中小企必備簡化工作流程的8大貼士

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01/04/2016

Microsoft 的 Office 大家可能已經用慣用熟，可是除了用來打打字、製作簡報、報表之外，
你還知道其他新功能嗎？讓我們為你介紹 Office 365 和 Office 2016 的 8 個使用小貼士，
讓你和你的工作團隊更加得心應手！

1. 登入 Office.com 　輕鬆管理用戶授權

現在你不再需要坐在辦公室的電腦前，也可輕鬆更改使用 Office 權限設定，新增或移除
員工的 Office 365 使用授權，還可以設定控制裝置的授權。

2. 新增 Sway 工具　讓產品匯報更方便

最新版本的 Office 365 還新增了一個簡單工具 Sway 。如果你想做產品匯報， Sway 就既方便
又實用了。你可以在 Sway 簡報內上載相片或影片、加入產品概覽、圖表，更可以嵌入社交媒體
元素，如 Twitter 推文、YouTube 影片和 Google 地圖等（從內嵌中加入 HTML 碼），這樣，
你就可以充分利用社交媒體的潮流和優勢了。

3. Excel 全新圖表　助你更精準預測數據

在最新的 Excel 2016 裏，你只要輸入所需數據，就能利用線性或指數函數進行預測，更準確地
掌握未來的銷售量和業績表現。

4. 利用 Powerpoint 錄影　無需專業技巧

如果你還在煩惱錄製熒幕需要額外的軟件，利用 Powerpoint 2016 的熒幕錄影就不用麻煩了。
你可以錄取整個熒幕，或只選取錄影部分熒幕畫面，無需技術知識也可以製作影片，介紹軟件
操作或工作流程時就更加方便清晰。

5. OneDrive 雲端　讓你多人同步處理文件

只要把檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint ，你和你的團隊不但能隨時處理 Word 、 Excel 和
Powerpoint 檔案，還可以多人同步修改同一份文件，相比以往要「一個人改完交給下一個改」的
工作方式省時、高效率得多，而且要在匯報或會議時臨時修改也更加方便。值得注意的是，除了
在網上，你也可以在軟件上同步修改文件。

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6. Office 365 可讓你安裝在 15 部裝置上

現在，訂閱 Office 365 後，每人可以在不同裝置安裝 15 次，除了 Windows 外， Android 和 Mac
也可安裝，而且程式還會自動保持更新：當它們更新至 Office 2016 後，其他的流動平台如 Android 、
iOS 、 Windows 10 等的 Office 程式也會自動更新，確保不同裝置都能正常顯示你的文件。

7. 最新 Word 功能　可修改 PDF 檔案

使用最新的 Office 365 ，你就可以透過 Word 來開啟並修改 PDF 檔案。

8. 用 Excel 問卷收集資料　即時製作圖表

利用網上問卷收集資料是很常見的做法，問題是，要把收集得來的數據逐一輸入 Excel ，應該會令
不少人抓狂！其實，你只需要用 Excel 問卷便可。到 OneDrive 選擇「新增」→「 Excel 問卷」，
開始草擬各項問題：你可以輸入問題，設定問題的類別（如文字題、選擇題等），以及問題是否必答。
當你準備好了，就可以把問卷的連結傳送給其他人了。