Používáme OneDrive - 2.díl

Soubory

Nahrávání souboru

OneDrive je využíván predevším jako datové úložište, proto si pochopitelne casto nevystacíte pouze s prostým vytvárením složek, ale je vhodné do techto složek i nejaké soubory umístit. To provedete tak, že si vybranou složku v seznamu složek otevrete klepnutím na její název a následne klepnete na príkaz Nahrát v horní cásti okna. Zobrazí se klasické dialogové okno pro výber souboru z pocítace.

Druhým zpusobem nahrávání souboru je možnost rovnou pretáhnout vybrané soubory do zobrazené složky, a to bez nutnosti klepnutí na tlacítko Nahrát. Stací tedy napr. v Pruzkumníkovi systému Windows soubory oznacit a prostým pretažením do práve otevrené složky ve službe OneDrive je zacít do úložište nahrávat.

Rychlost nahrávání je pochopitelne závislá jednak na velikosti vybraných souboru, jednak na odchozí rychlosti vašeho internetového pripojení (tzv. uploadu). Po vybrání souboru, které chcete do svého úložište odeslat, se okno zavre a zobrazí se v pravém horním rohu prohlížece ukazatel stavu nahrávání a vy máte možnost se službou OneDrive nezávisle na práve probíhajícím uploadu dále pracovat. A na konec jedno upozornení, v rámci služby OneDrive je možné nahrávat pouze soubory, nikoliv složky.

Práce se soubory

Do úložište OneDrive je možné nahrávat jakékoliv soubory. Pokud máte již ve službe OneDrive nejaký soubor umísten, je možné s ním v závislosti na tom, o jaký soubor se jedná, dále pracovat. Jestliže se jedná o dokument vytvorený v sade Microsoft Office v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a OneNote, je možné s ním dále pracovat, dokonce jej i upravovat, viz další kapitola. Dále jsou podporovány PDF soubory a textové soubory ve formátu txt. Možné operace, které lze s daným souborem provést, se zobrazí opet po klepnutí pravého tlacítka myši na souboru nebo po zaškrtnutí pole pred souborem a vybrání príkazu v nabídce v pravé cásti okna. Mezi príkazy, které se zobrazí u všech typu souboru, patrí Stáhnout, Presunout do, Kopírovat do, Prejmenovat, Odstranit a Vložit. Co který príkaz delá, je pochopitelné již z jeho názvu a je analogický práci se složkami.

Z hlediska vkládání na web na první pohled není rozdíl mezi složkami a soubory, stací klepnout pravým tlacítkem na vybranou položku, z nabídky vybrat príkaz Vložit a vygenerovaný HTML kód vložit na svou webovou stránku. Nicméne u souboru aplikací Excel a PowerPoint se namísto prostého odkazu na stránku vloží soubor jako takový a na této stránce je zobrazen obsah tohoto souboru. Výsledkem je, že návštevník daného webu neuvidí pouze odkaz na soubor, ale i jeho obsah. To se hodí napr. pro rychlé prohlédnutí vložené prezentace nebo tabulky. Školy tak mohou napr. mít jídelní lístek ve formátu aplikace Excel, a pokud si jej tímto zpusobem vloží na web, stací pouze online editovat jídelní lístek ve službe OneDrive a zmeny budou ihned promítnuty na web.

Jakmile zacnete OneDrive využívat více, asi brzy zjistíte, že i pres prehlednou adresárovou strukturu se muže stát, že nebudete moci najít nejaký soubor. Proto se v levém horním okraji stránky OneDrive nachází dialogové okno pro prohledávání celého úložište. Stací tedy zadat název (nebo jeho cást) soubor a ihned vidíte výsledek vyhledávání, ve kterém si mužete soubor rovnou otevrít, provést s ním libovolné úpravy, podívat se na stav sdílení, datum poslední zmeny, jeho skutecné umístení a velikost.

