SharePoint Migration bei der Apetito AG

Zwei Mitarbeiter der Apetito AG haben mir ihre Erfahrungen bei der Migration vom SharePoint Portal Server 2003 auf Office SharePoint Server 2007 umfassend beschrieben. Vielen Dank an Mario Krukow und Joerg Grave dafür!

Disclaimer: Der Artikel gibt die Sicht der beiden Autoren wieder, nicht meine oder die der Microsoft Deutschland GmbH

Gruß,
Steffen

Blog – PortalMigration

Im Jahr 2003 wurde bei der apetito AG in Rheine der SharePoint Portal Server 2003 eingeführt. Weitere Produkte im Auswahlprozess waren das IBM-Portal und das SAP-Portal. Mit diesem Produkt sollten die innerbetrieblichen Prozesse, Kommunikationsabläufe sowie der Informationsaustausch unter den einzelnen Abteilungen beschleunigt und verbessert werden. Zugleich sollte die Datenmenge, welche durch den E-Mailverkehr an Außendienstmitarbeiter entstand, verringert werden.

Der technische Aufbau der SPS2003 Umgebung beinhaltete folgenden Komponenten, ein physikalischer Server mit W2K3 Server, SQL2000 inkl. SP4 und SPS2003 inkl. SP2. Dieser Server wurde zu Beginn als Webfrontend, Anwendungsserver, Indexserver sowie DB-Server verwendet. Später wurde zusätzlich ein zweiter Server hinzugefügt, dieser fungierte dann als reiner Index-Server.

Während dieser Zeit stiegen die Forderungen der einzelnen Abteilungen nach Formularen, Workflows und DMS-Funktionalitäten inkl. Versionierung. Um diesen Forderungen teilweise gerecht zu werden behalfen wir uns mit selbst entwickelten Workflows und Office Dokumenten mit Makros.

Trotz dieser selbst entwickelten Features sind wir an die Grenzen des SPS2003 gestoßen.

Es war also unabdingbar auf die zukünftige neue Portal Version umzustellen, die wichtigsten Gründe für die Umstellung waren für uns:

• Inhaltsdatentypen
• Formservices
• Mehrstufige Workflows
• Excelservices
• Versionierung
• Archivierung

Anfang 2007 haben wir die Betaversion vom MOSS2007 installiert, um uns mit den neuen Funkionen vertraut zu machen. Zusätzlich informierten wir uns in Workshops bei HANSEVISION und Launchveranstaltungen über mögliche Migrationsschritte und neuer Funktionen.

Nach dem die endgültige Version auf dem Markt war versuchten wir die verschiedenen Migrationsschritte anhand von Whitepapern, in einer Testumgebung durchzuführen. Dazu wurde unsere vorhanden SPS2003 Serverfarm virtualisiert.

Unser Portal wies zum Zeitpunkt der Migration folgende Eigenschaften auf:

• DB-Größe ca. 50GB
• Anzahl der Sites: 828
• Anzahl der Webs: 2253

In der Testphase konzentrierten wir uns zuerst auf das Inplace-Upgrade und auf das Gradual-Upgrade, wir sahen in diesen beiden Verfahren einen geringeren administrativen Aufwand.

Nach dem diese Verfahren wegen des später beschriebenen Problems fehlgeschlagen sind, versuchten wir die DB-Migration. Der große Vorteil bei diesem Verfahren ist, dass die vorhandene SPS2003 Umgebung bei einer Migration im ReadOnly-Modus weiterhin online ist.

Auch dieses Verfahren schlug fehl, es gab diese Meldung im Upgrade-Log:

Microsoft.SharePoint.SPException:
Der Gruppenname ist leer, oder Sie verwenden eines oder mehrere der folgenden ungültigen Zeichen: " / \ [ ] : | < > + = ; , ? * ' @ ---> System.Runtime.InteropServices.COMException (0x8102004F): Der Gruppenname ist leer, oder Sie verwenden eines oder mehrere der folgenden ungültigen Zeichen: " / \ [ ] : | < > + = ; , ? * ' @ Daher kontaktierten wir den MS-Support. Nach vielen E-Mails, Log-Dateien und Telefonaten bekamen wir im 3. Quartal 2007 einen Hotfix: KB941653. (Hier auch noch mal einen Dank an den MS-Supporter Wolfgang Jäkel)

Dieser Hotfix löste unser Problem und wir führten das erste Mal eine erfolgreiche DB-Migration unserer vorhandenen SPS2003 Umgebung durch.

