Новые возможности для совместной работы в SharePoint Online


Статья первоначально опубликована it-partner.

В SharePoint Online вы всегда имеете возможность пригласить внешних пользователей, например, клиентов, партнеров, для совместного использования информации на ваших сайтах.

  • Совместный доступ для внешних пользователей включен по умолчанию. Администраторы сайта могут при необходимости изменить настройки доступа к конкретным сайтам или их семействам при необходимости.
  • Войти в службу внешние пользователи могут, используя свою учетную запись Microsoft.

Совместная работа в Office 365

Корпоративная социальная сеть

Как и в предыдущих версиях SharePoint, в новой редакции предусмотрены личные профили и сайты пользователей. Кроме того, новый SharePoint состоит из трех разделов: канал новостей, OneDrive, сайты — все они доступны в глобальной панели навигации. Социальные функции сайтов тесно интегрированы с интерфейсом SharePoint: теперь нет необходимости открывать личный сайт в отдельном окне, как это было в предыдущих версиях.

Создание, просмотр сообщений и обновлений в новостном канале

В любой момент вы можете опубликовать сообщение из личного канала новостей в общедоступный, можете начать беседу на сайте или просмотреть обновления других пользователей. Ваше внимание на себя обратит новая функция микроблога, которая теперь используется для бесед и публикации сообщений.

В разделе новостей вы можете отсортировать информацию по следующим параметрам:

  • «Канал новостей». Обновления во всех каналах, на которые вы подписаны: документы, сайты, тэги, сообщения, пользователи и так далее.
  • «Все». Все беседы в вашей организации.
  • «Упоминания». Поиск всех сообщений, в которых вы упомянуты.
  • «Действия». Ваши текущие новости на личной странице.
  • «Мне нравится». Поиск всех элементов, которые вам понравились.

Канал новостей обеспечит вам быстрый доступ ко всем пользователям, сайтам и тэгам, на которые вы подписаны. Обратите также внимание на некоторые моменты:

  • В списке пользователей, на которых вы подписались, вы можете увидеть пользователей, которые подписались на вас.
  • Кликнув по значку выноски возле профиля пользователя, вы можете просмотреть его текущий канал новостей, увидеть ссылку на его профиль.
  • В своем канале новостей вы будете видеть сообщения о том, что кто-то из пользователей подписался на новости другого пользователя, сайт или тэг. Также можно получать такие уведомления на электронную почту, если установить соответствующие настройки.
  • Интересам, добавленным в ваш профиль, будут присвоены тэги.

Микроблог

Возможно, вы уже знакомы с функциями микроблога. Многие из них сегодня можно встретить в социальных сетях. Они позволяют участвовать в беседах непосредственно в своем канале новостей и не только. Микроблог в SharePoint поддерживает следующие функции сегодня:

  • Публикация сообщений в корпоративном канале новостей.
  • Публикация новостей в канале сайта группы.
  • Теперь вы можете адресовать сообщение определенному пользователю. В таком случае, он получит соответствующее уведомление по почте.
  • Добавление тэгов к сообщениям в канале новостей позволит быстро отсортировать и просмотреть интересующие вас заметки и действия.
  • Вы можете предоставить доступ к беседе другому пользователю, отправив ему ссылку.
  • Отмечая сообщения в канале «Мне нравится», вы транслируете их в каналы пользователей, которые на вас подписаны. В любой момент вы можете быстро просмотреть сообщения, которые вам понравились.
  • В сообщения вы можете добавить рисунки, видео, ссылки на документы, URL-адреса. Последние можно настроить таким образом, чтобы они отображались текстовой строкой.

Создание сайта группы

Новые возможности

  • В новой версии SharePoint Online усовершенствованы возможности совместного доступа к документам и сайтам:
  • Храните документы в личной библиотеке OneDrive, доступ к которой по умолчанию есть у всех пользователей. В предыдущих версиях предусмотрены были лишь разделы «Общие документы» и «Личные документы», файлы в которых становились доступны только тем пользователям, которым вы дали разрешение.
  • Теперь вы можете быстро предоставлять доступ к сайтам и документам, используя новые команды. Также появились функции, позволяющие быстро пригласить пользователей для совместной работы. Доступны такие возможности, как просмотр сведений о действиях пользователей в документе: чтение, редактирование и т.д.
  • При помощи управления общим доступом можно также отправить «гостевую ссылку» пользователям, которые находятся за пределами вашей организации, чтобы предоставить им доступ к документу или сайту. Так же теперь можно среди пользователей определенной группы выбрать тех людей, которым Вы хотите предоставить доступ к документу. Можно узнать, кто именно предоставил доступ к тому или иному документу.
  • В новой редакции SharePoint Online теперь можно отправить по почте приглашение к совместной работе над документом или сайтом.
  • Сведения об обновлении документов транслируются в канале новостей.

Работа с документами на SharePoint Online

Отслеживание важных сайтов

Вы можете создать группу сайтов на странице «Сайты».

Подписываясь на новые площадки, они также будут отображаться на странице «Сайты».

Каждый раз, когда вы подписываетесь на сайт, подписанные на вас пользователи получают об этом уведомление. Кроме того, на созданной вами площадке вы можете публиковать свои записи из личного канала.

Отслеживание задач

В своей временной шкале вы можете просмотреть текущие задачи, как назначенные в среде SharePoint, так и добавленные в других приложениях Office 365. Так же здесь вы сможете увидеть информацию о статусе задачи: активная, выполненная, с приближающимся сроком выполнения.

Работа с профилями пользователя

В целом, профили в новом выпуске SharePoint Online аналогичны предыдущим версиям, но отметим некоторые существенные улучшения:

  • Оптимизированная система навигации теперь позволяет проще переходить из одного раздела профиля в другой.
  • Упрощены параметры предоставления доступа к определенным полям профиля: «Все» / «Только я».
  • По умолчанию в целях безопасности отключена трансляция сведений в канал новостей о доступных действиях и ваших подписках. Необходимо вручную указывать к каким действиям и информации вы собираетесь предоставлять доступ. При этом доступ к беседам и почте остается по умолчанию включенным.
Comments (0)

Skip to main content