中小企必備 簡化工作流程的8大貼士


Microsoft 的 Office 大家可能已經用慣用熟,可是除了用來打打字、製作簡報、報表之外,
你還知道其他新功能嗎?讓我們為你介紹 Office 365 和 Office 2016 的 8 個使用小貼士,
讓你和你的工作團隊更加得心應手!

 

1. 登入 Office.com  輕鬆管理用戶授權

現在你不再需要坐在辦公室的電腦前,也可輕鬆更改使用 Office 權限設定,新增或移除
員工的 Office 365 使用授權,
還可以設定控制裝置的授權。

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2. 新增 Sway 工具 讓產品匯報更方便

最新版本的 Office 365 還新增了一個簡單工具 Sway 。如果你想做產品匯報, Sway 就既方便
又實用了。你可以在 Sway 簡報內上載相片或影片、加入產品概覽、圖表,更可以嵌入社交媒體
元素,如 Twitter 推文、YouTube 影片和 Google 地圖等(從內嵌中加入 HTML 碼),這樣,
你就可以充分利用社交媒體的潮流和優勢了。

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3. Excel 全新圖表 助你更精準預測數據

在最新的 Excel 2016 裏,你只要輸入所需數據,就能利用線性或指數函數進行預測,更準確地
掌握未來的銷售量和業績表現。

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4. 利用 Powerpoint 錄影 無需專業技巧

如果你還在煩惱錄製熒幕需要額外的軟件,利用 Powerpoint 2016 的熒幕錄影就不用麻煩了。
你可以錄取整個熒幕,或只選取錄影部分熒幕畫面,無需技術知識也可以製作影片,介紹軟件
操作或工作流程時就更加方便清晰。

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5. OneDrive 雲端 讓你多人同步處理文件

只要把檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint ,你和你的團隊不但能隨時處理 Word 、 Excel 和
Powerpoint 檔案,還可以多人同步修改同一份文件,相比以往要「一個人改完交給下一個改」的
工作方式省時、高效率得多,而且要在匯報或會議時臨時修改也更加方便。值得注意的是,除了
在網上,你也可以在軟件上同步修改文件。

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6. Office 365 可讓你安裝在 15 部裝置上

現在,訂閱 Office 365 後,每人可以在不同裝置安裝 15 次,除了 Windows 外, Android 和 Mac
也可安裝,而且程式還會自動保持更新:當它們更新至 Office 2016 後,其他的流動平台如 Android 、
iOS 、 Windows 10 等的 Office 程式也會自動更新,確保不同裝置都能正常顯示你的文件。

 

7. 最新 Word 功能 可修改 PDF 檔案

使用最新的 Office 365 ,你就可以透過 Word 來開啟並修改 PDF 檔案。

 

8. 用 Excel 問卷收集資料 即時製作圖表

利用網上問卷收集資料是很常見的做法,問題是,要把收集得來的數據逐一輸入 Excel ,應該會令
不少人抓狂!其實,你只需要用 Excel 問卷便可。到 OneDrive 選擇「新增」→「 Excel 問卷」,
開始草擬各項問題:你可以輸入問題,
設定問題的類別(如文字題、選擇題等),以及問題是否必答。
當你準備好了,就可以把問卷的連結傳送給其他人了。

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網上購買 (可按月收費,由每月HK$39起)

Office 365有多個版本,適合只需要專業電郵服務、Office應用程式、OneDrive for Business 雲端服務或
自組選擇的中小企,立即於網上購買,即時簡化您的工作流程。

 

 

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