Koš

Zajímavou a potrebnou funkcí, která nebyla ve službe OneDrive od pocátku, je funkce koše. Drív totiž po odstranení souboru nebylo možné jej nijak obnovit. Odkaz na koš naleznete v levém dolním rohu okna. Mužete zde obnovit vybrané položky, všechny položky nebo podobne jako na klasickém pocítaci koš zcela vysypat. Podobne jako u bežných souboru i zde mužete výpis souboru radit a to klepnutím na název príslušného sloupce. Není tak problém zjistit, jaký soubor v koši zabírá nejvíce místa, popr. jaký soubor byl odstranen naposledy.

Fotografie

Velice duležitou soucástí služby OneDrive je práce s fotografiemi. Jak již bylo zmíneno, pokud ve službe OneDrive vytvoríte složku a do ní umístíte fotografie, OneDrive to automaticky pozná a zobrazí vám ji jak v cásti Soubory, tak i v položce Všechny fotky, a to dokonce ve vzhledu webové fotogalerie. Nahrávání fotografií do složek je stejné jako nahrávání bežných souboru. Jestliže tedy klepnete v levé horní cásti na položku Všechny fotky, zobrazí se prehledne seznam všech fotoalb, které ve OneDrive máte umísteny. Razení v tomto prípade probíhá dle data od nejnovejšího po nejstarší.

Druhou možností, jak si zobrazit fotky, je prímo v položce Soubory otevrít složku s fotkami. V závislosti na tom, jak máte nastaveno zobrazení souboru, se bud složky zobrazí jako prostý seznam nebo jako prehled miniatur. U každé složky je videt náhled nekterých fotek ze složky (který se dynamicky mení) a navíc je zde zobrazen pocet souboru uvnitr složky.

Po klepnutí na náhled složky (v zobrazení Soubory) se zobrazí veškeré fotografie uvnitr dané složky, opet v jednotlivých náhledech. A podobne jako u souboru, i zde máte možnost klepnout pravým tlacítkem myši na nekterou z fotek a vybrat si, co s fotkou chcete provést. Mužete ji otevrít, stáhnout, sdílet, vygenerovat odkaz pro vložení, prejmenovat, odstranit, presunout na jiné místo, kopírovat do jiné složky, zobrazit vlastnosti souboru nebo otocit. Nicméne pokud budete chtít nekomu ukázat napríklad fotografie z dovolené, težko si je bude zobrazovat v takto malých náhledech. Proto je pochopitelné, že po klepnutí na vybranou miniaturu obrázku je možné si jej zvetšit.

Po klepnutí na fotku se také v pravé cásti okna zobrazí podrobné informace o fotce, prevážne tzv. EXIF informace jako jsou rozlišení fotky, cas porízení, nastavení fotoaparátu pri focení a pokud EXIF informace obsahuje i místo porízení, vidíte rovnou i mapu s vyznacením, kde byla fotka porízena.

V režimu zobrazení jednotlivých fotek se pak ukazují další velice prínosné možnosti úložište OneDrive. V dolní cásti okna máte k dispozici filmový pás s náhledy jednotlivých fotografií, takže víte hned smerem dopredu i zpet, jaké fotky se zde nacházejí. Po klepnutí na velký náhled fotky je možné ješte navíc tento filmový pás skrýt a zobrazit fotku témer pres celou obrazovku. V režimu prohlížení je pak možné na další a predchozí fotky se presouvat kurzorovými klávesami nebo pomocí šipek, které se zobrazí po najetí kurzoru za levý nebo pravý okraj fotky. Asi ale sami tušíte, že takové prohlížení není zrovna efektivní a že by bylo mnohem snazší, kdyby se fotky prepínaly automaticky. I to je ve službe OneDrive možné a lze tak ucinit klepnutím na príkaz Prehrát prezentaci, který se nachází po otevrení fotky v horním pásu príkazu.

