Открытие файлов других форматов в Project
Информация, которую нужно вставить в план проекта, может поступать из различных источников. Так, список задач – из электронной таблицы, а затраты ресурсов – из базы данных. Вы можете использовать уникальные возможности Project для анализа данных из другой программы. Например, многие люди хранят свои списки дел и задачи в программе Excel, но учитывать основные вопросы, связанные с планирование, например, проводить различие между рабочим и нерабочим временем, в Excel непрактично.
При сохранении данных или открытии данных других форматов программа Project использует схемы, которые определяют список данных для импорта или экспорта и содержат сведения о том, как их нужно структурировать. Схемы импорта/экспорта определяют, какие отдельные поля в файле исходной программы соответствуют отдельным полям в файле целевой программы. Настроив схему импорта/экспорта один раз, вы сможете использовать ее многократно.
Как обычно, рассмотрим простой сценарий. Коллега прислал нам книгу Excel, в которой содержится список рекомендуемых задач и длительностей проекта, который, возможно, наше издательство будет выполнять в будущем. Мы хотим экспортировать эти данные в Project.
Чтобы снять стоящий по умолчанию в Project запрет на открытие файлов из предыдущих версий программы или файлов других нестандартных форматов, выполним следующие действия.
1. Щелкнем по кнопке Параметры вкладки Файл .
Откроется диалоговое окно Параметры Project.
2. Перейдем на вкладку Центр управления безопасностью .
3. Щелкнем по кнопке Параметры центра управления безопасностью .
Откроется диалоговое окно Центр управления безопасностью .
4. Перейдем на вкладку Старые форматы .
5. Установим переключатель Старые форматы в положение Выводить запрос при загрузке файлов в устаревших форматах и в форматах, отличных от формата по умолчанию .
6. Щелкнем ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Центр управления безопасностью , а затем щелкнем ОК еще раз, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры Project.
Изменив настройки в диалоговом окне Центр управления безопасностью, мы готовы к импорту книги Excel.
7. Щелкнем по кнопке Открыть вкладки Файл .
8. Перейдем в папку с нашей книгой Excel.
9. В раскрывающемся списке с типами файлов выберем пункт Книга Excel.
10. Выберем нужный нам файл и щелкнем по кнопке Открыть . Откроется диалоговое окно Мастер импорта . Оно помогает импортировать структурированные данные из другого формата в Project.
11. Щелкнем по кнопке Данные . Откроется вторая страница мастера.
Мастер импорта использует схемы для определения способа импорта структурированных данных из другого формата файлов в программу Project.
12. Убедимся, что переключатель находится в положении Создать новую схему и щелкнем по кнопке Далее .
Откроется страница Режим импорта мастера импорта.
13. Убедимся, что переключатель находится в положении Создать новый проект , и щелкнем по кнопке Далее .
Откроется страница Параметры схемы мастера .
14. Установим флажок Задачи и убедимся, что флажок Данные импорта содержат заголовки установлен.
Здесь под заголовками подразумеваются заголовки столбцов.
15. Щелкнем по кнопке Далее .
Откроется страница Сопоставление задач мастера импорта. Здесь мы укажем исходный лист книги Excel и зададим вариант сопоставления данных из исходного листа с полями в программе Project.
16. Выберем пункт Задачи в раскрывающемся списке Имя исходной электронной таблицы .
Задачи – это имя листа в книге Excel. Project анализирует имена в заголовках листа и предлагает сопоставимые поля. Если программа не в состоянии предложить правильное название или тип столбца, здесь можно указать корректный вариант.
17. Щёлкнем по кнопке Далее .
Откроется заключительная страница мастера. С ее помощью мы можем сохранить настройки новой схемы импорта. Это полезно, если предполагается, что аналогичные данные будут импортироваться в программу Project в будущем.
18. Щёлкнем по кнопке Готово .
Project импортирует данные в новый план.
Этот простой список задач содержит только названия и длительности задач. Однако для импорта более сложных данных используется такой же алгоритм.