Временные шкалы повсюду: теперь вы сможете без проблем просматривать проделанную работу и делиться ею
Пост написан на основе статьи Хитер О'Кулл ( Heather OCull ), первоначально опубликованной здесь .
В следующей версии SharePoint и Project Web App появляется возможность использовать представление «Временная шкала» Microsoft Project при работе в Интернете. Теперь сообщить коллегам общие сведения о вашем проекте стало проще, чем когда-либо. Кроме того, вы можете сконцентрироваться на требующих решения личных задачах и предоставить детальную информацию обо всей выполняемой в организации работе.
Сообщение общего плана членам рабочей группы и заинтересованным лицам
В SharePoint 2013 для расширения функциональных возможностей сайта рабочей группы можно добавлять функции управления задачами. Сюда относится интерактивная временная шкала, которая является визуальным представлением важнейших задач и контрольных этапов. Благодаря этой функции вы без проблем сможете посвятить других членов рабочей группы и заинтересованных лиц, которым не всегда нужно знать все подробности проекта, в общий план работы.
Из списка задач можно быстро создать визуально привлекательную временную шкалу. Выберите любую задачу с датой и щелкните «Добавить на временную шкалу» из выноски задачи.
Кроме того, можно выбрать несколько задач, а затем щелкнуть «Добавить на временную шкалу» на вкладке «Задачи» ленты. Разместив задачи на временной шкале, можно щелкнуть любую задачу на шкале, чтобы получить о ней дополнительные сведения или выполнить дополнительную пользовательскую настройку с использованием вкладки «Временная шкала» на ленте.
По умолчанию, задачи с одной датой отображаются как контрольный этап (например, заключитель ная контрольная точка на рисунке ниже), а задачи с разными датами начала и окончания (сроком) — в виде панели (напр., Планирование и Маркетинг ). Задачи с разными датами начала и окончания также могут отображаться в виде выносок за пределами панелей (напр., Этап 1 и Этап 2). Для этого достаточно щелкнуть команду «Отображать как выноску» на ленте.
Чтобы добавить временной шкале визуальной привлекательности, можно изменить расположение задач перетаскиванием или изменить цвет и шрифт текста на ленте. По умолчанию цветовая схема временной шкалы соответствует теме вашего сайта. Например, если изменить тему сайта на «Цветок», сайт будет выглядеть следующим образом.
Если для управления списком задач SharePoint используется Microsoft Project, ваша временная шкала всегда будет поддерживаться в актуальном состоянии. Любые изменения, вносимые во внешний вид и функции вашей временной шкалы в Microsoft Project, при сохранении будут отображаться на временной шкале в SharePoint. Кроме того, можно воспользоваться Microsoft Project, чтобы предоставить общий доступ к вашей временной шкале. Для этого нужно скопировать и вставить ее в другие приложения Office, например PowerPoint и Outlook.
Концентрация на самом важном
Скорее всего, вам приходится работать над 5-7 проектами одновременно. Вместо того, чтобы просматривать детальные сведения на каждом сайте и искать назначенные вам задачи, можно воспользоваться новой функцией Мои задачи в разделе «Мой сайт», чтобы одновременно увидеть всю работу, которую вам требуется выполнить по соответствующим проектам, а также отслеживаемые вами личные задачи. Раздел «Мои задачи» содержит специальное представление, которое называется «Важные и предстоящие» и включает персональную временную шкалу, с помощью которой вы сможете сконцентрироваться на важном и правильно расставить приоритеты.
По умолчанию каждая задача на временной шкале окрашена своим цветом, соответствующим конкретному проекту. Чтобы изменить цветовое обозначение конкретного проекта, щелкните «Настройки» на вкладке «Задача» на ленте, а затем отредактируйте свойство «Цвет» в разделе «Проекты».
Как и в случае с временной шкалой списка задач, можно настроить внешний вид и функции вашей временной шкалы. Это можно сделать на вкладке «Временная шкала» ленты (например, План анализа рынка окрашен в синий цвет, а текст выделен более крупным шрифтом, см. рисунок ниже).
Это представление с функцией самостоятельной очистки: содержимое списка непрерывно обновляется, поэтому списки задач не растут до бесконечности. По умолчанию на личной временной шкале отображаются задачи, срок исполнения которых приходится на последние 7 дней или ближайшие 21 день. Чтобы настроить этот диапазон данных, щелкните «Настройки» на вкладке «Задача» на ленте, а затем отредактируйте свойство «Диапазон временной шкалы по умолчанию».
Обзорность всей работы организации
Project Center в составе Project Web App обеспечивает обзорность всей запланированной и выполняемой работы в организации. Можно просмотреть сводку по нескольким проектам или изучить подробные сведения о конкретных проектах. Кроме того, эти проекты можно добавить в представление «Временная шкала», чтобы создать визуальную сводку расписания организации.
Чтобы добавить на временную шкалу конкретный проект, выберите его в сетке и щелкните «Добавить проект» с вкладки «Проекты» на ленте.
Также можно добавить конкретные задачи из выбранного проекта, щелкнув «Добавить задачи» на вкладке «Проекты» ленты. Откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать задачи для дополнения. Такой подход удобно использовать для выноски важных контрольных этапов организации.
Как и в случае с другими временными шкалами, внешний вид и функции этого объекта можно полностью настроить: для этого достаточно выбрать задачи на временной шкале и воспользоваться вкладкой «Временная шкала» на ленте.
Если требуется просмотреть более подробные сведения о каком-либо проекте, этот проект можно открыть в Project Center. Если речь идет о корпоративных проектах (Enterprise Project), вы окажетесь на странице «Подробные сведения о проекте». Как и в случае с Microsoft Project, вы обратите внимание, что веб-часть «Расписание» теперь включает представление «Временная шкала».
Для добавления задач на временную шкалу проекта можно щелкнуть правой кнопкой мыши в левом столбце сетки или выбрать задачу и щелкнуть «Добавить на временную шкалу» с вкладки «Задачи» на ленте.
Опробуйте новые функции и поделитесь с нами своими впечатлениями.