Elaborando um Plano para Alinhamento de TI com os Negócios da sua Empresa

Você sabe qual é o negócio de TI? Como alinhar as tática e ações da sua equipe ou pares de modo a alinhá-las a estratégia da sua empresa?

Um dos nossos grandes desafios é "comprovar o nosso valor", mostrando como nós de TI podemos fazer a diferença nos rumos de uma empresa onde o negócio principal não seja TI.

Muitas vezes nos faltam argumentos e ferramentas para justificar e vender novos projetos para nossos diretores, que acabam enxergando o departamento de TI como custo e não uma unidade que poderá maximizar o potencial produtivo de todos os funcionários da empresa, e por conseqüência tornar esta mais competitiva nesse mercado cada vez mais feroz.

Bom... não faltarão oportunidades de abordamos esse e outros temas relacionados a alinhamento de TI com os negócios da empresa, mas hoje gostaria de compartilhar um trecho de um excelente texto de Stephen Ibaraki. Stephen é um premiado professor de Administração e Tecnologia, com mais de 35 anos de experiência nessa área. Ele atualmente tem o cargo de vice-presidente da NPA (Associação de Profissionais de Rede).

Esse texto tem muito a ver com os recursos que costumo apresentar para as pessoas com quem converso sobre o tema. Claro que não há uma fórmula mágica e infalível, pois muitas vezes esbarramentos em culturas corporativas que variam de empresa para empresa, mas já é um começo para inciar seu planejamento!

 

The Business of IT

Isso talvez não seja novidade para muitos leitores, mas você não pode fazer uma aquisição ou um investimento em TI hoje em dia sem uma boa justificativa para isso. Fazer aquisições simplesmente para ter a última novidade em informática é um assunto do passado. A tecnologia irrestrita e sem planejamento já foi considerada o caminho para a dominação do mercado e o crescimento. Esse conceito terminou com a implosão das empresas ponto-com e resultou na limitação em TI. Hoje, a empresa deve ter um retorno do valor real com os projetos de TI.

Com orçamentos restritos, como um investimento em TI pode ser justificado? A resposta está na criação de um caso comercial incorporando uma solução de tecnologia abrangente e unificada. Como seria isso? Quais são os elementos vitais para a criação de um caso comercial? Como você emprega um modelo de plano comercial para justificar um projeto de TI? O que você deveria procurar ao integrar as soluções certas de tecnologia no caso comercial? Vou fornecer algumas idéias a serem consideradas na criação do caso.

Gerando negócios

Uma empresa ou organização bem-sucedida deve gerar valor quantificável para as partes interessadas (stakeholders), que incluem funcionários, clientes, parceiros, fornecedores e proprietários. Esse valor deve ser claramente definido e medido com contínuos ajustes de aperfeiçoamento.

Em um mundo cada vez mais conectado, uma empresa deve permitir a colaboração efetiva com redes internas e externas, maximizando assim a interação da relação em tempo real. Quem quer esperar por um serviço, uma resposta a uma dúvida, uma entrega de produto? Quem quer um projeto atrasado ou a inércia devido a uma quebra da comunicação? Com o advento da Internet e a ininterrupta velocidade da globalização, o concorrente pode estar na porta ao lado ou em outro continente. Portanto, uma empresa deve criar diferenciais nesse ambiente competitivo. Como uma organização sobressai na multidão?

Além disso, uma empresa deve ser ágil: deve estar constantemente ciente do ambiente interno e externo, e ser capaz de selecionar e implementar com rapidez uma iniciativa de negócio a partir de um leque de opções. Ao fazer isso, a empresa tira vantagem de seus pontos fortes e corrige os pontos fracos para aproveitar novas oportunidades. Essas oportunidades permitem o crescimento com novos mercados, novos clientes, novos produtos e novos serviços. Uma empresa deve também avaliar e reduzir as ameaças, incluindo forças concorrentes. Tudo isso é feito com ênfase em melhorias de produtividade e eficiência, sem deixar de lado o gerenciamento dos custos e riscos operacionais.

Um investimento em tecnologia precisa estimular essa agilidade, resultando em menor tempo de entrada no mercado, resposta imediata às necessidades do cliente, antecipação de ameaças na concorrência, maior produtividade, mais eficiência e menores custos e riscos operacionais.

Até agora, foram abordados os mecanismos que estimulam o sucesso comercial e como a TI deve dar suporte e se alinhar a esses mecanismos. Na verdade, se isso não ocorrer, a TI se torna uma sobrecarga de custos cuja existência não pode ser justificada. O uso da abordagem de plano comercial oferecerá a você o caso comercial para garantir o sucesso da empresa. Isso se traduz em sucesso em TI.

Criando um plano comercial

É fundamental vincular o investimento em TI a maior valor comercial — diferenciais, custos mais baixos, foco no mercado, colaboração e inovação. Uma abordagem de plano comercial atende a essa necessidade.

Os elementos básicos de um plano comercial de TI são descritos na tabela abaixo. Qual é o objetivo do seu plano? As declarações de missão e visão descrevem o que a empresa faz hoje e o que quer vir a ser no futuro. Verifique se você explica claramente como o seu projeto de TI oferece suporte a esse objetivo geral. Você deverá esclarecer os vínculos entre o investimento em TI e os objetivos da empresa, mais especificamente, como os objetivos de TI apóiam a direção estratégica da empresa — deve haver alinhamento.

