Zarządzanie zmianą w Office 365

Zarzadzanie zmiana w przypadku przejscia na uslugi Software as a Service takie jak Office 365 moze wymagac adaptacji tego procesu po stronie klienta. Celem tego artykulu jest przedstawienie, jakiego typu zmiany wystepuja w Office 365 oraz w jaki sposób informujemy naszych klientów o planowanych zmianach. Dzieki tym informacjom klienci beda mogli zintegrowac, gdzie jest to potrzebne, wlasny proces kontroli zmiany w organizacji ze zmianami wykonywanymi w platformie.

Pryncypia Office 365

„Office 365 is Evergreen” takie sformulowanie mozna czesto znalezc na obcojezycznych stronach dotyczacych Office 365. Co to w praktyce oznacza? Pracujac z Office 365 korzystamy zawsze z najnowszej wersji platformy. Office 365 jest kazdego dnia uaktualniany o usprawnienia w dzialaniu lub nowe funkcjonalnosci.

Office 365 jest agnostyczny, jesli chodzi o wersje. Pracujac np. z Exchange Online mozemy uzyskac informacje o wersji organizacji, jednakze nie udostepniamy publicznie informacji, jakie usprawnienia oraz nowe funkcjonalnosci wprowadza dana wersja. Ponadto wersje organizacji Exchange Online moga byc rózne dla kazdej instancji (tenanta) Office 365.

Rodzaje zmian:

Zmiany wprowadzane w Office 365 mozemy podzielic na 5 kategorii:

• Nowe funkcjonalnosci

• Zmiany w istniejacych funkcjonalnosciach

• Zmiany powodujace zaklócenia w dzialaniu uslugi

• Zmiany konfiguracyjne

• Usprawnienia w platformie

Nowe funkcjonalnosci to zmiany wprowadzajace nowe mozliwosci w usludze np.: Data Loss Prevention w Sharepoint Online, czy MAPI/http w Exchange Online.

Zmiany w istniejacej funkcjonalnosci to rozszerzenia i rozbudowa istniejacych parametrów uslugi np.: zwiekszenie quoty (limitów) dla OneDrive for Business, zwiekszenie quoty (limitów) dla skrzynek wspóldzielonych w Exchange Online

Zmiany powodujace zaklócenia w dzialaniu uslugi to bardziej znaczace zmiany, które wymagaja dluzszego zaplanowania i wymagaja podjecia akcji po stronie klienta. Przykladem tego typu zmiany moze byc ograniczenie we wsparciu dla produktów, np.: wspieranie tylko najnowszej wersji przegladarki dostepnej dla systemu operacyjnego od 12 stycznia 2016.

Zmiany konfiguracyjne to zmiany, które wymagaja zaangazowania po stronie klienta, ale nie wymagaja dluzszego planowania. Dotycza zazwyczaj usprawnien w dzialaniu platformy np. zmiany wprowadzane w zakresach adresów IP wykorzystywanych przez Office 365

Usprawnienia w platformie, które poprawiaja jej dzialanie, zwiekszaja bezpieczenstwo, wprowadzaja usprawnienia wydajnosciowe lub usuwaja znane problemy w dzialaniu Office 365. Tego typu zmiany sa zazwyczaj niewidoczne dla klientów.

W jaki sposób informujemy o zmianach.

Informacje o zmianach w Office 365 dostepne sa w nastepujacych miejscach:

• Wymagania systemowe dla Office 365 - https://technet.microsoft.com/pl-pl/library/office-365-system-requirements.aspx. Przedstawia wymagania dla platformy Office 365 w tym dlugoterminowe plany zwiazane z wymaganiami, np. informacje o tym, ze podstawowe wsparcie dla Office 2010 konczy sie 13 pazdziernika 2015, co w kontekscie Office 365 oznacza, ze nowe funkcjonalnosci pojawiajace sie na platformie chmurowej moga nie byc dostepne w Office 2010 po tej dacie.

