Minera Los Pelambres genera innovadora campaña de adopción de Windows 7 y Office 2010. ¡Los usuarios lo piden ahora!
La capacidad de asimilar rápidamente los avances en las TI, aplicadas a mejorar la productividad, así como su característica de empresa de clase mundial, ha hecho de Minera Los Pelambres un ejemplo a seguir en materia de sacar el mejor partido a las soluciones Microsoft. En el año del Bicentenario, es una de las primeras grandes empresas en Chile en adoptar masivamente el sistema operativo Windows 7 y Office 2010 para todas sus instalaciones, en un proceso que ya bordea el 50% del total de usuarios finales.
El Coordinador de Telecomunicaciones de la empresa, Francisco Bastías, explica que a fines de 2009 comenzaron a evaluar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en materia de sistema operativo y “offimática” para su trabajo, porque “el impacto en la productividad de nuestros usuarios al lidiar con documentos recibidos del exterior que tenían dificultades para abrir, hacía necesaria la actualización a Office 2010”.
En este aspecto, primó también que “en Pelambres no estamos en la tecnología por sí misma, sino como una herramienta que potencia las habilidades de nuestras personas y les permite mejores niveles de desempeño en sus labores de generar valor sustentable al negocio minero, por eso buscamos la última tecnología. No podíamos seguir con una herramienta de hace 8 años atrás”, agrega, en referencia al Office 2003 que la mayoría de las estaciones de trabajo tenían. “Ir tras una visión que nos plantea en ser referente mundial en sustentabilidad del negocio minero antes del año 2020 nos exige poner en manos de nuestros profesionales las mejores herramientas que nos provea el mercado”.
En el caso del sistema operativo, la necesidad surgió de los mismos estándares y con ello “el paso a Windows 7 era algo natural”, dice Bastías.
Para María Andrea Mardones, Account Manager de Microsoft, Minera Los Pelambres es un cliente que calificado como un "Early Adopter", además de ser un usuario de las plataformas Microsoft en un importante porcentaje de su plataforma global. "Con ellos podemos conversar de nuevas tendencias y tecnologías, tienen una visión de futuro y de negocio que permite el match exacto para incorporar nuestros productos. Hemos realizado buenos proyectos y son hoy un referente para otros clientes del sector. La adopción de Windows 7 y Office 2010 es algo que en general está en los planes de la mayoría de los clientes, pero en este caso se ha implementado con extraordinarios resultados en la eficiencia y ahorro", afirma.
Innovando en el cambio
Y no conformes con adquirir los nuevos productos Microsoft, Minera Los Pelambres innovó en la gestión del cambio aplicada, con resultados espectaculares. Lo que hicieron fue usar una estrategia distinta y más efectiva para fomentar o “empujar” a adoptar el cambio. “Para cautivar a nuestros empleados decidimos que la mejor forma era que usaran y conocieran los nuevos productos y apreciaran sus ventajas: se los regalamos para que los instalaran en sus casas. Hicimos uso de una extensión del contrato vigente con Microsoft para adquirir productos para el usuario y compramos 280 CDs de Office 2010, con su kit y estuche original, regalándose para la Navidad a todos los supervisores”, explica Bastías. El resultado fue inmediato y exitoso. Al cabo de un mes, la mayoría comenzó a preguntar si lo podían tener también en la oficina como efecto de esta gestión del cambio indirecta.
De manera paralela, se usó como puntal de esta estrategia el descubrir y mostrar a usuarios especializados de la empresa algunas ventajas del Office 2010. “Por ejemplo, el hecho que permitía trabajar con más celdas en Excel, fue un aspecto que nuestros geólogos valoraron enormemente. Lo mismo ocurrió con las personas de abastecimiento que manejan los stocks de bodega”, dice Francisco Bastías. Finalmente, en el portal interno se subió un manual online de uso de Office 2010, de modo de potenciar el conocimiento práctico adquirido por los funcionarios a través del regalo navideño.
El resultado ha sido totalmente satisfactorio para la empresa y está lejos de terminar, tal como lo menciona Bastías. “Lo interesante es que cada día vamos descubriendo más y más funcionalidades que mejoran el trabajo, ya sea en Outlook, Excel u otro que nuestros trabajadores nos van reportando. Es un proceso enriquecedor y muy positivo”, concluye.
Y el sistema operativo?
En el aspecto del sistema operativo, la incorporación de Windows 7 provocó que la percepción de los usuarios fuera que sus máquinas “corrían” a mayor velocidad. A medida que iban instalando el sistema en los computadores más antiguos, no se reportaron problemas y prácticamente nadie rechazó el cambio. Asimismo, la renovación progresiva de los equipos que venían con Windows 7 acrecentó esta percepción. “El cambio fue muy significativo y notorio para el usuario. Las operaciones habituales se hacen ahora con mayor rapidez y ese salto fue realmente cualitativo”, explica Bastías.
A nivel de usuarios especializados, las pruebas efectuadas demostraron en la práctica que uno de los aspectos más relevantes era lo bien que Windows 7 trabaja con las diversas aplicaciones que se utilizan en una organización grande como Minera Los Pelambres. Al cabo de tres meses y ya con ambos productos incorporados en casi 300 máquinas, la exigencia de cambio comenzó a llegar desde todas las áreas de la empresa. “El fenómeno del “boca a boca” y los comentarios entre funcionarios sobre las ventajas de Windows7 también surtió el efecto deseado y comenzamos a tener verdaderas exigencias para proceder al cambio. Y en esa etapa estamos ahora, siguiendo con el resto de los usuarios finales”, dice Bastías.
El aspecto del cambio de la interface tampoco reportó reclamos, lo que según Bastías demuestra que el sistema es bastante intuitivo. De todas maneras se reforzó el proceso instalando una guía de uso en la intranet.
Para la empresa, la incorporación de Windows 7 y Office 2010 ha sido una decisión correcta y muy beneficiosa, tanto para los trabajadores, como para la productividad asociada. “No hemos registrado resistencias al cambio y nadie ha pedido volver al sistema anterior. Y como dato verificable, las consultas a la mesa de ayuda han disminuido considerablemente, lo que nos deja muy contentos y además nos demuestra que el cambio fue el correcto. Ahora tenemos una situación de usuarios más conformes, equipos más potentes y una productividad mejorada para nuestros trabajadores”, afirma Bastías.
El gerente de Tranques, Fluidos y Transportes de Minera Los Pelambres, Dalibor Dragicevic, plantea que las ventajas principales de adoptar ambos productos han sido la estabilidad de las aplicaciones "que no se han colgado o bloqueado nunca y que por lo tanto no hay tiempos de espera para re-iniciar la máquina por bloqueos. Hasta es más sencillo suspender el computador con todas las aplicaciones abiertas y llegas a las distintas instalaciones y conectas el acceso virtual a MLP y ya¡¡. Todo conectado y a la primera".
Por su parte, María Andrea Mardones concluye que “ellos potencian el uso de estas herramientas como facilitadores del trabajo diario. Hoy son un ejemplo de cómo sacar provecho de la tecnología y que esta esté al servicio de la empresa y no sea un problema. En Minera Los Pelambres conocen el valor de la unificación de Windows 7, Office 2010 y Exchange 2010, lo que hace que su plataforma hoy sea robusta y tenga todo lo necesario para trabajar en un ambiente comunicado, seguro, remoto, eficiente, virtualizado y con la base para incorporar otras nuevas aplicaciones”.