Советы по использованию Outlook. Учимся беречь время.
Уже несколько дней подряд я забываю заменить батарейки у мышки. Поэтому сегодняшнее утро началось с проверки почты и осознания того, что мои пальцы отказываются двигать курсор в направлении кнопок “Создать” и “Ответить”.
Именно в этот момент пришло озарение в виде 2-х сочетаний Ctrl+N и Ctrl+R. Субъективно ощущаемая экономия времени от этих сочетаний оказалась настолько велика, что я решилась поделиться с вами мелкими фишками в Outlook 2010, которые позволяют экономить время.
Для начала, самое простое и очевидное: основные сочетания клавиш.
- Ctrl + N создает новое письмо, встречу, контакт, в зависимости от того, в каком разделе Outlook вы находитесь.
- Ctrl + R отвечает на открытое или выделенное письмо
- Ctrl + Shift +R заменяет кнопку "ответить всем"
- Ctrl + F пересылает письмо
- Ctrl + Alt + R отправить ответ, назначив встречу
- Ctrl + Enter отправляет ваше письмо. А вот с этим сочетанием поосторожнее. Из-за него у меня сегодня прямо из рук улетело недописанное письмо неправильному адресату.
Теперь, когда вы вспомнили основы, я дам вам 5 советов:
1. Переключайтесь между почтой, календарем, заданиями и контактами с помощью сочетаний Ctrl+1 , Ctrl+2, Ctrl +3... Порядок цифр определяется порядком кнопок в левой нижней части окна Outlook. По Ctrl+1 у меня открывается почта, по Ctrl+2 - календарь.
2. Если у вас настроена сложная система папок, чтобы прочесть все новые письма, вам не обязательно переключаться между папками. Существует папка поиска Непрочитанное, в верхней левой части меню.
3. В Календаре можно использовать Ctrl+C, Ctrl+V для перенесения встреч. Иногда это самый простой способ.
4. Вложения в письма и встречи можно добавлять путем drag&drop. Избавляет от поисков пути к файлу.
5. Можно разрешить Outlook автоматически закрывать исходное письмо, после ответа на него. Файл – Параметры - Почта – Ответы и пересылка. Поставьте галочку.
У вас больше не будут образовываться десятки открытых писем, среди которых так трудно отыскать то самое, неотвеченное.
Надеюсь, эти советы помогут вам не тратить лишних усилий на рутину.
=)