Project Online в образовании. Проект «Список задач SharePoint»: библиотеки. Совместная работа над документами


Автор статьи – Виталий Веденев.

Разбираемся, какой уровень доступа в зависимости от роли в проекте нужен для организации эффективной коллективной работы над учебным проектом на сайте SharePoint? Какие документы нужно дополнительно добавить в библиотеку «Документы» проектного сайта?

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

  • об основных ролях пользователей на сайте проекта «Список задач SharePoint»;
  • о возможностях при работе с сайтом в зависимости от роли;
  • добавлять на сайт проекта «Список задач SharePoint» разнообразный контент.

Ранее был создан сайт «Обучающий проект» [1]. Поэтапно наполним сайт необходимой для обучения информацией.

В левой части главной страницы сайта  меню возглавляет список ссылок – «Записная книжка». Я уже разобрал, что в «Записная книжка» OneNote, можно создать базу знаний по вопросам проектирования [2].

Разбираю в этой статье, как добавить все необходимые для проекта документы, на очереди библиотека сайта «Документы».

Перед началом работы с сайтом определимся с ролями участников проекта. Участники проекта на сайте SharePoint могут выступать в трех основных ролях: владелец (администратор сайта), участник и посетитель. В зависимости от роли пользователь может иметь разные возможности по добавлению информации на сайт.

Например, такой видит главную страницу администратор – владелец сайта:

Ему доступны возможности, например, добавлять списки, библиотеки и другие приложения на сайт

А так видят главную страницу проекта все пользователи, имеющие доступ на участие. Они могут работать с уже существующими приложениями и файлами, добавлять, изменять и копировать файлы. Также они могут предоставить общий доступ на «участие» другим пользователям Office 365 («Приступая к работе с сайтом» – «Представьте общий доступ»):

Чтобы добавить в проект на сайте дополнительные приложения, руководителю проекта необходимо иметь доступ к сайту в качестве владельца, который ему предоставляет на начальном этапе организации проектирования администратор Project Online (схема в конце статьи).

Перейти к библиотеке «Документы» можно как по ссылке в панели левой части окна,

так и непосредственно с главной страницы сайта (в более подробное представление библиотеки можно перейти по названию веб-части: ссылке «Документы»).

Руководитель проекта (с ролью владелец сайта) может изменить представление библиотеки «Документы», например, в библиотеке могут находиться файлы с именем, не позволяющим судить о содержимом, в таком случае в представлении должно быть поле «Название» с метаданными файла [3].

Что должен добавить (примерный сценарий) руководитель проекта в библиотеку «Документы»:

  • файл с описанием «Как создать проект?», файл может содержать краткое изложение по основным моментам работы с базой проекта, организованной в «Записная книжка» сайта;
  • файл с классификацией проектов (классификация проектов поможет определиться с дополнительными приложениями на сайте для повышения эффективности работы);
  • файл, содержащий основные требования к учебному проекту;
  • презентации по теме проекта;
  • целевые электронные таблицы;
  • комбинированную схему-структуру проекта – файл Microsoft Visio [4].

Участники проекта могут дополнить библиотеку:

  • папками для файлов участников проекта;
  • дополнительными записными книжками OneNote с описанием хода работы над проектом конкретного участника;
  • контентом в дополнительных приложениях сайта в зависимости от темы проекта.

Если отобразить последовательность действий с проектным сайтом по ролям на этапе наполнения библиотек сайта документами, то получится примерная схема действий. В этой схеме для большого количества участников проекта предусмотрено создание группы Outlook Office 365, это облегчит администрирование сайта и взаимодействие с внешними консультантами в период подготовки исходной информации для сайта проекта:

Использованные источники:

  1. Project Online в образовании. Создаем проект «Список задач SharePoint» из двух видов проектов
  2. Project Online в образовании. Проект «Список задач SharePoint»: записная книжка, библиотека рисунков
  3. Метаданные в Office 365. Часть 1.
  4. Microsoft Visio для образовательных учреждений. Простые блок-схемы. Сценарии использования
Comments (0)

Skip to main content