Использование полей в Word 2010
Очередная статья на наш конкурс пришла от Татьяны Суровцовой, которая расскажет про использование Полей в Word, и научит более широко использовать потенциал этой функции.
Пользователи Word 2010 часто и не подозревают, что они применяют такой инструмент как поле, при создании своих документов. Если данные не вводятся вручную и изменяются автоматически в процессе редактирования, а это относится к номерам страниц, оглавлениям, формулам в таблицах, перекрестным ссылкам и т.д., то при их создании используются именно поля. Попробуем разобраться.
Сначала немного теории. Поля вставляются при выполнении определенных команд, но можно выполнить их вставку и вручную, результат будет одинаков. Например, для вставки номера текущей страницы можно выбрать команду Номера страниц на вкладке Вставка, группы Колонтитулы, будет вставлено поле {PAGE}. Пользователь увидит номер страницы. Или сразу вставить поле {PAGE} в нужное место документа. Использование команд позволяет выполнить действие быстрее, уменьшить количество ошибок. Вставка полей вручную делает работу с ними более гибкой, позволяет использовать условные операторы.
Для вставки поля необходимо нажать CTRL+F9, появятся фигурные скобки {}, в которые вводится название поля. Или выбрать на вкладке Вставка в группе Текст, команду Экспресс-блоки, затем пункт меню Поле, появится диалоговое окно Поле, см. рисунок 1.
Рисунок 1 — диалоговое окно Поле
Поля имеют следующий синтаксис:
{ ИМЯ_ПОЛЯ Свойства Необязательные ключи }, где:
— ИМЯ_ПОЛЯ — имя, которое отображается в списке имен полей в диалоговом окне Поле.
— Свойства — это любые инструкции или переменные, используемые в данном поле, не все поля имеют параметры.
— Необязательные ключи — это любые необязательные параметры, доступные для данного поля. Для некоторых полей не предусмотрено ключей, кроме управляющих форматированием значений поля.
Если поле уже вставлено, то наведя курсор на поле и нажав правую кнопку мыши или тачпада, можно переключаться между кодом и значением поля по команде Коды/значения полей. То же действие будет выполнено и при нажатии на SHIFT+F9. Для внесения изменений выбираем в контекстном меню Изменить поле, появится диалоговое окно Поле. После изменения поле обязательно нужно обновить, выбрав Обновить поле или нажав F9.
Примеры
{PAGE \* alphabetic} |
Нумеровать страницы латинскими буквами. |
{STYLEREF "Заг 1" \l} |
Вставить текст выделенный стилем «Заг 1», поиск начать с конца текущей страницы. |
{DATE \@ "yyyy-MM-dd"} |
Вставить текущую дату в заданном формате. |
Сочетания клавиш для работы с полями:
CTRL+F9 |
Вставка нового поля. |
SHIFT+F9 |
Переключение между значением поля и его формулой. |
ALT+F9 |
Переключение между значениями полей и их формулами во всем документе. |
F9 |
Обновление значения текущего поля. Если выделен весь документ (CTRL+А), то обновятся поля во всем документе. |
CTRL+F11 |
Запретить обновление поля. |
CTRL+SHIFT+F11 |
Разрешить обновление поля. |
А теперь несколько примеров, когда это может пригодиться.
Нумерация страниц
При вставке номера страницы вставляется поле:
{PAGE \* MERGEFORMAT}, где
MERGEFORMAT — это способ вставки номера, при котором при изменении значения поля его форматирование сохраняется. Можно этот ключ не указывать. Одновременно можно ввести несколько нумераций страниц, например, сквозную и для каждой главы отдельно. При вставке номера в колонтитулы для разных разделов можно настраивать разные способы нумерации страниц.
Вместе с полем {PAGE} иногда используют поля {SECTION} (вставка номера текущего раздела) и {SECTIONPAGES} (вставка общего числа страниц в разделе).
Примеры
{PAGE}/{SECTIONPAGES } |
Страница/Общее_число_страниц |
{SECTION}.{PAGE} |
Номер_раздела.Номер_страницы |
{={PAGE}+2} |
Номер страницы + 2 |
{IF{PAGE}<>3 {PAGE}} |
Печатать номера на всех страницах кроме третьей. |
Обратите внимание, что при вводе поля, которое включает другие поля, как в последнем примере, надо повторно нажать CTRL+F9, чтобы появились «фигурные скобки».