• Office 365 blog - https://blogs.office.com/. Strona, uaktualniana codziennie, zawierajaca informacje o wprowadzonych nowych funkcjonalnosciach lub zmianach w istniejacych funkcjach platformy

• Strony Kondycji uslugi (Service Health) i Planowanej konserwacji (Planned Maintenance) w Portalu Office 365. Strony informuja o incydentach i wykonywanych pracach, aby przywrócic elementy uslugi do dzialania po wykrytej awarii. Strona Planowanej konserwacji informuje o przewidzianych pracach utrzymaniowych i ich konsekwencjach dla dostepnosci uslugi.

• Centrum Wiadomosci (Message Center) w Portalu Office 365. Zawiera m.in. notyfikacje o planowanych zmianach, które moga powodowac zaklócenia w dzialaniu uslugi np.: wylaczenie wsparcia dla protokolu SSL 3.0.

• Publiczna mapa drogowa - https://office.com/roadmap. Strona ta przedstawia wysoko poziomowe informacje o zmianach w funkcjonalnosci i nowych funkcjonalnosciach. Nie umieszczamy na tej stronie wszystkich informacji o nowych funkcjonalnosciach czy zmianach w konfiguracji, które planujemy wprowadzic do Office 365.

Rodzaje zmian, a kanaly informacyjne

Gdzie szukac informacji o wybranym rodzaju zmian. Ponizsza tabela powinna ulatwic poszukiwania informacji o zmianach.

Czy moge wstrzymac wprowadzanie zmiany w Office 365?

Platforma Software as a Service, jaka jest Office 365 nie umozliwia wstrzymania na zadanie klienta wprowadzenia zmiany. Office 365 jest globalna usluga. Na raz z tych samych serwerów fizycznych korzysta wiele instancji Office 365. Ponad to, z uwagi na zobowiazania zwiazane z prywatnoscia danych nie rejestrujemy, na których serwerach znajduja sie w danej chwili skrzynki uzytkowników nalezace do klienta, czy na których serwerach znajduja sie strony Sharepoint. W zwiazku z powyzszym nie ma technicznych mozliwosci wstrzymania wprowadzania zmiany na prosbe klienta.

First Release

First Release jest programem, który umozliwia klientom uzyskanie wczesniej dostepu do niektórych nowych znaczacych funkcjonalnosci niz zostana one zainstalowane w srodowiskach korzystajacych ze standardowego cyklu dystrybucji zmiany. Dolaczenie do programu wykonywane jest dla calej instancji Office 365, a wiec dotyczy zarówno Exchange Online, jaki Sharepoint Online.

First Release nie jest „Beta” programem. Klienci korzystajacy z First Release otrzymuja takie samo wsparcie jak korzystajacych ze standardowego cyklu.

First Release nie jest narzedziem, które umozliwia opóznianie instalacji nowych funkcjonalnosci. Jest programem, który umozliwia otrzymaniem nowych cech uslugi w pierwszej kolejnosci.

Zmiany w First Release sa wprowadzana minimum 2 tygodnie wczesniej niz w standardowych srodowiskach. W przypadku wylaczenia trybu First Release w instancji Office 365 przez klienta, funkcjonalnosci, które nie sa jeszcze dostepne w standardowych „tenantach” zostana wycofane.

Podsumowanie

Istnieje kilka miejsc gdzie publikujemy informacje o zmianach planowanych w Office 365. Zalecam regularne sledzenie Centrum Wiadomosci w portalu Office 365, aby byc na biezaco z wprowadzanymi zmianami, zwlaszcza tymi, które maja wplyw na dostepnosc uslugi lub wymagaja akcji administratora. Ta funkcjonalnosc bedzie podlegala dalszym usprawnieniom. Informacji o zmianach w Centrum Wiadomosci szukajcie na Mapie Drogowej Office 365.