V režimu prezentace se skryjí všechny okolní panely a nabídky a zacnou se v intervalu trí sekund prehrávat všechny fotografie i videa a vy se mužete nerušene kochat nádhernými snímky. Režim prezentace mužete ukoncit stisknutím klávesy Esc, další stisk této klávesy vás presune do režimu náhledu všech fotek v daném albu a tretí stisk do seznamu všech fotoalb ve vašem úložišti.

Nedávné

Z fotogalerie se presunme opet na hlavní stránku úložište OneDrive (to ostatne mužete udelat kdykoliv klepnutím na logo služby OneDrive v horním levém rohu). V nabídce v levé cásti okna se nachází pod položkou Soubory další, casto využívaná položka, Nedávné . Jedná se o seznam dokumentu, se kterými jste v poslední dobe pracovali. Zde se ale dokumenty, jak již z názvu této složky vyplývá, radí podle data posledního otevrení. Je to obdobná nabídka, co se funkcionality týce, jako je nabídka Poslední dokumenty ve standardních aplikacích Word, Excel apod. Jedná se o skutecné soubory z nabídky Dokumenty, kde se tyto soubory nacházejí, a proto s nimi mužete i v položce Nedávné pracovat naprosto stejným zpusobem jako v Dokumentech. Pokud si tedy napr. prejmenujete nebo smažete soubor ve složce Nedávné , tato zmena se projeví i ve skutecném umístení daného souboru v nabídce Dokumenty.

Sdílené dokumenty

Na zacátku této prírucky byla nekolikrát pri popisu práce se soubory zmínena možnost jejich sdílení. Abyste meli prehled o tom, jaké soubory jsou s vámi sdíleny, nachází se jako poslední v levé cásti stránky nabídka Sdílené . Po klepnutí na její název se zobrazí seznam dokumentu, které mužete prohlížet nebo upravovat. Pozor na fakt, že se (krome první položky) nejedná o soubory uložené ve vašem úložišti OneDrive a že pokud nekterý z techto souboru smažete (za predpokladu, že k tomu máte nastavena oprávnení), tento soubor se smaže i z úložište daného uživatele, který vám soubor nasdílel. Na jednu stranu to možná nekterí berou jako bezpecnostní riziko, na druhou stranu je nutné vzít v potaz, že proto existují v úložišti OneDrive ruzné možnosti oprávnení, a pokud tedy nekomu soubor kompletne nasdílíte, máte k tomu duvod. Stejne tak ale existují desítky situací a využití, kde se naopak hodí to, že nepotrebný soubor mohou mazat všichni uživatelé s daným oprávnení.

Office Online

Jak již bylo napsáno, OneDrive není sice jedinou službou, která nabízí úložný prostor na internetu, nicméne z hlediska datového prostoru a dalších funkcí se jí težko nejaká jiná vyrovná. Pokud pominu již nekolikrát zminovanou kapacitu úložného prostoru o velikosti 7 GB, tak druhou nejvetší výhodou je online sada kancelárských aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote, která má souhrnný název Office Online. S cím dál vetším prechodem uživatelu a spolecností do cloudového prostredí se také musí zcela zásadne zmenit zpusob fungování a využívání aplikací a Office Online plne ukazují a dokazují, jak se to má delat. V rámci bežného internetového prohlížece mužete naprosto z jakéhokoliv pocítace pripojeného na internet nejenom prohlížet dokumenty vytvorené ve zminovaných aplikacích, ale hlavne je i vytváret a na vytvárení spolupracovat i s více uživateli. A není vubec nutné, aby na daném pocítaci byla nainstalována jakákoliv verze klasického kancelárského balíku Microsoft Office. I tak ale celá sada Office Online, co se týce vzhledu, kopíruje co nejvernejším zpusobem kancelárský balík Microsoft Office 2013, aby prechod do cloudového prostredí byl pro bežné uživatele príjemnejší a rychlejší.

