Neues aus Neustadt: Die elektronische Umlaufmappe – für effiziente Entscheidungen in Neustadts Behörden

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Informieren Sie sich jetzt auf Neustadt Digital über ein weiteres kommunales Lösungsszenario – die elektronische Umlaufmappe. Auch in Neustadt wurden Mitzeichnungen bis vor kurzem traditionell mittels einer Umlaufmappe auf dem Papierweg vollzogen. Der Wunsch nach mehr Effizienz und modernen Arbeitsabläufen führte zum Umdenken in Neustadt, sodass ab sofort Mitzeichnungen ausschließlich elektronisch auf Basis des Microsoft SharePoint Server 2010 abgebildet werden.

Die Vorzüge der elektronischen Mitzeichnung liegen vor allem in der Parallelisierung von Prozessschritten. Die Dokumente stehen während eines Bearbeitungsvorganges auch anderen Mitarbeitern für deren Sachverhalte zur Verfügung. Es entfallen
Transportwege und Abwesenheiten von Beteiligten können besser ausgeglichen werden. So können Behörden viel Zeit sparen, Vorhaben schneller realisieren und Bürgerbegehren rascher beantworten. Sämtliche Aktivitäten während des Mitzeichnungsgangs werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wie eine Entscheidung im Detail zustande kam. Gleichzeitig garantiert diese Lösung höchste Datensicherheit und reduziert Druck- und Lagerkosten.

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Durch die elektronische Umlaufmappe profitieren alle – Bürger und Behörden. So wie die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg, die diese Lösung als erste implementiert hat: “Durch die Entwicklung einer SharePoint Server 2010-Lösung für papierlose Workflows half Microsoft Services uns, Kosten zu reduzieren, den CO2-Ausstoß zu verringern und einen Weg für effizientere Geschäftsabläufe bereitzustellen“, so Ute Bendhaack, Projektleiterin der Finanzbehörde. Einige Entscheidungsvorgänge benötigen dort statt mehrerer Wochen inzwischen nur noch 20 Minuten.

Das neue Organisationskonzept der elektronischen Verwaltungsarbeit war auch Thema des 15. Bonner Behördentags von Microsoft. Weitere Infos unter: https://www.microsoft.com/de-de/business/public-sector/government/veranstaltungen.aspx#bonner-behoedentag.