Список задач SharePoint и Project — вместе лучше
Пост был написан на основе статьи Хитер Окулл (Heather OCull), первоначально опубликованной здесь.
Недавно мы обсудили возможности использования списков задач в SharePoint для управления задачами. Списки задач SharePoint — это эффективный способ организации совместной работы и отслеживания статуса проектов. Благодаря Microsoft Project Professional можно вывести управление проектами на следующий уровень, используя продвинутые функции, такие как составление расписания, и создавая визуально привлекательные, полнофункциональные отчеты. По сути, на сайте SharePoint и в соответствующих списках задач члены группы могут просматривать и редактировать ход выполнения назначенных им задач, а в приложении Project Professional менеджеры проектов могут управлять ходом выполнения своих проектов. Синхронизация списков задач SharePoint позволяет одновременно использовать уникальные функциональные возможности списков задач Project и SharePoint.
Можно создать новый список задач SharePoint, поддерживающий иерархии задач, а затем понижать или повышать уровень этих задач во время печати в SharePoint, используя сочетания клавиш Alt+Shift+стрелка вправо/влево. Затем для синхронизации данного списка задач SharePoint с приложением Project достаточно нажать кнопку «Открыть в Project» на вкладке ленты «Список».
После этого ваш список задач с представлением шкалы времени откроется в Project Professional, а на появившемся экране будет продемонстрировано использование мощных функций приложения Project в три этапа.
При переключении на представление диаграммы Ганта можно увидеть тот же список задач, что и в SharePoint.
Можно продолжить редактирование плана проекта в Project. В этом случае при нажатии кнопки «Сохранить» Project автоматически синхронизирует план со списком задач SharePoint и сохранить файл проекта (.mpp) в библиотеке материалов сайта SharePoint. Следовательно, всякий раз, когда вы или другой менеджер открывает план проекта, отображается наиболее актуальное состояние проекта. С 2013 года планируется сохранять актуальный файл проекта в библиотеке материалов сайта, чтобы избавить пользователей от необходимости работать с несколькими противоречащими друг другу, устаревшими файлами проекта. Кроме того, был значительно усовершенствован механизм разрешения конфликтов, и теперь поиск конфликтов осуществляется на уровне ячеек, а не задач.
Осуществлять доступ к этому проекту и повторно открывать его очень легко: если вы находитесь на сайте SharePoint, можно открыть тот же план проекта, нажав кнопку «Открыть в Project». Если же приложение Project Professional уже открыто, можно найти нужный проект в списке «Последние проекты» на вкладке «Открыть».
С помощью функции списка задач SharePoint можно преобразовывать отдельные планы проектов в списки задач SharePoint и начинать работать по этим планам совместно с другими членами рабочей группы. Например, если Project Professional используется для управления специальным событием запуска, можно перейти на вкладку «Сохранить как» в меню «Файл» и создать новый сайт проекта со связанным списком задач SharePoint.
В результате будет создан новый сайт Project, а план проекта будет сохранен в библиотеке материалов этого сайта. После этого можно будет открывать план этого проекта из списка задач, а план проекта и список задач будут синхронизированы.
Во время синхронизации списка задач SharePoint между списком SharePoint и приложением Project по умолчанию синхронизируются следующие поля: имя задачи, дата начала, дата окончания (срок), процент выполнения, имя ресурса и предшественники. Однако если требуется сопоставить для синхронизации между Project и SharePoint больше полей, это можно сделать на вкладке «Сведения» меню «Файл»: откройте диалоговое окно «Сопоставить поля» и выберите любые новые поля, которые требуется синхронизировать. В этом случае члены рабочей группы смогут составлять отчеты по другим пользовательским полям или создавать отчеты с использованием столбцов SharePoint не по умолчанию.
Опробуйте новые функции и поделитесь с нами своими впечатлениями!