Vytvorení nového dokumentu

Soubory sady Office mužete do úložište OneDrive nahrávat pres príkaz Nahrát. Nicméne je možné je i rovnou online vytváret, a to za pomocí nabídky Vytvorit v horní cásti okna. Otevrete si tedy složku ve službe OneDrive, v níž chcete soubory vytvorit, a klepnete na tlacítko Vytvorit. Následne jen vyberte, jaký typ dokumentu chcete vytvorit.  Po vybrání typu dokumentu se rovnou spustí webová verze príslušné aplikace a vy mužete okamžite zacít práci na dokumentu.

Práce s existujícími dokumenty

V predchozí kapitole bylo zmíneno a na obrázkách i demonstrováno, že kontextová nabídka s príkazy se mení v závislosti na tom, s jakým typem souboru chcete pracovat, a že u již vytvorených dokumentu sady Office máte navíc tyto další možnosti:

Otevrít ve... – po výberu tohoto príkazu máte možnost ihned zobrazit daný dokument tak, jak byl vytvoren. V tomto režimu je možné celým dokumentem procházet, menit velikost náhledu dokumentu, prohledávat dokument ci jej sdílet. Taktéž je možné dokument v prohlížeci upravit nebo jej otevrít v príslušné aplikaci sady Office (za predpokladu, že je tato aplikace v pocítaci nainstalována.) V nabídce Soubor (která graficky kopíruje stejnojmennou nabídku v sade Office 2013) jsou pak další príkazy pro práci se souborem, jako jsou Tisk, Uložit jako, Sdílet a další.

To, že je možné dokumenty v rámci internetového prohlížece otevírat, zase tak prekvapivé není (vzhledem k dnes dostupným technologiím na webu). 

Co ale ze služby OneDrive ciní skutecnou online kancelár se vším všudy, je práve možnost online úpravy dokumentu. Stací, abyste klepli po otevrení souboru na položku Upravit dokument – Upravit v aplikaci a otevre se vám dokument v režimu úprav vcetne nástroju na pásu karet tak, jak jej znáte ze sady Microsoft Office 2013. Na první pohled zde nekteré karty chybí, jedná se ale zejména o pokrocilé funkce dané aplikace, kterých by prozatím vetšina uživatelu stejne využívala spíše v klasické aplikaci. Na druhou stranu je nutno podotknout, že spolecnost Microsoft neustále pridává jednotlivé karty a funkce, které jsou tak ihned dostupné milionum uživatelu po celém svete. Pokud se ale podíváte podrobneji na dostupné funkce, tak napr. v aplikaci Word Online zjistíte, že pro vytvorení bežného dokumentu vám nic nechybí. Na kartách sou v dobe psaní této prírucky dostupné zejména funkce pro práci se schránkou, formátování písma, formátování odstavce, styly, kontrola pravopisu, vkládání tabulek, obrázku a hypertextových odkazu apod.

Upravit ve – pokud po otevrení dokumentu klepnete na položku Upravit dokument – Upravit ve + název aplikace, je možné otevrít online dokument v príslušné desktopové aplikaci a dodelat na nem nekteré další úpravy ci pokrocilé funkce, které v online aplikaci dostupné nejsou. A pokud dokument upravujete v sade Microsoft Office 2013 (která je již na cloudové prostredí a online úložište OneDrive plne pripravena), máte možnost jej pres nabídku Soubor – Uložit rovnou zpet uložit na OneDrive.

Historie verzí – pomocí tohoto príkazu máte možnost se vrátit k nekteré z predchozích verzí daného dokumentu. OneDrive totiž prubežne ukládá verze dokumentu, se kterými pracujete, a vytvárí jejich kopie tak, jak vypadaly pred další zmenou. Po klepnutí na tento príkaz máte tedy možnost si nechat zobrazit predchozí verze dokumentu a prípadne jej do tohoto stavu obnovit nebo si starší verzi stáhnout.

Pokud jste již práci s daným dokumentem ukoncili a chcete se vrátit do úložište OneDrive, máte nekolik možností. První z nich je klepnutí na odkaz OneDrive ve zcela horní cásti okna. Druhou možností je pak v nabídce Soubor vybrat poslední príkaz Zavrít.