Просмотр доступности ресурсов

  • Article

Вспомните, что количество времени, которое ресурс может проводить над выполнением задач в плане проекта, называется емкостью (доступностью) ресурса. В Project она измеряется в единицах. По умолчанию эти единицы отображаются в виде процентов. При этом 0% означает отсутствие емкости (другими словами, недоступность ресурса для работы), а 100% - полную или максимальную емкость (полную доступность) одного ресурса с обычным рабочим расписанием (40 часов в неделю). Максимальная доступность ресурса для работы отслеживается в виде максимальных единиц.

Даже опытные руководители проектов часто переоценивают доступность персонала, выделенного для работы над заданным проектом. Это может привести к проблемам в ходе исполнения проекта и недовольству ресурсов, в особенности, когда руководитель проекта неверно оценил объем трудозатрат, требуемый для выполнения задач. Существует множество законных причин ждать некоторых изменений в оценках трудозатрат по задачам, особенно на начальной стадии планирования проекта. Однако емкость ресурса должна быть оценена наиболее точно.  Мы познакомим вас с несколькими полезными инструментами Project, которые позволяют увидеть и лучше понять уровень доступности ресурсов.

Обзор доступности ресурсов дает лучшее понимание общей емкости всего проекта. Это, в свою очередь, может помочь вам и другим заинтересованным лицам получить информацию о вероятных изменениях в содержании проекта для лучшего соответствия возможностям команды. Обычно на этом этапе планирования наблюдается одна из следующих ситуаций:

  • Запланированная работа меньше рабочей емкости команды. Вы можете использовать некоторую часть времени ресурсов для работы над другими проектами или выполнить больший объем работ в этом проекте.
  • Запланированная работа превышает рабочую емкость команды.  Вы можете сократить объем работ, выполняемых в проекте, или подключить дополнительные ресурсы.
  • Запланированная работа совпадает с рабочей емкостью команды.

Сценарий . На этапе планирования проекта по выпуску книги мы подготовили первоначальный список задач и определили ресурсы. Пришло время изучить доступность ресурсов более детально. Посмотрим на доступность отдельных ресурсов по дням и месяцам на протяжении всего запланированного периода времени проекта.

Щелкнем по кнопке Использование ресурсов в группе Представления ресурсов на вкладке Вид .

Project отобразит представление Использование ресурсов .

В этом представлении в левой области под ресурсами группируются задачи, которые им назначены. А в правой области на временной шкале отображаются трудозатраты и другие данные. Здесь необходимо сосредоточиться на просмотре доступности ресурсов.  Для начала переключим повременное представление на показ доступности ресурсов.

Установим флажок Оставшееся время группы Подробности на вкладке Формат .

Сбросим флажок Трудозатраты группы Подробности на вкладке Формат .

Project скроет подробности трудозатрат, оставив только подробности оставшейся доступности.

Щелкнем на заголовке столбца Название ресурса .

Щелкнем по кнопке Структура группы Данные на вкладке Вид и выберем пункт Скрыть подзадачи в раскрывающемся списке.

Теперь с правой стороны представления мы можем просматривать дневные значения оставшейся доступности для всех трудовых ресурсов. Для ресурсов, работающих на полную ставку, отображается доступность в 8 часов в те дни, когда они не назначены на задачи.

Далее настроим масштаб повременного представления, чтобы посмотреть доступность по месяцам.

Щелкнем на раскрывающемся списке Шкала времени группы Масштаб на вкладке Вид и выберем пункт Месяцы .

Программа отобразит доступные часы ресурсов по месяцам. Обратите внимание, что некоторые значения назначений и названия ресурсов выделены красным цветом, а слева от их названий расположен предупреждающий индикатор. Эти ресурсы перегружены: им назначены трудозатраты, которые в некоторые промежутки времени превышают их доступность.