Нумерация рисунков, таблиц, формул
Для создания числовых последовательностей используется поле {SEQ Название_последовательности}. Последовательность увеличивается на единицу каждый раз, когда встречается в тексте документа. У поля SEQ есть ключи, которые можно использовать для изменения значения, выводимого полем.
Последовательностей в документе может быть несколько. Предпочтительней для добавления новых использовать кнопку Создать, окна Название. В этом случае на новые последовательности можно будет ссылаться с использованием перекрестных ссылок.
Примеры
{SEQ Приложения \* ALPHABETIC} |
Последовательность Приложения, нумерация латинскими буквами. |
{SEQ Приложения \r 4} |
Начать (продолжить) последовательность с числа 4. |
{SEQ Приложение \c \* ALPHABETIC}.{SEQ Рисунок1 \* ARABIC} |
Название рисунка в виде Приложение.Рисунок (А.1). Ключ \c вставляет ближайший предыдущий номер последовательности. |
Перекрестные ссылки
Перекрестная ссылка — это поле, которое в месте вставки отображает значение, на которое ссылается. Перекрестная ссылка может отобразить ссылку на абзац, заголовок, закладку, рисунок, таблицу, формулу, сноску, перекрестную сноску и т.п. Команда Перекрестная ссылка для работы с перекрестными ссылками находится на вкладке Вставка в группе Ссылки. И продублирована на вкладке Ссылки в группе Названия.
При вызове команды появляется диалоговое окно Перекрестные ссылки, показанное ниже. В нем можно выбрать тип вставляемой ссылки, вид ссылки: название целиком, только текстовая часть названия, слова выше/ниже и т.п. В списке выбирается название объекта. Если ссылку Вставить как гиперссылку, то, нажав клавишу CTRL и щелкнув, можно будет перейти к объекту, на который она ссылается.
Рисунок 2 — Диалоговое окно Перекрестные ссылки
Перекрестных ссылок на один элемент может быть несколько.
Выбор поля для создания перекрестной ссылки зависит от ее типа. Используются поля REF, PAGEREF, NOTEREF, а в качестве номера _Refххх берется внутренний номер объекта в Word, поэтому удобнее с помощью диалогового окна сначала вставить перекрестную ссылку, а затем изменить ее внешний вид, если это необходимо, с использованием дополнительных ключей.
Очень удобно использовать перекрестные ссылки на Закладки. Создаем закладку: вкладка Вставка, группа Ссылки, команда Закладка, а затем используем перекрестную ссылку на эту закладку в тексте документа. В результате вводим один раз, например, название проекта, а затем на него только ссылаемся. В этом случае изменять название в тексте документа придется только один раз!
Примеры
{REF _Ref288727301 \h \* Lower} |
Вставить перекрестную ссылку на название объекта строчными буквами в виде гиперссылки. |
{NOTEREF _Ref289172085 \р} |
Вставить перекрестную ссылку на сноску в виде слов выше или ниже. |
{PAGEREF _Ref289171539} |
Вставить перекрестную ссылку на объект в виде гиперссылки на номера страницы. |
Оглавление
Хотя в Word 2010 существует удобная возможность для автоматического создания оглавления на основании структуры документа, можно вмешаться и в этот процесс, используя поля. Собирать оглавление из полей вида: {ТС "Название главы"}, которые надо расставить самостоятельно.
Поле оглавления обычно создается автоматически, хотя можно его ввести и вручную. Ниже приведены примеры использования поля.
Примеры
{TOC \o "1-1" \h \z} |
Вставить одноуровневое оглавление из стандартных стилей. Скрыть номера страниц при просмотре в режиме веб-документа (\z). Оформить элементы оглавления и номера страниц в виде гиперссылок (\h). |
{TOC \h \t "Глава;1; Параграф;2"} |
Собрать оглавление, используя нестандартные имена стилей структуры документа (\t). В кавычках даны названия стилей и уровни. |
{TOC \f \h \z} |
Собрать оглавление, используя поля TC (\f), а не уровни структуры документа. |
{ТС "Название главы"} |
Вставить элемент оглавления. |
Приведенные выше примеры использования полей показывают, что с их помощью можно облегчить работу при использовании Word 2010 для создания документов.
Попробуйте, и у вас все получится!