333 tipů pro Office 2016 (281. - 285.)

281.     Jak změnit vlastnosti účtu?

Pokud z nějakého důvodu chcete změnit vlastnosti emailového účtu, je tak možné učinit v nabídce Soubor – Informace, kde se v horní části nachází rozbalovací nabídka pro výběr aktivního účtu a hned pod ní velké tlačítko Nastavení účtu. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí další nabídka, kde zvolte první položku a otevře se okno Nastavení účtu, kde na záložce E-mail je vidět seznam všech účtů. Kliknutím na tlačítko Změnit máte možnost změnit typ zabezpečení, šifrování, adresy POP3/IMAP a SMTP serverů apod.

282.     Jak smazat nepotřebný účet?

Pokud již z nějakých důvodů nepotřebujete pracovat s určitou emailovou schránkou v aplikaci Outlook, je možné tento účet odstranit. Odstraní se tím samozřejmě pouze účet z aplikace Outlook, vaše emailová schránka zůstane zachována. Důležité je si jen uvědomit, zda se nejedná o POP3 účet a zda nemáte všechny zprávy stažené do aplikace Outlook. Po zrušení účtu v Outlooku a následném přihlášení přes webové rozhraní emailové schránky byste totiž nalezli jen prázdnou složku Doručená pošta. U ostatních účtů se takového problému obávat nemusíte. Smazání účtu provedete stejným postupem jako v předchozím tipu, kde v okně Nastavení účtu na záložce Email vyberte účet, který chcete smazat a klikněte na tlačítko Odebrat.

283.     Jaká je maximální velikost poštovní schránky?

Maximální velikost poštovní schránky je vlastnost, která s aplikací Outlook nemá nic společného a je závislá na kapacitě, kterou vám přidělil poskytovatel vaší emailové schránky (Seznam.cz, Centrum, Microsoft (Hotmail), Google (Gmail) apod.). V dnešní době ale všichni větší poskytovatelé emailových účtů nabízejí schránky o kapacitách v řádu GB, takže se při běžném používání nemusíte vyčerpání kapacity obávat. U serverů typu Exchange je tato volba závislá na administrátorovi takového serveru a stav a kapacitu vaší schránky je možné vidět v nabídce Soubor – Informace.

284.     Jak vložit snímek obrazovky do emailu?

I do poštovní zprávy lze podobně jako v jiných aplikacích sady Office vložit tzv. snímek obrazovky. Jedná se o přesný otisk aplikace nebo celé obrazovky, kterou v té chvíli vidíte u sebe na počítači. Tato funkce má využití v případě, že potřebujete od někoho, aby pomocí emailu vyřešil váš problém, a bylo by moc složité vysvětlovat, co u sebe na obrazovce vidíte nebo jaká se zobrazuje chybová hláška. Proto stačí v režimu psaní emailové zprávy klepnout na kartu Vložení a ve skupině Ilustrace na položku Snímek obrazovky. Ze zobrazené nabídky si pak jen vyberte, který snímek chcete do emailu vložit, případně si vytvořte vlastní výřez.

285.     Jak najít potřebný email?

Čím více budete mít ve své poštovní schránce emailových zpráv, tím horší bude orientace v nich. Proto je v Outlooku zabudována naprosto zásadní funkce – vyhledávání. Stačí jen ve složce, v níž chcete email hledat (Doručená pošta, Odeslaná pošta….), zadat nad seznam zpráv do pole Prohledat hledaný text. Je jedno, zda se jedná o jméno odesílatele, předmět emailu nebo část obsahu nějaké zprávy, Outlook umí hledat ve všech těchto oblastech. Vyhledávání zpráv je v Outlooku také možné spustit pomocí klávesové zkratky Ctrl + E.

Autor: Karel Klatovský