ОМЗ-ИТ сократил сроки и бюджеты ИТ-проектов на предприятиях группы ОМЗ благодаря внедрению Microsoft Project
ООО «ОМЗ-ИТ» – компания, входящая в Группу компаний «Объединенные машиностроительные заводы» (Группа ОМЗ) и созданная для оказания ИТ-услуг и реализации проектов внедрения информационных систем и инфраструктурных ИТ-решений, их поддержки на предприятиях Группы ОМЗ.
Группа ОМЗ является одним из крупнейших в России промышленных холдингов в области тяжелого машиностроения. Специализируется на производстве крупнотоннажного оборудования для атомной энергетики, нефтегазохимического комплекса и ВПК; выпуске продукции из специальных сталей; общем машиностроении.
ООО «ОМЗ-ИТ» внедряет информационные системы и инфраструктурные ИТ-решения на предприятиях группы ОМЗ. Необходимость построения в компании системы управления проектами была вызвана растущим объемом работ и высокими требованиями к соблюдению установленных сроков и бюджетов, а также к распределению и контролю ресурсов, задействованных в проектах. Для решения этих задач в компании было внедрено решение по управлению проектами Microsoft Project, интегрированное с платформой для построения корпоративных порталов Microsoft SharePoint. В настоящее время инструментарий Microsoft Project используется в полной мере, как руководителями, так и исполнителями проектов, благодаря чему значительно вырос объем выполняемых заказов, а также улучшились показатели соблюдения сроков и бюджетов проектов.
ООО «ОМЗ-ИТ» исполняет проекты на основе договорных отношений с предприятиями Группы ОМЗ. Кроме того, в компании «ОМЗ-ИТ» выполняются внутренние (инвестиционные) проекты, направленные на поддержку и развитие собственной технической базы и бизнес-процессов.
Для всех видов проектов актуальными требованиями являются соблюдение сроков и согласованных бюджетов, а также контроль качества работ. Заказчики предъявляют жесткие требования к срокам реализации проектов в соответствии с утвержденными планами и графиками, поскольку ИТ-проекты в компаниях тесно связаны с выполнением тех или иных бизнес-задач. Также к важным условиям успешности проектов относится непревышение согласованного бюджета, который определяется трудозатратами задействованных в проекте сотрудников, внешних подрядчиков и необходимыми материальными ресурсами.
«Некоторые сотрудники компании по собственной инициативе использовали в своей работе клиентские приложения для управления проектами. Однако это не давало возможности получить в реальном времени актуальную информацию о статусе проектов, общую картину загрузки наших специалистов и затрудняло планирование ресурсов», – говорит Евгений Ёлкин, исполнительный директор ООО «ОМЗ-ИТ».
Учитывая большой объем работ, проводимых на объектах заказчиков, необходимость четкого планирования и контроля имеющихся ресурсов, а также обеспечения необходимого качества работ, в компании «ОМЗ-ИТ» было принято решение о регламентировании процессов и создании единой централизованной системы управления проектами. Ее назначение – аккумулировать в себе всю актуальную информацию о графике работ, текущих статусах проектов, проектную документацию, а также обеспечивать учет трудозатрат по каждому из проектов.
В условиях постоянно растущего объема заказов на реализацию ИТ-проектов решение Microsoft Project явилось тем самым искомым инструментарием, который придал качественный рост нашему бизнесу при минимальных издержках на внедрение, настройку и обучение сотрудников
Павел Мышкин, Управляющий директор, информационным технологиям ОАО ОМЗ.
«Эффективность работы значительно возросла, о чем свидетельствует динамика изменения индексов исполнения проектов по методу освоенного объема SPI (индекс выполнения сроков) и CPI (индекс выполнения стоимости). В IV кв. 2012 г. усредненные значения индексов оказались следующими: SPI – 0,99; CPI – 1,07, что является очень высоким показателем успешности проектной деятельности» , – Юрий Коробков, начальник отдела бизнес-анализа и управления проектами ООО «ОМЗ-ИТ» .
«Каждый проект по внедрению информационной системы – это совместная работа нас как исполнителя и предприятия из Группы компаний как заказчика, – Такая деятельность предусматривает четкое распределение ответственности, и очень важно, чтобы информационная система управления проектами поддерживала ведение актуального плана-графика работ и текущего статуса выполнения проекта, эффективные коммуникации между всеми участниками проекта», – продолжает Евгений Ёлкин.
«Мы выбрали Microsoft Project в качестве инструмента для управления проектами в силу очевидных преимуществ прозрачной интеграции портального решения Microsoft SharePoint , инструментария Microsoft Project и офисного пакета Microsoft Office », – дополняет Юрий Коробков, начальник отдела бизнес-анализа и управления проектами ООО «ОМЗ-ИТ».
Проект стартовал в сентябре 2011 г., когда в ООО «ОМЗ-ИТ» были установлены серверные и клиентские части Microsoft SharePoint и Microsoft Project. Группа инициативных сотрудников приступила к заведению в систему информации о текущих проектах. Однако до марта 2012 г. в системе поддерживались только графики работ, в системе содержалась неактуальная информация о работах по проектам, статусах их выполнения и завершения, отсутствовала возможность централизованного планирования и учета ресурсов на проектную деятельность, не было точного механизма учета фактически отработанного времени.
