Consumerization of IT - ein Trend für die öffentliche Verwaltung?

In den IT-Abteilungen von Unternehmen aller Größen gehört diese Frage inzwischen fast zum Alltag:
Wie können wir es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre vielfältigen privaten IT Geräte – seien es Notebooks, Tablet-PCs oder Smartphones aller Art und mit unterschiedlichen Betriebssystemen - effizient in ihren Büroalltag zu integrieren? Oder auch anders herum, wie ermöglichen wir es den Mitarbeitern, ihre vom Unternehmen gestellten Geräte in ihre heimische IT-Umgebung einzubinden, um auch von dort flexible und mit voller Leistungsfähigkeit arbeiten zu können? Und dies selbstverständlich unter Berücksichtigung höchster Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit?

Im angelsächsischen Raum gibt es für diesen Trend schon seit ein paar Jahren den Neologismus der „Consumerization of IT“ oder den Slogan „bring your own device“ - schwierig zu übersetzen, vielleicht trifft es vom Sinn her „Mitarbeiteraktivierung der IT“ am besten.

Ist dieser Trend auch für die öffentliche Verwaltung relevant? Ich bin mir sicher, dass sich die öffentliche Verwaltung diesen Fragen nicht entziehen kann und sollte. Die Mittel für Investitionen und in den Betrieb einer modernen und leistungsfähigen IT-Ausstattung in der öffentlichen Verwaltung sind knapp und bleiben dies auch in Zukunft – inzwischen eine Binsenweisheit. Und dies, obwohl der effiziente und effektive Umgang mit Informationen und Wissen die eigentliche Kernkompetenz und die zentrale Wertschöpfung der Verwaltung darstellt.

Die Verwaltung droht in puncto „moderner Arbeitsplatz“ den Anschluss an die Wirtschaft zu verpassen

Zunehmend sitze ich in gemeinsamen Workshops oder Veranstaltungen, in denen die Vertreter aus der Wirtschaft vor ihren Notebooks sitzen oder mit Tablet-PCs remote auf ihre Unternehmensdaten zugreifen und Präsentationen online von einem Cloud-Laufwerk laden  – und wenn es in Verwaltungsgebäuden dafür keinen Netzwerkzugang, dann wird spontan ein privater Hotspot über die Smartphones aufgebaut. Gegenüber sitzen dann häufig die Verwaltungsmitarbeiter mit Papierkladden und Aktenmappen. Ein moderner, attraktiver Verwaltungsarbeitsplatz sieht anders aus und er sollte auch nicht mehr an eine feste Schreibtischimmobilie gebunden sein. So wird es, insbesondere vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung, schwierig werden, den dringend benötigten Nachwuchs in Zukunft für eine Verwaltungslaufbahn zu begeistern.

Eine professionelle Potenzial- und Systemanalyse minimiert Sicherheitsrisiken

Spricht man die Mitarbeiter der Verwaltung auf diese Situation an, bestätigt die überwiegende Mehrzahl das Problem der mangelhaften und vor allem unflexiblen IT-Ausstattung. Häufig ist ihre private IT deutlich moderner und leistungsfähiger und sie wären durchaus gewillt, diese auch für ihre dienstlichen Aufgaben zu nutzen – wenn man es ihnen denn ermöglichen würde.

Bislang werden solche Angebote und Wünschen der Verwaltungsmitarbeiter jedoch häufig unter Hinweis auf besondere Sicherheitsaspekte und den hohen Administrationsaufwand abgewehrt.

Selbstverständlich muss die Sicherheit bei der Nutzung von privater IT im beruflichen Umfeld im Vordergrund stehen – aber das ist heute keine unlösbare Aufgabe mehr.  Auch Wirtschaftsunternehmen haben höchste Anforderungen an die Sicherheit und Unversehrtheit ihrer Unternehmensdaten, es geht dabei um Finanz- und Mitarbeiterdaten, Unternehmens- und Wettbewerbsstrategien, um Forschungs- und Entwicklungsergebnisse und um geistiges Eigentum. Der Schutzbedarf und auch die potenzielle Gefährdung von Unternehmensdaten sind sicher nicht geringer als in den allermeisten Verwaltungen. Viele Unternehmen haben aber inzwischen verstanden, welche Potenziale sich ihnen bieten, wenn sie sich für die IT-Bedarfe und die IT-Ausstattung ihrer Mitarbeiter öffnen. Mit gründlicher Vorbereitung und einer holistischen Sicht auf alle Einflussfaktoren können sie dabei sicher sein, keine unbeherrschbaren Sicherheitsrisiken einzugehen.   

Aus Sicht von Microsoft müssen vier Ebenen betrachtet werden, die wesentlich dafür sind, um die Potenziale der Anwender-IT für das Unternehmen, die Verwaltungen und die Mitarbeiter zu erschließen und Risiken zu vermeiden:

• Geräte
• Sicherheit und Management
• Produktivitätswerkzeuge
• Anwendungsentwicklung

Viele Konzepte, Lösungen und Erfahrungen aus dem Unternehmensbereich zur „Mitarbeiteraktivierung der IT“ sind übertragbar, auch zum Wohl und zur Zukunftssicherung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Mehr dazu finden Sie unter https://technet.microsoft.com/de-de/windows/hh182562

Thomas Langkabel

National Technology Officer
Microsoft Deutschland