Новые функции инспектора документов для Excel, PowerPoint и Word


Статья первоначально опубликовал Стив Крайнак (Steve Kraynak) — руководитель программы в рабочей группе Office на английском языке здесь.

Начиная с обновлений для Microsoft Office 2013 и 2010, выпущенных в ноябре и декабре 2014 г., мы постепенно добавляем ряд улучшений в инспектор документов (также известный как средство «Поиск проблем») в приложениях Excel, PowerPoint и Word. Инспектор документов помогает подготовить документы, презентации и книги Excel к публикации и совместному использованию, проверяя, не осталось ли в них объектов со скрытой или конфиденциальной информацией. Инспектор документов удаляет такие объекты из документа, а если автоматическое удаление невозможно, предупреждает о них пользователя. Если вы хотите узнать больше об инспекторе документов, перейдите на веб-сайт Office.com, где описано, как это средство работает в Excel, PowerPoint и Word.

Обновления для Microsoft Office 2013 и Microsoft Office 2010 включают несколько модулей проверки, или инспекторов, для Excel, PowerPoint и Word. Ниже мы перечислили объекты, которые проверяют новые инспекторы, для каждого из приложений Microsoft Office. В Excel добавлено больше новых инспекторов, чем в PowerPoint и Word — просто потому, что некоторые проверяемые объекты встречаются только в этом приложении. 

PowerPoint и Word:

  1. Внедренные документы
  2. Макросы, формы и элементы управления ActiveX

Excel:

  1. Внедренные документы
  2. Макросы, формы и элементы управления ActiveX
  3. Ссылки на другие файлы
  4. Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы*
    * Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  5. Функции, использующие данные в режиме реального времени
  6. Опросы Excel*
    * Опросы Excel проверяются только в Microsoft Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
  7. Определенные сценарии
  8. Активные фильтры
  9. Свойства настраиваемого листа
  10. Скрытые имена

Примечание. Некоторые новые инспекторы могут не добавиться в Excel 2010 с ноябрьскими и декабрьскими обновлениями для Office 2010. Они будут добавлены в рамках другого обновления в начале 2015 г.

Описание объектов, которые обнаруживают новые инспекторы

  1. Внедренные документы
    Если вы внедрили в файл документ или другой объект, их содержимое не всегда видно. Например, если вы копируете диаграмму из Excel и внедряете ее в слайд PowerPoint, вы, по существу, вставляете в этот слайд не только саму диаграмму, но и книгу Excel, в которой она содержится. Диаграмму вы будете видеть, а связанные с ней данные и остальная часть книги останутся невидимыми. Но если вы предоставите доступ к презентации другому пользователю, он сможет открыть всю книгу, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав Изменить данные > Изменить данные в Excel.

  1. Макросы, формы и элементы управления ActiveX
    Макросы (код, написанный в VBA), формы и элементы управления ActiveX могут содержать личные и конфиденциальные данные. Эта информация не отображается в вашем документе, но при желании ее там можно найти.

  1. Ссылки на другие файлы (только в Excel)
    Книгу Excel можно связать с другими файлами, чтобы данные из них отображались в книге. Некоторая информация из этих файлов кэшируется в книге, но может не отображаться при ее просмотре в Excel.

  1. Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы* (только в Excel)
    Когда вы используете сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы, в книге Excel могут появиться кэшированные данные, которые не видны на листах.
    * Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.

  1. Функции, использующие данные в режиме реального времени (ДРВ) (только в Excel)
    Функции ДРВ могут извлекать и использовать данные из внешних по отношению к книге Excel источников. Когда вы отправите кому-либо такую книгу, эти данные могут измениться, поэтому может оказаться, что вы предоставили совсем не ту информацию, которую намеревались. Узнать больше о функциях ДРВ можно в статье Способы настройки и использования функции ДРВ в Excel.

  1. Опросы Excel* (только в Excel)
    Опросы Excel — это компонент службы Excel Online, в котором можно создать опрос, а затем поделиться им и получить ответы в удобной форме. Если ваша книга содержит опрос Excel, вы не увидите в ней названия опроса и вопросов, если только не работаете в Excel Online. Поэтому инспектор предупредит вас, прежде чем вы поделитесь файлом с кем-либо еще.
    * Опросы Excel проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.

  1. Определенные сценарии (только в Excel)
    В сценариях, созданных в диспетчере сценариев (одно из средств анализа «Что если» в Excel), может храниться личная информация, которую легко не заметить. Например, сценарий может содержать значения, не отображающиеся в книге, и имя пользователя, который создал или изменил этот сценарий. Чтобы узнать больше о сценариях, прочитайте статью на веб-сайте Office.com.

  1. Активные фильтры (только в Excel)
    Когда вы используете в книге фильтры, их условия кэшируются и сохраняются, даже если вы удалите строки, содержащие соответствующие значения. Например, если в книге есть список данных и вы задали условие фильтра «Содержит “секрет”», а затем удалили все найденные строки, в условии фильтра все равно может отображаться слово «секрет».

  1. Свойства настраиваемого листа (только в Excel)
    Листы могут содержать настроенные пользователем свойства и значения, которые нигде не отображаются. Эти свойства и значения могут появиться при использовании надстроек или кода VBA. Чтобы узнать больше о том, как создавать и использовать настраиваемые листы, посетите сайт Office.com. Инспектор документов поможет вам удалить все скрытые свойства листов, но помните, что после их удаления надстройки или макросы могут выдавать неожиданные результаты.
  2. Скрытые имена (только в Excel)
    В Excel можно задавать имена, которые представляют ячейки, диапазоны ячеек, формулы и постоянные значения. Отображаемые имена можно просмотреть в диспетчере имен, но скрытые имена в нем не видно. Скрытые имена могут появиться при использовании надстроек или кода VBA и содержать личную информацию. Посетите веб-сайт Office.com, чтобы узнать больше о скрытых именах.

Заключение

Инспектор документов помогает удалить личную и конфиденциальную информацию из документов Excel, PowerPoint и Word перед их публикацией. Этот инструмент может быть очень полезен, ведь он выявляет целый ряд объектов, которые содержат важные сведения и которые легко не заметить. Однако когда вы делитесь файлами, не забывайте, что в них могут быть данные, которые инспектор документов не найдет. Например, в Excel вы можете поместить что-то подальше от основной информации, в строку или столбец, которые не заметите при беглом просмотре листа перед публикацией, а в Word или PowerPoint вы можете вставить поверх информации изображение и забыть, что под ним что-то есть.

Важно также понимать, что инспектор документов не может заменить обычную проверку документов техническими специалистами, юристами, экспертами и редакторами. Не стоит также пренебрегать преобразованием документов в формат, в котором нет скрытой информации — например, в имитирующие бумажные документы форматы (OpenXPS, PDF и другие) или в формат веб-страницы в одном файле (MHT).

Comments (1)

  1. Интересный функционал. Воспользовался в первый раз и устранил комментарии в окончательной версии документа Word. Правда, непонятно, откуда взялись "пользовательские XML-данные", если документ всегда обрабатывался в Word.

Skip to main content