A declaração da oportunidade de negócio deverá explicar como a TI permite ou apóia a nova oportunidade e que valor ela retornará. Qual é o modelo de negócio específico? Que produtos e serviços o negócio realmente oferece em resposta à receita? Qual é a dimensão do mercado potencial e que valor pode ser captado como resultado dos aperfeiçoamentos em TI? Como a TI aumenta esse modelo de negócio? Você deverá explicar como o investimento em TI pode melhorar o fluxo de trabalho e o processo comercial dentro do modelo de negócio declarado — melhorar as operações, reduzir os custos, aumentar a eficiência, permitir a colaboração, fortalecer a comunicação, o planejamento e as mensagens. Todos esses fatores podem gerar redução de custo e aumento da produtividade. Não se esqueça da inovação na operação da empresa que pode ser obtida com a TI.

Além disso, você deve falar sobre seus mercados-alvo. Avalie como seus planos de TI permitem que a empresa aumente a penetração em mercados-alvo existentes ou em novos mercados. Discuta quais sistemas de entrega estão sendo utilizados para produtos e serviços, e como o suporte de TI pode oferecer melhores serviços e entregas a esses mercados.

Isso deve levar diretamente a um exame de como os produtos ou serviços da sua empresa são integrados à tecnologia de TI. Que produtos e serviços específicos estão incorporados na plataforma de tecnologia integrada e unificada? Como a TI oferece suporte aos produtos ou serviços? Como isso está relacionado aos objetivos da empresa? Esse é o seu ponto de partida para sugerir como a TI pode melhorar o gerenciamento de serviços, a entrega de projetos e as relações internas e externas. A TI permite que a empresa mude — aumentando as expectativas no nível de serviço, oferecendo supervisão, priorização, conformidade a normas, privacidade e segurança eficazes. Todos esses pontos deverão ser tratados no seu plano comercial.

Sua análise da concorrência abrange o ambiente no qual a empresa está competindo. Com quem você está competindo? Quais são os pontos fortes e os pontos fracos dos concorrentes? Indique como seus concorrentes estão empregando a tecnologia e como eles melhoraram sua posição no mercado. A TI oferece à sua empresa uma vantagem competitiva sobre os rivais? Explique como a TI melhora a agilidade da empresa, permite o crescimento, acelera a entrada em novos mercados, oferece suporte a novos clientes, melhora o atendimento a clientes existentes, etc. Como a tecnologia oferece diferenciais e vantagens à empresa? Como a TI aumenta as barreiras à entrada da concorrência?

Uma análise SWOT faz uma análise formal de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças relacionadas à empresa. Quais são as oportunidades externas e ameaças à empresa? Como a TI aumenta os pontos fortes internos da empresa para aproveitar novas oportunidades externas? Como a TI irá superar os pontos fracos internos e posicionar a empresa para atrair novas oportunidades como resultado desse trabalho? Como são reduzidas ou amenizadas as ameaças externas através de investimentos em TI?

Não se esqueça de considerar as necessidades de recursos para um investimento em TI antes, durante e após a implementação. Isso inclui pessoas, hardware e infra-estrutura. Que conhecimentos ou infra-estrutura existentes você pode aproveitar, e para o que precisará de verba? Quanto tempo levará para recuperar os custos de novo treinamento ou equipamento? Se houver vantagens de novos investimentos além do seu plano comercial específico, não deixe de anotá-los também.

Para saber se o plano comercial atende às suas expectativas, você deve esclarecer com antecedência a métrica do sucesso. Que aspectos do plano devem ser medidos? Com que freqüência você mede o sucesso e o que fará se não estiver sustentando os objetivos com eficiência? Quais são os planos de backup se forças destrutivas inesperadas forem encontradas?

Nenhum plano comercial é completo sem projeções financeiras. Qual é o custo total de propriedade (TCO) e como esse custo será justificado nas novas oportunidades de negócios? E qual é o valor dessas oportunidades? Onde e de que forma o retorno do investimento será percebido na obtenção do sucesso da empresa? Quais são os limites de tempo para o retorno do investimento (ROI)? Como a TI melhora os objetivos financeiros da empresa através do aumento da receita e dos lucros e da redução dos custos?

Seguindo em frente

Não há garantias de que seus planos realmente funcionem. Porém, fazer o esforço de conceber e desenvolver um plano comercial coloca você em uma posição privilegiada. Você terá analisado todos os problemas potenciais e revisado o plano ou traçado contingências. Terá também uma idéia clara dos custos e benefícios envolvidos, incluindo os custos de não continuar. Finalmente, não há como saber se você obteve êxito ou falhou terrivelmente sem algum tipo de parâmetro de comparação. Essas métricas serão úteis para mostrar ao chefe como o seu plano foi importante para a empresa na hora da bonificação.

Alguns dos termos e técnicas de elaboração de planos estratégicos de negócios foram mencionados, e fiz questão de destacá-los para que possamos endereçar nos próximos posts, mas caso queiram obter mais informações sobre esses e mais termos, sintam-se à vontade, de deixar um comentário para que eu possa ajudá-los.

Um abraço,

Rodrigo Dias