Inzwischen konnten wir uns auch auf das MS-Press Buch „Office SharePoint Server 2007 –Das Handbuch“ stützen, um die Migration und nachträgliche administrative Aufgaben zu erledigen. Zusätzliche nahmen wir die Unterstützung von HANSEVISION in Anspruch, um uns die Struktur und Verwaltung von MOSS2007 zu verdeutlichen.

Wichtige Informationen zur Migration und zu neuen Funktionen erhielten wir auch auf der SharePoint Konferenz 2008 in Frankfurt. Durch die Vorträge und die Kontaktaufnahme mit Steffen Krause konnten wir noch einige offene Fragen klären.

Während der Testphase protokollierten wir jeden Schritt zum Aufbau der zukünftigen Umgebung, damit die Migrationsphase so Reibungslos wie möglich durchgeführt werden konnte.

Die neue Serverfarm sollte aus 3 separaten virtuellen Servern bestehen, obwohl in jeder BestPractise Anleitung und auch vom MS-Support abgeraten wird eine virtuelle Serverumgebung zu verwenden entschieden wir uns für diese Lösung:

Server Eigenschaften:

• DB-Server: W2K3 Std. 64Bit SP2, SQL2005 Std. 64Bit SP2, 2 CPUs, 4GB Ram
• Webfrontend-Server: W2K3 Std. 32Bit SP2, 2 CPUs, 4GB Ram
• Anwendungs-Server: W2K3 Std. 32Bit SP2, 2 CPUs, 4GB Ram

Die Entscheidung auf eine 64Bit Umgebung für den DB-Server lässt sich damit begründen, dass hier die Arbeitsspeicher bis auf 32GB in der W2K3 Server Std. erweitert werden kann.

Die MOSS2007 Umgebung sollte natürlich auch wie die SPS2003 Umgebung eine Verbindung mit der vorhandenen AD und dem Exchange haben. Anbindungen an weitere Systeme sollen in der Produktivumgebung über Webdienste erfolgen.

Geplante und Produktivumgebung: Siehe Abbildung:

Ablauf der eigentlichen Migration:

Wir Informierten die Anwender das zum Zeitpunkt x, keine neuen Daten in die vorhandene SPS2003 Umgebung geladen werden sollten. Ein ReadOnly auf die DBs hätte zufolge gehabt das andere Anwendungen die mit dem Portal kommunizierten nicht mehr funktioniert hätten.

Für die Datenbank Migration sicherten wir mit SQL-Boardmitteln die Content-DB, diese beinhaltet das gesamte Portal mit Dokumenten, Bibliotheken usw. Zusätzlich zur Content-DB muss auch noch die Prof-DB gesichert werden, diese enthält sämtliche Benutzerprofile und „Mysite“ – Einstellung.

Diese Beiden Datenbanken wurden dann auf dem neuen SQL-Server wiederhergestellt. Nach der Wiederherstellung musste das ldf-File der Content DB auf automatische maximale Vergrößerung eingestellt werden. Der Schritt darf nicht ausgelassen werden, da ansonsten das Transaktionsprotokoll voll läuft und der Migrationsablauf abgebrochen wird. Als Faustregel sollte für die DB-Migration der freie Festplattenspeicherplatz das 3fache der Content-DB betragen.

Während der Rücksicherung installierten wir Vorbereitend, die MOSS2007 Umgebung und nahmen die Grundkonfigurationen vor. Ein wichtiger Schritt war hierbei auch die Installation des Hotfixes welcher die Fehler während der Migration behob.

Nach der DB-Rücksicherung und der Grundkonfiguration der MOSS2007 Umgebung konnten wir mit dem Befehl „stsadm –o addcontentdb“ die Inhaltsdatenbank anfügen, diese Phase der Migration dauerte ca. 7Std bis die Meldung einer erfolgreichen Migration in der Konsole eingeblendet wurde.

