Управление рисками в Project 2016. Часть 1: Введение и идентификация рисков
Автор статьи - Андрей Зайцев, Советник по управлению проектами, обладатель сертификатов MCSE, MCPS, MCSA, MCSAM, MCNPS; действительный член PMI, PRMIA, IIL, ICPM.
Мы каждый день сталкиваемся с рисками. Они оказывают на нас влияние, а мы пытаемся с ними бороться. Кто-то более успешно, кто-то менее. Попробуем разобраться, а что же все такое риски, и как организовать их эффективное управление? Обратите внимание - я сначала использовал глагол "бороться", а потом перешел к глаголу "управление". Это очень важно. Мы можем пассивно принимать риски, а можем активно ими управлять. Нас интересует именно активное управление, а не пассивное принятие.
Прежде чем мы перейдем к настройке Microsoft Project 2016 для активного управления рисками, рассмотрим ряд методологических и практических аспектов. В основе методологических аспектов мы буем использовать два основных стандарта: Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) – Пятое издание и Practice Standard for Project Risk Management. Эти стандарты были изданы PMI (Project Management Institute).
Существует большое количество и других стандартов, можно перечислить некоторые из них: ISO 310000, M_o_R (Management of Risk), COSO, FERMA, Basel, PRMIA и множество других стандартов. Мы выбрали только два стандарта, так как они имеют наиболее близкое отношение к управлению проектами.
Прежде всего дадим определение понятию "риск". Стандарты PMBOK и Practice Standard for Project Risk Management дают следующее определение: "Риск. Неопределенное событие или условие, наступление которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта."
В этом определении содержаться очень важные условия, которые мы будем использовать в нашей практической работе. Риск может оказывать негативное или позитивное влияние на цели проекта. То есть риск – это не только плохо, но и хорошо. Поэтому для упрощения понимания мы будем использовать не универсальный термин "риск", а два термина, "угроза" для обозначения негативные рисков и "возможность" для обозначения позитивных рисков. Почему это важно? Согласитесь, если количество угроз в вашем проекте зашкаливает за все разумные границы, а возможности отсутствуют, выполнение этого проекта вряд ли представляется разумным и возможным. То есть, оценку рисков мы также будем использовать в качестве основы для принятия управленческих решений о запуске, отложении или закрытии проекта до его начала.
Процесс управления рисками
Процесс Управление рисками по определению стандарта Practice Standard for Project Risk Management выглядит следующим образом:
Планирование управления рисками
Это самый важный этап процесса Управление рисками. Именно на этом этапе вы определяете свои процессы управления рисками, ответственность за их выполнение. Пороговые значения рисков, то есть – триггеры, которые будут запускать выполнение тех или иных процессов и определять управленческие решения. И что еще очень важно – на этом этапе вы разрабатываете план управления рисками для вашего специфического проекта. В качестве небольшого примера: в моей практике многие компании не используют при управлении рисками возможности, а выполняют анализ только угроз. Согласитесь – это однобокий подход, эти компании по сути исключают для себя поиск возможностей, а только борются с угрозами. Еще один пример, большинство компаний ограничивается качественным анализом рисков и не выполняет количественный анализ. Причина очень проста – количественный анализ рисков очень сложен и трудоемок в выполнении, требует специализированных знаний, использования специализированных и дорогостоящих программных продуктов. Обосновано ли это управленческие решение? На мой взгляд, в большинстве случаев – да. Обоснование я уже дал – сложность, трудоемкость, стоимость. Но в любом случае именно на этом этапе компании должны принять управленческие решения об использовании процесса Управления рисками. Глубокое рассмотрение этого этапа выходит за рамки данной статьи, поэтому мы переходим к следующему этапу процесса Управление рисками.
Идентификация рисков
Риск сам по себе не существует в природе, он обязательно с чем-то связан. В нашем случае он связан с нашим проектом и задачами, которые должны быть в нем выполнены. То есть, нам необходим план проекта со списком задач, которые будут использованы для анализа рисков. В качестве примера мы будем использовать план проекта Строительство коттеджного поселка, который уже был использован в качестве примера построения множественных временных шкал в Microsoft Project Pro 2016.
Прежде всего, мы должны создать таблицу, в которой мы будем формировать наши риски (помним – угрозы и возможности).
1. Откройте план вашего проекта и перейдите в представление Диаграмма Ганта . Если у вас открыта Временная шкала – скройте ее. В настоящий момент она нам не нужна.
2. Далее мы должны создать таблицу для анализа и управления рисками. Щелкните правой кнопкой мыши на пересечении заголовка строк и столбцов и выберите в контекстном меню Другие таблицы .
3. Вы можете использовать в качестве основы таблицу Запись , но мы с вами создадим новую таблицу, поэтому нажмите кнопку Создать .
4. Назовите таблицу Анализ рисков и добавьте следующие поля: Ид . (порядковый номер задач), Название (чтобы понимать к какой задаче относятся риски) и поле Текст1 (для идентификации возможностей) и поле Текст2 (для идентификации угроз). Не забудьте включить параметр Показывать в меню , чтобы удобнее переходить к этой таблице.
5. Нажмите ОК и еще раз Применить , чтобы сразу перейти к нашей созданной таблице. Настройте ширину столбцов, чтобы вам было удобно с ней работать. В этой таблице вы уже можете выполнить идентификацию Возможностей и Угроз.
6. Но каждый раз заново вводить возможности и угрозы будет утомительно, возможны ошибки и опечатки. Поэтому эти два поля мы дополним еще определенными параметрами, которые нам позволят повторно использовать уже идентифицированные возможности и риски. Для этого, подведите курсор мыши к заголовку столбца Возможности , нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите Настраиваемые поля .
7. Перед вами открывается диалоговое окно Настраиваемые поля . Переименуйте поля Текст1 в ВОЗМОЖНОСТИ , а поле Текст2 в УГРОЗЫ . Затем для поля ВОЗМОЖНОСТИ включите параметр Подстановка , сделайте тоже самое для поля УГРОЗЫ .
8. Затем последовательно нажмите кнопку Подстановка для поля ВОЗМОЖНОСТИ и для поля УГРОЗЫ . В открывшемся диалоговом окне раскройте Порядок отображения для таблицы подстановки и переключитесь на По возрастанию . То есть, все вводимые значения будут автоматически сортироваться по возрастанию.
9. Затем раскройте Параметры ввода данных и включите параметр разрешить ввод дополнительных элементов в поля. То есть, все возможности или угрозы, которые мы введем в эти поля, будут автоматически добавляться в список, сортироваться по возрастанию и будут доступны для повторного использования.
10. Закройте диалоговое окно Настраиваемые поля и вернитесь в проект. Теперь мы можем идентифицировать возможности и угрозы, которые будут автоматически добавляться в список. Например, для задачи Подготовка Паспорта проекта я идентифицирую возможность – Наличие шаблона Паспорта проекта позволит сократить сроки подготовки. А для задачи Проведение экспертиз на осуществимость проекта в качестве угрозы идентифицирую Отсутствие экспертов с должной квалификацией может привести к неверной оценке проекта.
В следующей статье мы продолжим работу с этапом Идентификация рисков и выполним классификацию рисков, определим владельцев рисков. Кроме этом, мы создадим группировки и фильтры. Для чего? Например, для создания отчетов о рисках.