Советы по использованию Outlook. Учимся беречь время.

Уже несколько дней подряд я забываю заменить батарейки у мышки. Поэтому сегодняшнее утро началось с проверки почты и осознания того, что мои пальцы отказываются двигать курсор в направлении кнопок “Создать” и “Ответить”.
Именно в этот момент пришло озарение в виде 2-х сочетаний Ctrl+N и Ctrl+R. Субъективно ощущаемая экономия времени от этих сочетаний оказалась настолько велика, что я решилась поделиться с вами мелкими фишками в Outlook 2010, которые позволяют экономить время.

Для начала, самое простое и очевидное: основные сочетания клавиш.

  • Ctrl + N создает новое письмо, встречу, контакт, в зависимости от того, в каком разделе Outlook вы находитесь.
  • Ctrl + R отвечает на открытое или выделенное письмо
  • Ctrl + Shift +R заменяет кнопку "ответить всем"
  • Ctrl + F пересылает письмо
  • Ctrl + Alt + R отправить ответ, назначив встречу
  • Ctrl + Enter  отправляет ваше письмо. А вот с этим сочетанием поосторожнее. Из-за него у меня сегодня прямо из рук улетело недописанное письмо неправильному адресату.

 Теперь, когда вы вспомнили основы, я дам вам 5 советов:

1. Переключайтесь между почтой, календарем, заданиями и контактами с помощью сочетаний Ctrl+1 , Ctrl+2, Ctrl +3... Порядок цифр определяется порядком кнопок в левой нижней части окна Outlook. По Ctrl+1 у меня открывается почта, по Ctrl+2 - календарь.

 

2. Если у вас настроена сложная система папок, чтобы прочесть все новые письма, вам не обязательно переключаться между папками. Существует папка поиска Непрочитанное, в верхней левой части меню.

 

3. В Календаре можно использовать Ctrl+C, Ctrl+V для перенесения встреч. Иногда это самый простой способ.

4. Вложения в письма и встречи можно добавлять путем drag&drop. Избавляет от поисков пути к файлу.

5. Можно разрешить Outlook автоматически закрывать исходное письмо, после ответа на него.  Файл – Параметры - Почта – Ответы и пересылка. Поставьте галочку.

 

 У вас больше не будут образовываться десятки открытых  писем, среди которых так трудно отыскать то самое, неотвеченное.

Надеюсь, эти советы помогут вам не тратить лишних усилий на рутину.
=)