Visão Geral de Otimização da Infra-Estrutura de Produtividade de Negócios - Parte I - Introdução

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Uma das grandes dificuldades na hora em que falamos de DSI e seus drivers para otimização infra-estrutura é traçar o paralelo com as tecnologias em que acostumados a lidar no nosso dia-a-dia.

Nessa série de artigos, trataremos de mais um pilar do DSI, o Business Productivity IO, onde ferramentas que os Information Workers utilizam diariamente são apresentadas e integradas de modo a explorar o seu potencial pleno... sim, tem tudo a ver com a campanha People Ready da Microsoft.

Parte I - Introdução

Estamos evoluindo a cada dia para um novo mundo de trabalho – um mercado global diverso, porém unificado, com clientes, parceiros e fornecedores que trabalham junto em várias culturas e continentes. A força de trabalho global está sempre trabalhando e sempre conectada – exigindo novas ferramentas para ajudar as pessoas a se organizarem e priorizarem seus trabalhos e suas vidas pessoais. Os negócios estão se tornando mais transparentes, com uma maior necessidade de garantir o controle, a segurança e a privacidade tanto dentro como fora das organizações.

A tecnologia pode ajudar sua empresa a se adequar a estas mudanças e a vencer os desafios deste novo mundo de trabalho, ajudando as pessoas que:

  • Simplificar o trabalho conjunto.
  • Proteger e gerenciar conteúdo.
  • Localizar informações e aumentar a percepção dos negócios.

O Modelo de Otimização de Infra-Estrutura de Produtivida de Negócios da Microsoft foi desenvolvido com as melhores práticas industriais e com as próprias experiências da Microsoft com seus clientes. Ele é baseado no Modelo de Maturidade de Infra-Estrutura do Gartner e no Modelo de Maturidade de Arquitetura do MIT e ajuda os clientes a entender e subseqüentemente melhorar o estado atual de sua infra-estrutura de TI e o que isso significa. Ele descreve passos que as empresas precisam tomar para entenderem onde estão hoje e então, planejarem e criarem um ambiente de TI que forneça alta produtividade para os funcionários. No seu estágio mais maduro, o departamento de TI é incorporado ao negócio como um ativo estratégico, auxiliando a empresa a crescer e obter o sucesso desejado.

O primeiro passo para usá-lo é avaliar em que nível de maturidade a empresa está dentro do modelo. Uma vez que o nível atual de maturidade tenha sido estabelecido, o próximo passo é usar o modelo para desenvolver um plano a respeito de como progredir através de cada nível de maturidade, a fim de alcançar a meta necessária para obter o máximo benefício nos negócios. O Modelo de Otimização da Infra-Estrutura de Produtividade de Negócios é formado por 4 níveis:

  • Básico: A infra-estrutura no nível básico se caracteriza pela falta total de gerenciamento das comunicações. A empresa confia em soluções ponto a ponto que inibem a formação e interação de equipes e que geram altos riscos de segurança. Os conteúdos estão espalhados em repositórios diferentes e não gerenciados. A localização, a utilização e o compartilhamento de conteúdos são difíceis e normalmente tomam muito tempo e esforço dos funcionários. Fluxos de trabalho não estão disponíveis. Relatórios são gerados através de múltiplos sistemas, em muitos casos manuais, personalizados por departamento. Outra característica é a pouca ou nenhuma integração entre sistemas e departamentos, o que reduz sensivelmente a produtividade. Silos de dados na organização parecem ser o mais comum método de armazenamento de dados e a visibilidade do desempenho e andamento dos negócios não é possível, pois indicadores de desempenho estão disponíveis apenas em alguns departamentos. A empresa deve focar em centralizar e padronizar recursos de Business Intelligence.
  • Padronizado: A organização confia em um conjunto misto de ferramentas para colaboração e comunicações. Um portal está disponível para compartilhamento de documentos com recursos de
    check-in/check-out/versionamento, personalização básica e alguma integração com ferramentas de produtividade da estação de trabalho. Mas, infelizmente, estas ferramentas na verdade reduzem a produtividade devido à incompatibilidades e dificuldade de gerenciamento para o departamento de TI. O fluxo de trabalho é limitado para visualizar ou aprovar documentos ou formulários de alto valor e relatórios são ad-hoc, com soluções departamentais. Scorecards são direcionados aos departamentos e desconectados da estratégia corporativa. O gerenciamento de conteúdo Web é feito pelo TI e não se comporta igualmente em diferentes sites. Conferências Web estão disponíveis e o uso de mensagens instantâneas é feito de forma distribuída, usando a infra-estrutura pública. A empresa precisa fornecer ferramentas mais efetivas, seguras e fáceis de serem gerenciadas.
  • Racionalizado: Este ambiente se caracteriza por espaços de trabalho gerenciados pelos próprios usuários, com suporte a acesso baseado em funções. Os fluxos de trabalho e regras empresariais são automatizadas para suportar os processos definidos e o diretório de funcionários da empresa inclui especialidades, projetos, disponibilidade e outras informações críticas. A busca corporativa é suportada através de múltiplos sistemas e sites internos e externos e a integração da infra-estrutura de e-mail,voz e fax está disponível. O uso de mensagens instantâneas é controlado pelo departamento de TI e o acesso seguro e móvel a e-mails, calendários, contatos e tarefas já é uma realidade. Os relatórios são centralizados, pró-ativos e dinâmicos e recursos de análise avançada incluem tendências via Web e planilhas, Data Mining e Data Warehouses centralizados e gerenciados, fornecendo agregações de dados estruturados e não estruturados, KPIs e Scorecards, além de um sofisticado conjunto direcionado a eventos ou relatórios ad hoc e análises da empresa, direcionados à estratégia. Os repositórios de documentos são seguros, com proteção de arquivos jurídicos que podem ser auditados para compatibilidade regulatória. Foram implantados formulários automatizados e fluxos de trabalho direcionados aos processos, com total captura de dados em alinhamento com processos e sistemas da empresa.
  • Dinâmico: Os espaços de trabalho são gerenciados de forma centralizada pela empresa e suportam wikis e blogs, permitindo a colaboração online e offline usando a mesma aplicação. Os fluxos de trabalho são configuráveis pelo usuário e aplicações de gestão exibem o status da presença. A busca corporativa envolve sistemas, espaços de trabalho, portais e calendários. Os recursos de BI estão maduros, com suporte a OLAP, Data Warehouse gerenciados e centralizados e projetos automatizados de carga, extração e transformação de dados (ETL). Os relatórios podem ser criados e personalizados pelos usuários e são gerenciados de forma centralizada e segura, com suporte a agendamento e assinaturas. Os repositórios distribuídos são gerenciados de forma centralizada com recursos automáticos de arquivamento e retenção e uma infra-estrutura comum para sites intranet e extranet. Os formulários são integrados com os sistemas de gestão, Intranets e Extranets e suportam fluxos de trabalho, formulários incorporados em e-mails, documentos offline e formulários móveis.

A avaliação e a evolução do ambiente de TI é feito atribuindo-se um destes 4 níveis a 5 cenários (ou cargas de trabalho). São eles:

  • Colaboração
  • Gerenciamento de Conteúdo Corporativo
  • Business Intelligence
  • Comunicações Unificadas
  • Busca Corporativa

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Um abraço,

Rodrigo Dias