Um die Profildatenbank in die neue Umgebung mit einzubinden, mussten vorbereitende Maßnahme für den zukünftigen SSP durchgeführt werden. Für den SSP erstellten wir eine neue Webanwendung mit einem eigenen Port für den Zugriff auf SSP-Admin Site. Anschließend wurde die Prof-DB mit dem Befehl „stsadm –o restoressp“ in die neue Portal Umgebung mit eingebunden.

Nach dem die Datenbanken an in die neue Portal Umgebung integriert waren, installierten wir noch einen weiteren Hotfix (KB 937207, auch in SP1 enthalten) für die „Create Mysite“ – Funktion. Außerdem wurden die beiden SP1 für den WSS 3.0 und den MOSS2007 installiert.

Da unsere Planung auch eine Aufteilung der Daten in der Content DB vorsah, entschieden wir uns die Inhalte der Abteilungsbereiche und in die der Websites/Teamsite zutrennen. Hierfür exportierten wir die gesamten Web-/Teamsites mit dem Befehl „stsadm –o export“ auf ein File-Laufwerk. Damit die Inhalte auch später in einer separaten Datenbank importiert werden konnten, wurde mit dem Befehl „stsadm –o createsiteinnewdb“ eine neue Sitecollection erstellt. Der nachfolgende Import wurde auch wieder mit „stsadm“ durchgeführt. Den Export- und Importvorgang steuerten wir über Batchdateien.

Die Aufgliederung des Portales in Abteilungsbereiche und Web-/Teamsites wurde von uns auch Layout technisch angepasst, damit sofort erkennbar ist in welchem Bereich sich der Anwender befindet.

Abteilungsbereich

Web-/Team-/Projektsites

Die DB-Migration ist ein sehr Aufwendiger Prozess, der viele nachträgliche administrative Arbeiten erfordert. Diese Arbeiten beinhalten z.B.: Berechtigungen im Portal setzen, Url-Pfade anpassen, Sites auf Websitedefinitionen zurücksetzen, Layout anpassen, Suche einrichten usw. Die Darstellung dieser Arbeiten würde aber diesen Artikel sprengen.

Den Prozess der Migration führten wir über ein Wochenende durch und wir benötigten Insgesamt 3 Tage für ein funktionstüchtiges Portal auf MOSS2007.

Abschließendes Fazit:

Die Portal Migration auf das neue System ist zwar aufwendig, aber in der Aussicht auf die neuen Funktionen ist es unabdingbar. Im Großen und Ganzen hat diese Migration nach anfänglichen Schwierigkeiten ganz gut geklappt, zwar hat sich das ausrollen der neuen Version durch den Fehler um gut 3 Monate verschoben aber das neue funktionierende Portal ist der Lohn dafür.

Als Wildcardsuche haben wir die Ontolica Search implementiert, diese funktioniert perfekt.

Zurzeit sind wir dabei noch nachträgliche administrative Tätigkeiten zu erledigen.

In die neuen von unseren Abteilungen geforderten Funktionen wie z.B. Workflows und Formservices, arbeiten wir uns Stück für Stück ein, die ersten Webformulare mit Workflows sind produktiv.

Die Sicherung der Umgebung führen wir mit SQL-Bordmitteln durch. Um die Backup/Restore Vorgänge in naher Zukunft zu optimieren, suchen wir noch nach optimalen Lösungen darunter z.B.: auch der DPM2007 von Microsoft. Hierzu werden wir uns die kommenden Webcasts von Steffen Krause im April ansehen.

Für weitere Informationen im Bezug auf Administration und auch DB-Migration, können sich die Blog-Leser auch direkt an uns wenden. Wir helfen gern.

Anbei unsere Kontaktdaten:

Joerg Grave
staatl. geprüfter Betriebswirt EDV
Organisationsberater IT-Kundensysteme
apetito AG, Bonifatiusstr. 305, 48432 Rheine
E-Mail: joerg.grave@apetito.de

Mario Krukow
MCITP/DBA for SQL 2005 & MCSE 2003 Sec
Fachinformatiker FR Systemintegration
apetito AG, Bonifatiusstr. 305, 48432 Rheine
E-Mail: mario.krukow@apetito.de