Решение перечисленных проблем заключалось в необходимости полного использования возможностей инструментария Microsoft Project, а также регламентирования процессов управления проектами.
С марта по июнь 2012 г. разрабатывался корпоративный стандарт управления проектами, который в итоге включает в себя три базовых регламента и две рабочие инструкции по пользованию системой. Одновременно с привлечением консалтинговой компании «Контек» велась настройка Microsoft SharePoint и Microsoft Project, в том числе функций ресурсного планирования и учета фактических трудозатрат.
В июле 2012 г. началась опытная эксплуатация системы. Обучение работе с Microsoft Project прошли все руководители проектов, которые затем в процессе выполнения проектов стали обучать участников проектных команд.
1 октября 2012 г. был издан приказ по ООО «ОМЗ-ИТ» о вводе в постоянную эксплуатацию корпоративной системы управления проектами на базе Microsoft Project. Обязательность применения методологии управления проектами и использования ИСУП менеджерами проектов теперь обеспечивается еженедельной отчетностью о качестве ведения проектной документации.
«В настоящее время в нашем портфеле в активной стадии постоянно находятся около 20-25 проектов, тогда как годом ранее при аналогичном штате сотрудников выполнялось примерно вдвое меньше проектов. Все проекты исполняются в установленные сроки, в рамках отведенных бюджетов и с высоким уровнем качества», - Юрий Коробков, начальник отдела бизнес-анализа и управления проектами ООО «ОМЗ-ИТ».
«Весь процесс внедрения системы управления проектами на базе Microsoft Project в нашей компании занял около года. Помимо технических работ по развертыванию и настройке программного обеспечения, важнейшую роль в нем играла разработка организационных документов, регламентирующих бизнес-процессы, связанные с выполнением проектных работ, и действия сотрудников по работе с системой, – Качество ведения проектной информации в системе рассматривается сегодня как один из показателей оценки работы менеджеров проектов», – говорит Юрий Коробков.
В процессе внедрения системы управления проектами в ООО «ОМЗ-ИТ» на рабочие компьютеры сотрудников, выполняющих роли менеджеров проектов, были установлены приложения Project Professional (настольное приложение для Microsoft Project Server). Исполнителям проектов для доступа к ИСУП предоставляется Project Web Access – веб-интерфейс для работы с системой через веб-браузер.
На сервере Project Server осуществляется разработка, а также ведется и хранится вся информация по проектам. Также сервер обеспечивает удаленный доступ сотрудников к проектной информации посредством веб-интерфейса Project Web Access.
Microsoft Project используется менеджерами проектов для разработки и актуализации планов-графиков, назначения ресурсов на задачи, оптимизации планов и ресурсов. Сейчас решение Microsoft Project Web Access используется большой группой сотрудников «ОМЗ-ИТ» для ведения документации и выполнения различных задач в проектной деятельности. К примеру, руководителями компании и руководителями портфелей проектов – для работы с реестром проектов; членами проектной команды – для оформления фактических трудозатрат; менеджерами проектов – для утверждения фактических трудозатрат, ведения информации по рискам проектов, формирования отчетности.
В настоящее время система управления проектами в ООО «ОМЗ-ИТ» построена и введена в режим промышленной эксплуатации. Цели проекта полностью достигнуты: регламенты выполнения проектов тщательно отработаны, ведется реестр всех проектов, поддерживается в актуальном состоянии вся проектная информация.
Также внедрено ресурсное планирование, позволяющее анализировать загруженность сотрудников и вести учет фактически отработанного времени. Это дает возможность более точно и гибко распределять имеющиеся в распоряжении компании ресурсы, что повышает производительность труда проектных сотрудников и улучшает финансовые показатели деятельности.
Эффективность работы значительно возросла, о чем свидетельствует динамика изменения индексов исполнения проектов по методу освоенного объема SPI (индекс выполнения сроков) и CPI (индекс выполнения стоимости). В IV кв. 2012 г. усредненные значения индексов оказались следующими: SPI – 0,99; CPI – 1,07, что является высоким показателем успешности проектной деятельности.
Разумеется, использование любой новой информационной системы требует определенных временных ресурсов сотрудников на рутинные процессы ввода информации. Однако в случае с Microsoft Project данные издержки оказались минимальными: согласно проведенной в «ОМЗ-ИТ» оценке, от исполнителей проекта на ввод актуальной информации в приложение Microsoft Project Web App требуется не более 15-20 минут рабочего времени в неделю. В свою очередь, менеджеры проектов затрачивают на актуализацию информации о статусах проектов и планов-графиков проектной документации не более одного-двух часов в неделю.
«Благодаря единой централизованной системе управления проектами на базе Microsoft Project нам удалось существенно повысить эффективность проектного бизнеса компании, – В настоящее время в нашем портфеле в активной стадии постоянно находятся около 20-25 проектов, тогда как годом ранее при аналогичном штате сотрудников выполнялось примерно вдвое меньше проектов. Большинство проектов исполняются в установленные сроки, в рамках отведенных бюджетов и с высоким уровнем качества», – подчеркнул Юрий Коробков.
В качестве дальнейшего развития проектного управления в «ОМЗ-ИТ» предлагается использование информации из ИСУП для решения задач ресурсного планирования и формирования аналитических отчетов, а также для анализа и предвидения проблем по портфелю проектов, включая формирование единого каталога рисков, реестра уроков и выявления корневых причин проблем по проектам.