Время, затраты и содержание: управление ограничениями проекта
Управление проектами переходит в разряд интересных занятий, когда приходится искать баланс между ограничениями по времени, затратам и содержанием. Проектный треугольник иллюстрирует процесс балансировки ограничений, поскольку три стороны треугольника связаны, и изменение одной стороны влияет, по крайней мере, на одну из других сторон.
Приведем примеры балансировки ограничений.
Если длительность (время) плана проекта уменьшается, может понадобиться увеличить бюджет (затраты), поскольку вы должны будете нанять больше ресурсов, которые выполнят тот же объем работы за меньшее время. Если бюджет увеличить нельзя, необходимо уменьшить содержание, поскольку имеющиеся ресурсы не в состоянии выполнить весь запланированный объем работ за меньшее время.
Если вы должны уменьшить длительность проекта, убедитесь, что общее качество проекта не будет преднамеренно снижено. Например, в проекте по разработке программного обеспечения этапы тестирования и контроля качества часто выполняются в последнюю очередь; если длительность проекта уменьшается, эти задачи могут пострадать. Вы должны взвесить преимущества, возникающие от сокращения длительности проекта, с одной стороны, и потенциальные недостатки от снижения качества продукта – с другой.
При сокращении бюджета (затрат) проекта, может понадобиться больше времени, поскольку вы не сможете оплатить столько ресурсов, сколько необходимо, или оплатить ресурсы, обладающие необходимой эффективностью. Если время увеличить нельзя, придется сократить содержание, поскольку меньшее количество ресурсов не сможет выполнить весь запланированный объем работ в оставшееся время.
Если необходимо сократить бюджет проекта, то можно рассмотреть классы материальных ресурсов. Материал более низкого класса не обязательно будет иметь более низкое качество. До тех пор пока класс материала подходит для использования по назначению, его можно использовать. Вот пример, который будет понятен всем: фаст-фуд и деликатесы – это два класса ресторанной еды, однако вы можете найти как примеры с низким качеством, так и примеры с высоким качеством в обоих классах.
Также следует проанализировать затраты на человеческие ресурсы и оборудование, которые планируется использовать. Можно ли нанять менее опытных людей за меньшие деньги для выполнения более простых задач? Однако при сокращении затрат на проект может получиться результат с более низким качеством. Вы, как руководитель проекта, должны рассмотреть преимущества по сравнению с рисками, которые образуются от сокращения затрат.
Если увеличивается содержание проекта, может потребоваться больше времени или ресурсов для выполнения дополнительной работы. Когда содержание проекта увеличивается после того, как работа над проектом начата, это называется расширением масштаба проекта. Изменение содержания в ходе его выполнения не обязательно является плохим признаком; например, могла измениться среда, в которой будет работать результат проекта, или вы узнали больше о природе самой работы по сравнению с моментом на начало проекта. Изменение содержания проекта является негативным влиянием только в тех случаях, когда руководитель проекта не определяет и не планирует новые требования, т.е. когда другие ограничения соответствующим образом не анализируются и не корректируются.
Время, затраты и содержание – это три ключевых элемента любого проекта. Для успешной работы в качестве руководителя проекта вы должны знать, каким образом все три ограничения применяются к вашим проектам, и уметь это обсуждать с заинтересованными лицами.
Несколько заключительных слов о модели проектного треугольника. Как и все простые модели сложных объектов, она является полезным инструментом обучения, но не всегда отражает реалии. Если бы реальные проекты всегда выполнялись согласно модели проектного треугольника, то они бы завершались позже, но с запланированным бюджетом или с ожидаемым содержанием, или заканчивались бы вовремя и с ожидаемыми результатами, но с превышением бюджета. Другими словами, как минимум один элемент проектного треугольника соответствовал бы плану. Но грустная правда заключается в том, что многие проекты, даже с превосходным управлением, заканчиваются позже, с превышением бюджета и с гораздо меньшим, чем ожидалось, объемом функциональности. Возможно, вам приходилось принимать участие в нескольких таких проектах. Управление проектами – это область, которая требует больших усилий. Успеха на этом поприще можно достигнуть, обладая обширными знаниями конкретных методик и инструментов, а также навыками в той области, в которой исполняется проект.