Excel のドキュメント プロパティと SharePoint ドキュメント ライブラリ列の連携方法


こんにちは。SharePoint サポートの大竹です。
今回は、SharePoint Server 2010 および 2013 にて、Excel のドキュメント プロパティとドキュメント ライブラリの列を連携させる方法についてご案内します。

以下の記事と記載内容が一部重複いたしますが、本記事では、SharePoint 2010 についても記載させていただいております。
また、間違いやすい設定項目として “すべてのコンテンツ タイプに追加” チェックボックスを使用した設定方法についてご説明させていただきます。
 
タイトル : Excel 2013 セルと SharePoint ドキュメント ライブラリ列の連携方法
アドレス : http://blogs.technet.com/b/sharepoint_support/archive/2014/06/27/excel-2013-sharepoint.aspx
 
 
<目次>
———–
1.  Excel のドキュメント プロパティの設定
2.  SharePoint ドキュメント ライブラリの設定
3. 確認方法
———–

1. Excel のドキュメント プロパティの設定
本手順では、Excel 2013 での操作方法についてご案内いたします。
 
1)  Excel 2013 を起動します。
2)  [ファイル] タブ – [プロパティ] – [詳細プロパティ] をクリックします。
3)  “プロパティ” ダイアログで、[ユーザー設定] タブをクリックします。
4)  [プロパティ名] に名前 (例 : Book プロパティ) を入力し、値を設定して、[追加] ボタンをクリックします。

5)  上記設定をした Excel ファイルを、[ファイル] – [名前を付けて保存] をクリックし、ローカルコンピュータ内に保存します。

2. SharePoint ドキュメント ライブラリの設定
 
1)  新しい SharePoint ドキュメント ライブラリを作成します。
2)  ライブラリの設定ページで、[詳細設定] をクリックします。
3)  詳細設定ページ “コンテンツ タイプの管理を許可する” に [はい] を選択します。
 
[SharePoint 2010]

 
[SharePoint 2013]

  
4) ドキュメント ライブラリのページ (AllItems.aspx) に戻り [ライブラリ] タブ [列の作成] をクリックします。
5)  上記手順で作成したプロパティ名と同じ名前 (例 : Book プロパティ) で列名を設定します。
6)  “列の作成” 画面で “すべてのコンテンツ タイプに追加” チェックボックスのチェックを外して [OK] をクリックします。
 
[SharePoint 2010]

  
[SharePoint 2013]

  


3. 確認方法

 
上記手順 1 にてドキュメント プロパティを設定した Excel ファイルを、手順 2 にて列を追加したドキュメント ライブラリにアップロードします。
Excel ファイルのプロパティ値に設定した値 (例 : Sample Data) が、追加いただいた列の値として反映されることをご確認ください。
 
[SharePoint 2010]
  
[SharePoint 2013]

補足情報
————-
“すべてのコンテンツ タイプに追加”  チェックボックスのチェックを外さなかった場合、作成した列は、ドキュメント情報パネルで表示されるサーバー プロパティと連携する列となります。
この場合対象のドキュメント プロパティがドキュメント情報パネルの管理対象になってしまうため、Office ファイルでユーザーが設定したカスタムプロパティの値を自動的に取得して同じ名前のフィールドに格納する機能が働きません。
Office 2007 以降、ドキュメント情報パネルという新しい機能が作られたため、基本的にはこちらの情報を優先的にサーバープロパティに書き込むようになりました。
ドキュメントプロパティ名を一致させる先述の方法は、以下の限定的な列に対してのみ有効となります。
 
  リストでコンテンツタイプの管理を有効にしている場合は “すべてのコンテンツ タイプに追加” チェックボックスのチェックを外して追加されたカスタム列
 
なお、ドキュメントライブラリでコンテンツタイプの管理を有効にせずに作成されたリストのカスタム列については自動的に既定の「ドキュメント」コンテンツタイプに紐づいた列として登録されてしまうため、ドキュメント情報パネルの管理対象となります。
ドキュメント情報パネルについては、以下の技術情報にも記載がございます。
 
タイトル : ドキュメント情報パネルとドキュメント プロパティ
アドレス : http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/bb447589(v=office.14).aspx
 
タイトル : ドキュメント プロパティとコンテンツ タイプ
アドレス : http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/bb447539(v=office.14).aspx

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