Измерители прогресса по проекту или 3 процента для аналитика

Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная здесь.

В Microsoft Project используется три встроенных измерения прогресса по проекту:

•  % завершения.
•  % завершения по трудозатратам.
•  Физический % завершения.

О них мы и поговорим с точки зрения - что они измеряют и когда они нужны.

% завершения

Поле «% завершения» показывает долю фактической длительности выполненной части работы к общей длительности, когда должна выполняться работа. Так, например, если из 10 дней, вы фактически отработали уже 6 дней, то в поле «% завершения» будет отображаться число «60». Аналогично и по проекту, если вы отработали 100 дней по всем задачам из 400 дней проекта, то в поле «% завершения» проекта будет отображаться число 25%.

Формула для расчета % завершения по суммарной задаче выглядит следующим образом:

Рассчитать % завершения по суммарной задаче также можно разделив сумму фактических длительностей вложенных задач на сумму длительностей всех вложенных задач.

На рисунке ниже приведен частный случай.

Длительность суммарной задачи не равна просто длительности вложенных задач, а именно 6,5 дням. Между задачами применена задержка по связи семь календарных дней, два дня из которых попадают на выходные, т.е. не рабочие дни. Microsoft Project как вы можете знать все расчеты ведет для рабочих дней.
Поэтому от 7 календарных дней задержки отнимаем 2 дня выходных и прибавляем полученные 5 дней к 6,5 дням. Результат 10,5 дней.
% завершения этапа равен 73%, т.е. почти три четвертых работы с точки зрения длительности выполнено.
И тут возникает вопрос, а сколько часов было потрачено (фактические трудозатраты) на выполненные работы, и сколько часов нужно еще потратить (оставшиеся трудозатраты)?
Показатель «% завершения» не измеряет объем затраченного времени на работу.

% завершения по трудозатратам

Поле «% завершения по трудозатратам» отображает долю фактически отработанных часов к общей сумме часов. Так, например, если вам на задачу выделено 20 часов, а вы отработали 8, то в поле «% завершения по трудозатратам» будет отображаться значение равное 40. Информация, содержащаяся в данном поле, более объективна, чем просто обновление поля «% завершения».
% завершения по трудозатратам на суммарной задаче считается по аналогичной формуле, как и % завершения.

В примере, который мы рассматривали для расчета % завершения, добавим ресурсы (трудовые и материальные) и назначим их на задачи.

При внесении фактических значений назначений, можно увидеть такую картину, что поля «% завершения по трудозатратам» и «% завершения» могут иметь разные значения.

По сути, значения в полях «% завершения по трудозатратам» и «% завершения» всегда совпадают, когда задача не начала или выполнена, и когда на задачу назначен один ресурс.
следует отметить, что если на задаче много назначений трудовых и материальных ресурсов, то при вводе % завершения по трудозатратам по материальным ресурсам, % завершения по трудозатратам на задаче посчитан не будет.

Физический % завершения

Поле «Физический % завершения» создано для возможности собирать информацию по задачам, касающимся тех работ, результат которых можно измерить объективным числом. Например, у таких задач, как «Кладка стен» и «Монтаж металлоконструкций» есть измеримый показатель как объемы работы измеряемые, соответственно, в метрах кубических и тоннах.
Для работы с физическим % завершения, необходимо в параметрах выбрать метод расчета освоенного объема и базовый план для расчета анализа освоенного объема.

Также в свойствах (Дополнительно/Advanced) задачи следует выбрать «Физический % завершения» для расчета освоенного объема.

Для работы с «Физическим % завершения» обязательно необходимо наличие сохраненного базового плана, затрат по задачам или назначениям, а также использование поля «Дата отчета о состоянии/Status Date» для указания даты, по которую были внесены фактические значения.

Формула для расчета физического % завершения:

, где BaselineCost (Базовые затраты) являются BAC (Budget at Completion) из анализа освоенных объемов.

Поле «Физический % завершения» не вычисляется автоматически на уровне задач.
Пользователь самостоятельно должен вводить значение физического % завершения по задаче.
Microsoft Project будет пересчитывать физический % завершения только по суммарным задачам и проекту, и только в случае вышеприведенных настроек.

Стоить отдельно отметить, что в Microsoft Project для корректного расчета и анализа освоенных объемов необходимо использовать именно расчет проекта по физическому % завершению.

Как же уйти от субъективизма определения физического % завершения? Я рекомендую использовать следующий сценарий:

• На задаче вы определяете ресурс, по которому меряется прогресс. Как правило это объем работы (материальный).
•  В назначении указываете фактические выполнение объема.
•  Физический % завершения устанавливаете равный % завершения по трудозатратам назначения ресурса, по которому меряете прогресс. 

Естественно, использование трех показателей повышает трудоемкость процесса, поэтому для облегчения труда планировщиком можно воспользоваться надстройкой PlanBridge, которая по одной кнопке рассчитывает все три показателя на основании фактических данных основного/ведущего ресурса.

Выводы из статьи:

1. Для использования обычного показателя «% завершения», чтобы уйти от субъективизма оценок рекомендуется:

•  Или уменьшать длительности задач так, чтобы они попадали в учетный период.
•  Или использовать веса. Например, договориться, что, когда ресурс приступил к задаче, он ставит 20%, когда выполнил 90. 100% ставят после приемки результатов задачи.

2. % завершения по трудозатратам рекомендуется использовать по задачам, объем работы на которых измеряется в физических величинах (м3, м2, тонны, часы), но вам не нужно проводить анализ освоенных объемов.

3. Физический % завершения рекомендуется использовать в тех случаях, когда нужно проводить анализ освоенных объемов.

Выводы из жизни

Вы должны уйти от ввода значения в поля «% завершения» и «% завершения по трудозатратам». Вы должны стремиться к тому, чтобы значения в них Microsoft Project рассчитывал на основании введенных данных по фактических объемах (трудозатратах) по задачам и назначениям.
Прогресс проекта желательно измерять по достигнутым результатам, а не по объему потраченных средств, времени и нервов.