.

В случае, если доступ к файлу открыт, получатель нажимает на ссылку – имя файла, и открывается Word Online в режиме просмотра, получатель выбирает одну из двух возможностей редактирования [3] и вносит необходимые изменения в файл.

 

Сценарий 3. Отправить ссылки на множество отдельных файлов из Outlook или сразу открыть доступ к папке в OneDrive?

Для совместной работы со множеством файлов у вас есть две возможности:

  1. Переслать ссылки на файлы как вложения письма Outlook. В этом случае получатель письма, имеющий предварительный доступ к файлам, сразу начнет работу с ними, но число файлов будет ограничено не очень большим количеством
  2. Открыть доступ к папке с файлами в OneDrive. Число файлов в папке не ограничено, но получателю письма в отсутствии учетной записи Office 365 будет необходимо получить самостоятельно учетную запись Microsoft.
     
    В статье «Как зарегистрироваться для получения учетной записи Майкрософт» описан порядок регистрации.

Использованные источники:

  1. Microsoft Office 365 в образовании. Основные сервисы
  2. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Outlook, Lync, Календарь, OneDrive
  3. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Сайты, Word Online и OneDrive. Методическая работа
  4. Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: группа в Outlook. Создание, работа в группе и администрирование
  5. Как зарегистрироваться для получения учетной записи Майкрософт